Pacotes de sessões pré-pagas

Um pacote é um bloco de sessões que o cliente paga hoje e usa nos meses seguintes: “10 sessões de depilação”, “5 massagens”, “3 cortes + 1 coloração”. Para o negócio é caixa à vista; para o cliente, um preço melhor e um motivo para voltar.

O que muda com o Citauno é que você para de controlar isso num caderno: quando a cliente agenda, a sessão é descontada sozinha, e você vê a qualquer momento quantas faltam, quando vencem e o que aconteceu com cada uma.

Duas coisas diferentes: o catálogo e o pacote vendido

Esta é a única ideia que vale a pena ter clara antes de começar.

Cada venda tira a própria cópia do preço, das sessões e dos serviços cobertos. Por isso você pode aumentar o preço do pacote amanhã, tirar um serviço dele ou retirá-lo do catálogo: os pacotes já vendidos não mudam. O cliente comprou o que estava escrito naquele dia.

Pela mesma razão, um pacote vendido não se edita. Tudo o que acontece com ele — estender o vencimento, congelar, transferir, cancelar — é uma ação com nome que deixa rastro no histórico, para que “por que este pacote vence no dia 30?” continue respondível seis meses depois.

Montar um pacote no catálogo

Vá em Pacotes → Catálogo → Criar pacote.

1. Nome e, se quiser, uma descrição e os termos (o que o cliente aceita ao comprar).
2. O que inclui. Cada linha é uma quantidade de sessões mais os serviços que aquela linha pode pagar:
   • 10 × Depilação de pernas → uma linha, um serviço.
   • 5 × qualquer massagem (relaxante, modeladora, desportiva) → uma linha, três serviços. O cliente escolhe a cada visita.
   • Um pacote pode ter várias linhas: 2 × corte + 1 × coloração.
3. Preço do pacote inteiro.
4. Validade: quantos dias vale a partir da venda. Deixe em branco para um pacote sem vencimento (atenção: é uma dívida aberta que nunca fecha).
5. Congelamentos: quantas vezes pode ser pausado e por quantos dias no total.
6. Transferível: se o cliente pode passar as sessões para outra pessoa.
7. Pode ser combinado com cupons de desconto: desligado por padrão. Veja Pacote e cupom de desconto.

O medidor de preço

Enquanto você digita o preço, a tela mostra quanto custariam aquelas sessões avulsas e quanto o cliente economiza. Se o pacote ficar abaixo desse piso, aparece um aviso âmbar: “Vendido abaixo do que somam as sessões avulsas”.

É só um aviso, nunca um bloqueio: um pacote isca, vendido no prejuízo, é uma decisão comercial legítima, e o sistema não tem por que discuti-la. Ele está ali para você não fazer isso sem perceber.

Numa linha com vários serviços, o piso usa o mais barato do grupo: é o pior caso para o negócio, porque quem escolhe é o cliente.

Retirar um pacote do catálogo

Retirar tira o pacote da lista de venda. Nada é apagado: os pacotes já vendidos seguem valendo, com saldo e histórico intactos.

Vender um pacote

Dois caminhos, o mesmo formulário:

• Pacotes → Vendidos → Vender pacote.
• Pela ficha do cliente, com o botão Vender pacote (o caminho curto quando a pessoa está no balcão). Quando o cliente já tem pacotes, a ficha os mostra no seu próprio cartão.

No formulário:

1. O modelo, ou Sob medida quando você está montando algo pontual para aquele cliente. Sob medida é o mesmo formulário: você digita as linhas na mão.
2. O cliente. Se ainda não existe, você o cria ali mesmo com nome e WhatsApp.
3. Preço e vencimento. O vencimento vem preenchido com a validade do modelo (ou seis meses, se ele não tiver). Você pode mudar, ou apagar para que não vença.
4. Origem: Venda (o normal), Presente ou Compensação (para compensar um serviço que deu errado). Um pacote de presente não leva pagamento.
5. O recebimento: dinheiro, transferência, cartão, tpago ou outro. Você marca “pagou tudo” ou lança um valor parcial; o saldo fica em aberto e os pagamentos seguintes são registrados na tela do pacote.

Ao salvar, o pacote ganha um código de 8 caracteres (o que o cliente menciona quando liga) e você pode imprimir um comprovante de uma página para entregar.

Como uma sessão é descontada

Esta é a parte que faz o trabalho. Não há nada para lembrar.

Quando você lança um agendamento para um cliente que tem pacote — ou quando o próprio cliente agenda online — o Citauno reconhece que aquele serviço está coberto, reserva uma sessão do pacote e baixa o total do agendamento no valor coberto. Se o pacote cobre tudo, nenhum sinal é pedido.

O caminho completo de uma sessão:

As duas últimas linhas são política do negócio e nós invertemos para você se preferir. De todo jeito, um administrador pode anular o movimento pelo histórico do pacote: se a cliente avisou que não vinha e você decide não cobrar a sessão, devolve em dois cliques.

Uma sessão é usada no dia do atendimento, nunca antes: um agendamento de um dia que ainda não chegou não pode ser marcado como concluído nem não compareceu enquanto um pacote tiver uma sessão reservada nele. Se o cliente veio antes do horário, primeiro mova o agendamento para hoje. Cancelar sempre é possível, e a sessão volta para o pacote.

De qual pacote sai a sessão?

Se o cliente tem mais de um pacote cobrindo aquele serviço, o Citauno escolhe o que vence primeiro (e, em caso de empate, a linha mais específica e a sessão de maior valor). Ao lançar o agendamento você pode trocar na mão.

Se a pessoa divide o WhatsApp com a família, repare no nome do titular que aparece ao lado de cada pacote: é o que evita descontar a sessão da mãe quando quem veio foi a filha.

Registrar um consumo sem agendamento

Veio sem horário marcado, ou o horário nunca foi lançado. Na tela do pacote, Registrar consumo, com duas abas:

• Com agendamento: você escolhe o atendimento que aconteceu. O agendamento é a evidência, então não é preciso escrever nada. Só aparecem atendimentos de hoje ou anteriores; se não achar, amplie a busca.
• Sem agendamento: você escolhe o serviço e escreve uma nota obrigatória (“veio sem horário, foi atendida pela Ana”). Sem agendamento, essa nota é a única evidência.

A data pode ser retroativa: o que importa é quando o atendimento aconteceu, não quando você anotou. Para frente não: uma sessão futura não é um fato.

Corrigir um erro

Nada é apagado, nunca. Um movimento errado é anulado: escreve-se uma segunda linha que o reverte, com o seu nome e o motivo, e as duas ficam à vista.

• Anular um consumo devolve a sessão ao pacote.
• A tela do pacote esconde os movimentos anulados; um link traz todos de volta quando você precisa.
• Anular duas vezes não faz nada: o sistema avisa que já estava anulado em vez de descontar de novo.
• Quando o consumo veio de um agendamento, anule o consumo primeiro e o resto depois — o sistema orienta você se tentar ao contrário.

Um profissional só pode desfazer o que ele mesmo registrou, e apenas dentro de 24 horas. Depois disso, a correção é do administrador.

Vencimento, congelar, transferir, cancelar

Tudo isso fica na tela do pacote, em Ações.

Vencimento

O pacote vale o dia inteiro da data de vencimento. No dia seguinte ele para de cobrir agendamentos e, uma madrugada depois (deixamos um dia de folga), o sistema baixa o saldo que sobrou: o pacote passa a Vencido e aquelas sessões ficam registradas como perdidas.

Congelar

Para o “vou viajar dois meses”. Congelar bloqueia novos descontos, mas não mexe nos horários já marcados: aquelas sessões já estão reservadas e o cliente pretende usá-las.

Ao descongelar, os dias que ele passou congelado são somados ao vencimento, até o limite de dias definido no modelo. Quantas vezes pode ser congelado também sai de lá.

Transferir

“Comprei para mim, mas vou dar para a minha irmã.” Se o pacote é transferível, você escolhe o cliente de destino (ou o cria ali) e quantas sessões de cada linha vão junto.

• As sessões mudam de dono, não são copiadas: nasce um pacote novo do outro lado, marcado como Recebido, e cada histórico aponta para o outro.
• O vencimento é herdado: transferir não reinicia o relógio.
• Sessões reservadas em agendamentos não podem ser transferidas. Cancele esses horários antes.

Cancelar

Para o “vou mudar de cidade e ainda tenho 3 de 5”. Cancelar baixa as sessões restantes, marca o pacote como Cancelado com o motivo e mostra quanto teria de ser devolvido (o pago menos o já usado).

Se o pacote ainda tem sessões reservadas em agendamentos, o cancelamento é recusado até que você cancele esses horários — senão você estaria tirando a forma de pagamento de um atendimento confirmado.

O que o cliente vê

Na conta dele há Meus pacotes: quantas sessões faltam, quando vencem e um histórico simples do que foi usado. É de lá que ele agenda.

O que ele não vê, de propósito: suas notas internas, quem da equipe registrou cada consumo (aparece “o negócio”), a forma de pagamento, nem os movimentos que vocês anularam. É o saldo dele, não o seu livro caixa.

Hoje o cliente não compra um pacote pelo site: os pacotes são vendidos no balcão (ou pelo WhatsApp, e você lança).

O que o profissional vê

Na agenda dele (/p) aparece Pacotes, com os pacotes dos clientes dele: os que têm horário marcado com ele. Ele vê o saldo e o vencimento, nunca preços nem pagamentos, e pode descontar uma sessão contra um atendimento dele — e desfazer dentro de 24 horas.

Ele não pode vender, congelar, transferir, cancelar, nem registrar um consumo sem agendamento. Tudo isso é do administrador. A tabela completa está em Papéis e matriz de permissões.

Os relatórios

Pacotes → Relatórios, com um período no topo. Há dois tipos de número na tela e vale não misturar:

Abaixo fica A vencer em 30 dias: a lista para trabalhar com o telefone na mão, com o WhatsApp de cada cliente e quantas sessões faltam. Dá para exportar.

Os avisos ao cliente saem sozinhos, por e-mail, se a ficha dele tiver um: o comprovante na venda, um lembrete quando faltam 30, 14 e 3 dias para o vencimento (se ainda restam sessões), outro quando resta a última sessão e outro quando ele usou todas. Toda segunda-feira você recebe um resumo com os pacotes que vencem nos próximos 30 dias com sessões sem usar. Para o acompanhamento pessoal — um WhatsApp, uma ligação — essa lista continua sendo a ferramenta.

Comissões e faturamento

• Comissões: a comissão do profissional é calculada sobre o valor que o pacote atribuiu àquela sessão, não sobre o preço de tabela. A divisão não é uma média: num pacote de “2 cortes + 1 coloração”, a coloração leva a parte da coloração e o corte a parte do corte.
• Faturamento: uma sessão paga com pacote não é faturada de novo no documento do atendimento. A nota sai com as linhas que o cliente realmente pagou naquele dia, mais uma observação dizendo quantas sessões o pacote cobriu.

Pacote e cupom de desconto

Por padrão eles não se combinam: o pacote já baixou o preço daquelas linhas e o cupom as descontaria duas vezes. Para liberar num pacote específico, marque “pode ser combinado com cupons de desconto” no modelo do catálogo. Num atendimento totalmente coberto por um pacote o cupom é sempre recusado: não sobrou nada para descontar.

Erros comuns

Boas práticas

1. Coloque vencimento. Um pacote sem data é uma dívida que nunca fecha. Seis meses é um bom ponto de partida.
2. Preencha os termos no modelo: o que acontece se faltar, se pode congelar, se pode transferir. O cliente aceita na compra e você para de discutir isso.
3. Cuide do status dos agendamentos. Um agendamento confirmado é marcado como concluído sozinho duas horas depois de terminar, e é aí que a sessão reservada passa a usada. Marcar na mão só adianta isso; o que você precisa registrar é o não compareceu ou o cancelamento, para que o pacote, os relatórios e as comissões digam a verdade.
4. Trabalhe a lista de “a vencer” uma vez por semana. É a diferença entre um cliente que volta e uma sessão que se perde.
5. Anule, não improvise. Se algo deu errado, anule com o motivo escrito: daqui a três meses aquela linha é a única coisa que vai explicar o saldo.
6. Olhe o passivo em aberto antes de uma promoção grande. É dinheiro que você já recebeu e ainda precisa trabalhar.

E se o cliente vem toda semana

Um pacote de dez sessões costuma virar “toda sexta às 15h”. Isso se agenda de uma vez só: veja Agendamentos recorrentes.