Pacotes de sessões pré-pagas

Um pacote é um bloco de sessões que o cliente paga hoje e usa nos meses seguintes: “10 sessões de depilação”, “5 massagens”, “3 cortes + 1 coloração”. Para o negócio é caixa à vista; para o cliente, um preço melhor e um motivo para voltar.

O que muda com o Citauno é que você para de controlar isso num caderno: quando a cliente agenda, a sessão é descontada sozinha, e você vê a qualquer momento quantas faltam, quando vencem e o que aconteceu com cada uma.

Duas coisas diferentes: o catálogo e o pacote atribuído

Esta é a única ideia que vale a pena ter clara antes de começar.

Cada atribuição tira a própria cópia do preço, das sessões e dos serviços cobertos. Por isso você pode aumentar o preço do pacote amanhã, tirar um serviço dele ou retirá-lo do catálogo: os pacotes já atribuídos não mudam. O cliente comprou o que estava escrito naquele dia.

Pela mesma razão, um pacote atribuído não se edita. Tudo o que acontece com ele — estender o vencimento, cancelar — é uma ação com nome que deixa rastro no histórico, para que “por que este pacote vence no dia 30?” continue respondível seis meses depois.

Montar um pacote no catálogo

Vá em Pacotes → Catálogo → Criar pacote.

1. Nome e, se quiser, uma descrição.
2. O que inclui. Cada linha é uma quantidade de sessões mais os serviços que aquela linha pode pagar:
   • 10 × Depilação de pernas → uma linha, um serviço.
   • 5 × qualquer massagem (relaxante, modeladora, desportiva) → uma linha, três serviços. O cliente escolhe a cada visita.
   • Um pacote pode ter várias linhas: 2 × corte + 1 × coloração.
3. Preço do pacote inteiro.
4. Validade: quantos dias vale a partir da atribuição. Deixe em branco para um pacote sem vencimento (atenção: é uma dívida aberta que nunca fecha).
5. Pode ser contratado online: ligado nos pacotes novos, e precisa que o pacote esteja Visível no catálogo. É o que o coloca na sua página pública — veja Deixar que contratem pela sua página. Desmarque para oferecê-lo só no balcão.
6. Pode ser combinado com códigos de desconto: desligado por padrão. Veja Pacote e cupom de desconto.

O medidor de preço

Enquanto você digita o preço, a tela mostra quanto custariam aquelas sessões avulsas e quanto o cliente economiza. Se o pacote ficar abaixo desse piso, aparece um aviso âmbar: “O preço está abaixo do que as sessões avulsas somam…”, e na lista do catálogo o pacote leva a etiqueta Abaixo do preço de tabela.

É só um aviso, nunca um bloqueio: um pacote isca, vendido no prejuízo, é uma decisão comercial legítima, e o sistema não tem por que discuti-la. Ele está ali para você não fazer isso sem perceber.

Numa linha com vários serviços, o piso usa o mais barato do grupo: é o pior caso para o negócio, porque quem escolhe é o cliente.

Retirar um pacote do catálogo

Retirar tira o pacote da lista. Nada é apagado: os pacotes já atribuídos seguem valendo, com saldo e histórico intactos.

Atribuir um pacote a um cliente

Dois caminhos, o mesmo formulário:

• Pacotes → Atribuídos → Atribuir pacote.
• Pela ficha do cliente, com o botão Atribuir pacote (o caminho curto quando a pessoa está no balcão). Quando o cliente já tem pacotes, a ficha os mostra no seu próprio cartão.

São duas decisões e nada mais:

1. Qual pacote, da lista do catálogo.
2. Para quem. Se o cliente ainda não existe, você o cria ali mesmo com nome e WhatsApp.

Abaixo você vê o que inclui, quanto custa e quando vence, exatamente como está no catálogo. Nada disso se edita aqui: se precisar mudar, edite o pacote no catálogo e vale para os que você atribuir dali em diante. Os já atribuídos não mudam.

O recebimento é o valor total, no momento da atribuição, como quando se agenda um serviço. O Citauno não controla saldos nem parcelas de pacotes.

Ao salvar, o pacote ganha um código de 8 caracteres (o que o cliente menciona quando liga) e você pode imprimir um comprovante de uma página para entregar.

Deixar que contratem pela sua página

Marque «Pode ser contratado online» no pacote, dentro de Opções. A partir daí ele aparece na sua página pública, abaixo dos seus serviços, com o preço, quantas sessões traz e para que servem.

São dois caminhos, e os dois terminam igual:

• Pelo pacote. A pessoa toca em Contratar e entra no formulário de agendamento com o pacote já escolhido. A lista de serviços se reorganiza para mostrar primeiro os que esse pacote cobre; o resto fica dobrado em «outros serviços», caso ela queira acrescentar algo.
• Pelo serviço. Escolhe um serviço como sempre e, se você tem um pacote que o cobre, nós oferecemos ali mesmo: «Quer como pacote?». Se aceitar, o total passa a ser o do pacote.

Nos dois casos dá para voltar atrás: Tirar deixa como um agendamento comum.

O pacote é pago no local, junto com o horário, como qualquer agendamento. O Citauno não cobra o pacote adiantado: ao confirmar, o pacote já existe com as sessões dele e a primeira já marcada na sua agenda. Você recebe quando a pessoa chega. Se o seu negócio pede sinal com tpago e a pessoa adiciona serviços que o pacote não cobre, o sinal é pedido só por esses serviços.

Um detalhe que vale saber: a sessão sai do pacote que acabou de ser contratado, mesmo que a pessoa tenha outro mais antigo que vença antes. Cobrar um pacote novo e gastar o velho seria pesado.

Um pacote marcado para contratação online cujos serviços não podem ser agendados online não aparece na sua página — esse botão levaria a uma lista vazia. O formulário do pacote avisa em âmbar quando é o caso.

Como uma sessão é descontada

Esta é a parte que faz o trabalho. Não há nada para lembrar.

Quando você lança um agendamento para um cliente que tem pacote — ou quando o próprio cliente agenda online — o Citauno reconhece que aquele serviço está coberto, reserva uma sessão do pacote e baixa o total do agendamento no valor coberto. Se o pacote cobre tudo, nenhum sinal é pedido.

O caminho completo de uma sessão:

O que acontece quando o cliente cancela e quando ele não veio são políticas do negócio: não mudam pelo painel, nós invertemos para você se preferir. De todo jeito, um administrador ou um gerente pode anular o movimento pelo histórico do pacote: se a cliente avisou que não vinha e você decide não cobrar a sessão, devolve em dois cliques.

Uma sessão é usada no dia do atendimento, nunca antes: um agendamento de um dia que ainda não chegou não pode ser marcado como concluído nem não compareceu enquanto um pacote tiver uma sessão reservada nele. Se o cliente veio antes do horário, primeiro mova o agendamento para hoje. Cancelar sempre é possível, e a sessão volta para o pacote.

De qual pacote sai a sessão?

Se o cliente tem mais de um pacote cobrindo aquele serviço, o Citauno escolhe o que vence primeiro (e, em caso de empate, a linha mais específica e a sessão de maior valor). Ao lançar o agendamento você pode trocar na mão.

Se a pessoa divide o WhatsApp com a família, repare no nome do titular que aparece ao lado de cada pacote: é o que evita descontar a sessão da mãe quando quem veio foi a filha.

Registrar um consumo sem agendamento

Veio sem horário marcado, ou o horário nunca foi lançado. Na tela do pacote, Registrar consumo, com duas abas:

• Com agendamento: você escolhe o atendimento que aconteceu. O agendamento é a evidência, então não é preciso escrever nada. Só aparecem atendimentos de hoje ou anteriores; se não achar, amplie a busca.
• Sem agendamento: você escolhe o serviço e escreve uma nota obrigatória (“veio sem horário, foi atendida pela Ana”). Sem agendamento, essa nota é a única evidência.

A data pode ser retroativa: o que importa é quando o atendimento aconteceu, não quando você anotou. Para frente não: uma sessão futura não é um fato.

Corrigir um erro

Nada é apagado, nunca. Um movimento errado é anulado: escreve-se uma segunda linha que o reverte, com o seu nome e o motivo, e as duas ficam à vista.

• Anular um consumo devolve a sessão ao pacote.
• A tela do pacote esconde os movimentos anulados; um link traz todos de volta quando você precisa.
• Anular duas vezes não faz nada: o sistema avisa que já estava anulado em vez de descontar de novo.
• Quando o consumo veio de um agendamento, anule o consumo primeiro e o resto depois — o sistema orienta você se tentar ao contrário.

Um profissional só pode desfazer o que ele mesmo registrou, e apenas dentro de 24 horas. Depois disso, a correção é do administrador ou do gerente.

Vencimento e cancelamento

Tudo isso fica na tela do pacote, em Ações.

Vencimento

O pacote vale o dia inteiro da data de vencimento. No dia seguinte ele para de cobrir agendamentos e, uma madrugada depois (deixamos um dia de folga), o sistema baixa o saldo que sobrou: o pacote passa a Vencido e aquelas sessões ficam registradas como perdidas.

Cancelar

Para o “vou mudar de cidade e ainda tenho 3 de 5”. Cancelar baixa as sessões restantes, marca o pacote como Cancelado (com o motivo, se você escrever um) e mostra quanto teria de ser devolvido (o pago menos o já usado).

Se o pacote ainda tem sessões reservadas em agendamentos, o cancelamento é recusado até que você cancele esses horários — senão você estaria tirando a forma de pagamento de um atendimento confirmado.

O que o cliente vê

Na conta dele há Meus pacotes: quantas sessões faltam, quando vencem e um histórico simples do que foi usado. É de lá que ele agenda.

O que ele não vê, de propósito: suas notas internas, quem da equipe registrou cada consumo (aparece “o negócio”), a forma de pagamento, nem os movimentos que vocês anularam. É o saldo dele, não o seu livro caixa.

O cliente também pode contratar um pacote pela sua página, sem que você faça nada. Como funciona está mais acima, em Deixar que contratem pela sua página.

O que o profissional vê

Na agenda dele (/p) aparece Pacotes assim que o negócio atribui o primeiro, com os pacotes dos clientes dele: os que têm horário marcado com ele. Ele vê o saldo e o vencimento, nunca preços nem pagamentos, e pode descontar uma sessão contra um atendimento dele de hoje ou das duas últimas semanas — e desfazer dentro de 24 horas.

Ele não pode atribuir pacotes, cancelá-los, nem registrar um consumo sem agendamento. Tudo isso é do administrador. A tabela completa está em Papéis e matriz de permissões.

Os relatórios

Pacotes → Relatórios, com um período no topo. Há dois tipos de número na tela e vale não misturar:

Abaixo fica A vencer em 30 dias: a lista para trabalhar com o telefone na mão, com o WhatsApp de cada cliente e quantas sessões faltam. Com Exportar você a baixa para Excel ou em CSV.

Os avisos ao cliente saem sozinhos, por e-mail, se a ficha dele tiver um: o comprovante na atribuição, um lembrete quando faltam 30, 14 e 3 dias para o vencimento (se ainda restam sessões), outro quando resta a última sessão e outro quando ele usou todas. Toda segunda-feira o dono do negócio recebe um resumo com os pacotes que vencem nos próximos 30 dias com sessões sem usar. Para o acompanhamento pessoal — um WhatsApp, uma ligação — essa lista continua sendo a ferramenta.

Comissões

A comissão do profissional é calculada sobre o valor que o pacote atribuiu àquela sessão, não sobre o preço de tabela. A divisão não é uma média: num pacote de “2 cortes + 1 coloração”, a coloração leva a parte da coloração e o corte a parte do corte. Se essa pessoa ganha um valor fixo pelo serviço (em Preço, duração e comissão por profissional), numa sessão de pacote recebe a mesma proporção: se o pacote atribui à sessão metade do preço de tabela, metade do valor.

Pacote e cupom de desconto

Por padrão eles não se combinam: o pacote já baixou o preço daquelas linhas e o cupom as descontaria duas vezes. Para liberar num pacote específico, marque “Pode ser combinado com códigos de desconto” no modelo do catálogo. Num atendimento totalmente coberto por um pacote o cupom é sempre recusado: não sobrou nada para descontar.

Erros comuns

Boas práticas

1. Coloque vencimento. Um pacote sem data é uma dívida que nunca fecha. Seis meses é um bom ponto de partida.
2. Deixe o preço e as sessões por escrito no catálogo: o comprovante que você imprime na atribuição diz exatamente o que o cliente comprou, e é isso que encerra a discussão depois.
3. Cuide do status dos agendamentos. Um agendamento confirmado é marcado como concluído sozinho duas horas depois de terminar, e é aí que a sessão reservada passa a usada. Marcar na mão só adianta isso; o que você precisa registrar é o não compareceu ou o cancelamento, para que o pacote, os relatórios e as comissões digam a verdade.
4. Trabalhe a lista de “a vencer” uma vez por semana. É a diferença entre um cliente que volta e uma sessão que se perde.
5. Anule, não improvise. Se algo deu errado, anule com o motivo escrito: daqui a três meses aquela linha é a única coisa que vai explicar o saldo.
6. Olhe o passivo em aberto antes de uma promoção grande. É dinheiro que você já recebeu e ainda precisa trabalhar.

E se o cliente vem toda semana

Um pacote de dez sessões costuma virar “toda sexta às 15h”. Isso se agenda de uma vez só com Agendamentos recorrentes, um módulo à parte, também incluído no seu plano, que você ativa em Mais funções. Com os dois módulos ativos, a tela do pacote tem um botão para montar a série com as sessões que faltam: veja Agendamentos recorrentes.