Equipe e papéis: dono, administrador, gerente, profissional

O Citauno define quatro níveis de acesso dentro de um negócio. Cada pessoa que pode entrar tem um desses papéis. Saber o que cada um faz ajuda você a delegar sem perder o controle.

Os quatro papéis

👑 Dono(a)

A pessoa que criou o negócio. Há um só por negócio, e é o papel que aparece na primeira linha de Contas e acessos, sem seletor de papel ao lado.

Na prática tem o mesmo alcance de um Administrador: entra em todas as telas do painel. As diferenças: seu papel não pode ser alterado nem removido pelo seletor, e é o único que pode passar o negócio para outra pessoa ou fechá-lo (veja mais abaixo).

🛡️ Administrador(a)

Acesso total ao negócio. Pode:

• Criar e editar serviços, categorias, locais, profissionais e clientes.
• Confirmar, recusar, reagendar e cancelar reservas, e criar reservas manuais.
• Usar os módulos que o negócio tiver: Descontos, Página de links, Comissões, Análises, Pacotes, Agendamentos recorrentes e Pagamentos online (tpago).
• Pedir módulos novos em Mais funções.
• Configurar o WhatsApp e as configurações do negócio, incluindo os dados fiscais (RUC, razão social).
• Gerenciar a assinatura: plano, assentos, faturas e pacotes de WhatsApp.
• Convidar pessoas, mudar papéis e desativar acessos em Contas e acessos.

Ideal para: sócios, gerentes gerais.

📋 Gerente

A pessoa que faz a agenda funcionar. Pode:

• Ver o Dashboard e o calendário completo do negócio.
• Criar, confirmar, recusar, reagendar, cancelar e concluir reservas de qualquer profissional.
• Ver e editar a lista de clientes.
• Criar e editar bloqueios de todo o negócio.
• Ver Análises, se o negócio tiver esse módulo.
• Ver os pacotes dos clientes e registrar o uso de uma sessão, se o negócio vende Pacotes.

Não vê no menu lateral: Locais, Equipe, Contas e acessos, Categorias, Serviços, Descontos, Página de links, Agendamentos recorrentes, Comissões, Pagamentos online (tpago), WhatsApp, Assinatura, Configurações nem Mais funções. Se abrir o link de um módulo que o negócio não tem, o Citauno avisa que é preciso pedir a quem administra o negócio.

Ideal para: recepção, encarregados de unidade, quem atende o telefone.

👤 Profissional

A pessoa que atende clientes. Não entra no painel de administração: tem a própria tela em citauno.com/p/seu-negocio, com a agenda dela e mais nada. Pode:

• Ver a própria agenda por dia ou por semana.
• Criar reservas para si mesma (o cliente que chamou direto no WhatsApp, o que chegou sem horário).
• Confirmar, recusar, cancelar, reagendar, marcar como concluída ou como não comparecimento as próprias reservas.
• Criar, editar e excluir os próprios bloqueios de uma vez só (os que se repetem são cadastrados por um Administrador(a) ou Gerente).
• Ver os bloqueios do negócio ou do local que a afetam (sem poder editá-los).
• Descontar uma sessão do pacote de um cliente nas próprias reservas, se o negócio vende Pacotes.
• Editar a própria conta: nome, WhatsApp, data de nascimento, fuso horário, idioma, RUC e foto de perfil.

Não pode:

• Ver o calendário nem as reservas de outros profissionais.
• Editar sua ficha de profissional (foto pública, bio, cor, horário de trabalho, serviços): isso um Administrador muda em Equipe.
• Ver análises, receita total, configurações nem faturamento.
• Convidar ninguém.

Ideal para: cada pessoa da equipe que atende clientes.

Se você administra e também atende. Um Dono(a), Administrador(a) ou Gerente que tem uma ficha de profissional vinculada vê Minha agenda no menu do painel: abre a própria agenda na visão de profissional. De lá, Painel do negócio leva de volta ao painel.

Dados de contato dos clientes. O Dono(a) ou um Administrador(a) decide em Contas e acessos se os profissionais veem o telefone, o e-mail e o documento dos clientes. Se não veem, na agenda aparecem o nome e os últimos 4 dígitos do WhatsApp (•••• 1234), e a busca do formulário de reserva só encontra os clientes que eles já atenderam, pelo nome ou pelo número completo. Negócios novos começam com esses dados ocultos; os lembretes por WhatsApp continuam saindo. Gerentes e administradores sempre veem. Um profissional nunca vê o motivo pelo qual o negócio bloqueou um cliente: só que está bloqueado.

Matriz de permissões resumida

Como atribuir um papel

O papel é escolhido ao convidar a pessoa. Veja Convidar sua equipe por e-mail para o fluxo completo.

Em Contas e acessos → Convidar você pode convidar com papel Administrador(a), Gerente ou Profissional. Para um profissional, escolha a ficha dele no mesmo formulário, para que ao aceitar ele veja a própria agenda; se ainda não tiver ficha, crie primeiro em Equipe.

Se precisar mudar o papel de alguém que já faz parte da equipe:

1. Vá em Contas e acessos no menu lateral.
2. Encontre a pessoa na tabela.
3. Na linha dela há um seletor de papel (Administrador(a), Gerente, Profissional).
4. Escolha o novo papel: é salvo sozinho, sem botão.

A mudança vale na hora. Dois limites do sistema: você não pode mudar o papel do Dono(a) (a linha dele não tem seletor) e não pode se rebaixar abaixo de Administrador(a).

Para tirar o acesso de alguém, use Desativar acesso na linha dela. A pessoa deixa de entrar, mas a linha continua na lista, entre os acessos inativos, com um botão para Reativar.

Casos típicos

Salão com dona + sócia + 3 cabeleireiras

• Dona: papel Dono(a).
• Sócia: papel Administradora (vê e mexe em tudo, inclusive faturamento).
• Cabeleireiras: papel Profissional (cada uma vê só a própria agenda).

Se você prefere que a sócia não mexa no faturamento, dê Gerente.

Rede com 2 filiais e um encarregado por filial

• Dono: papel Dono(a).
• Encarregado de cada filial: papel Gerente, usando o filtro de local no calendário.
• Equipe de cada filial: papel Profissional.

Limitação: o filtro de local é uma conveniência de visualização, não uma permissão. Um Gerente pode trocá-lo e ver as duas filiais. Se você precisa de separação estrita, considere negócios separados.

Profissional autônoma que trabalha sozinha

• Só Dona — não precisa convidar ninguém.
• Cadastra a si mesma como ficha de profissional (veja Adicionar seu primeiro profissional) e pronto.

Transferir ou fechar o negócio

As duas coisas são só do Dono(a), pelo próprio painel.

Passar o negócio para outra pessoa

1. A pessoa precisa ter acesso ao negócio. Se ainda não tiver, convide-a em Contas e acessos e espere ela aceitar.
2. Em Contas e acessos, na linha dela, toque em Tornar dono(a) e confirme.

O negócio passa para essa pessoa na hora e ela recebe um e-mail avisando. Você perde o acesso: não continua como Administrador(a). Se quiser continuar entrando, peça ao novo Dono(a) que te dê acesso de novo.

O botão não aparece na linha de quem ainda não confirmou o e-mail: primeiro a pessoa precisa confirmá-lo.

Fechar o negócio

Em Configurações, no fim da página, em Zona de risco, toque em Fechar negócio. Antes de confirmar, a tela mostra o que vai acontecer:

• As reservas futuras são canceladas e cada cliente que tem e-mail recebe o aviso por e-mail. Quem não tem e-mail não recebe nada: avise você antes de fechar, porque depois não vai mais conseguir entrar no painel.
• A assinatura é cancelada.
• Toda a equipe perde o acesso e os convites abertos são anulados.
• A página pública deixa de existir e sai da busca, do mapa e das listas.

Nada do histórico é apagado: reservas passadas, pagamentos, comissões e notas emitidas ficam. Enquanto outra pessoa tiver acesso de Administrador(a), a tela não deixa fechar: primeiro remova o acesso dela ou transfira a propriedade. Só a equipe do Citauno pode desfazer um fechamento.

Se o que você quer é parar de operar por um tempo, não precisa fechar: cancele a assinatura em Assinatura. O cancelamento fica agendado para o fim do período já pago.

Erros comuns

O que você já tem

• Entendimento do que cada um dos quatro papéis faz.
• Matriz de permissões clara para decidir a quem dar qual acesso.
• Conhecimento de como mudar o papel de alguém e do que ainda não dá para fazer.

Próximo passo

Agora convide sua equipe. Continue com Convidar sua equipe por e-mail.