Bonos: paquetes de sesiones prepagas

Un bono es un paquete de sesiones que el cliente paga hoy y usa durante los próximos meses: “10 sesiones de depilación”, “5 masajes”, “3 cortes + 1 color”. Para el negocio es caja al contado; para el cliente, un precio mejor y una razón para volver.

Lo que cambia con Citauno es que no lo llevás más en un cuaderno: cuando la clienta reserva, la sesión se descuenta sola, y vos ves en todo momento cuántas le quedan, cuándo vencen y qué pasó con cada una.

Dos cosas distintas: el catálogo y el bono vendido

Esta es la única idea que conviene tener clara antes de empezar.

Cada venta se saca una copia del precio, de las sesiones y de los servicios que cubre. Por eso podés subir el precio del pack mañana, sacarle un servicio o retirarlo del catálogo: los bonos ya vendidos no cambian. El cliente compró lo que estaba escrito ese día.

Por la misma razón, un bono vendido no se edita. Todo lo que le pasa —extender el vencimiento, congelarlo, transferirlo, cancelarlo— es una acción con nombre que deja su rastro en el historial, así “¿por qué este bono vence el 30?” se puede contestar seis meses después.

Crear un bono en el catálogo

Andá a Bonos → Catálogo → Crear bono.

1. Nombre y, si querés, una descripción y los términos (lo que el cliente acepta al comprarlo).
2. Qué incluye. Cada línea es una cantidad de sesiones más los servicios que esa línea puede pagar:
   • 10 × Depilación piernas → una línea, un servicio.
   • 5 × cualquier masaje (relajante, descontracturante, deportivo) → una línea, tres servicios. El cliente elige en cada visita.
   • Un bono puede tener varias líneas: 2 × corte + 1 × color.
3. Precio del pack completo.
4. Vigencia: cuántos días vale desde la venta. Dejalo vacío para un bono sin vencimiento (ojo: eso es una deuda abierta que nunca se cierra).
5. Congelaciones: cuántas veces se puede pausar y cuántos días en total.
6. Transferible: si el cliente puede pasarle las sesiones a otra persona.
7. Se puede combinar con descuentos: apagado por defecto. Ver Combinar un bono con un descuento.

El medidor de precio

Mientras cargás el precio, la pantalla te muestra cuánto costarían esas sesiones sueltas y cuánto ahorra el cliente. Si el bono queda por debajo de ese piso, aparece un aviso ámbar: “Se vende por debajo de lo que suman sus sesiones sueltas”.

Es solo un aviso, nunca un bloqueo: un pack de enganche a pérdida es una decisión comercial válida, y el sistema no es quién para discutirla. Está ahí para que no lo hagas sin darte cuenta.

En una línea de varios servicios, el piso se calcula con el más barato del grupo: es el peor caso para vos, porque el cliente elige.

Retirar un bono del catálogo

Retirar lo saca de la lista de venta. No borra nada: los bonos ya vendidos siguen valiendo, con su saldo y su historial intactos.

Vender un bono

Dos caminos, el mismo formulario:

• Bonos → Vendidos → Vender bono.
• Desde la ficha del cliente, con el botón Vender bono (es el camino corto cuando la persona está en el mostrador). Cuando el cliente ya tiene bonos, la ficha los muestra en su propia tarjeta.

En el formulario:

1. La plantilla, o A medida si estás armando algo puntual para ese cliente. A medida es el mismo formulario: cargás las líneas a mano.
2. El cliente. Si todavía no existe, lo creás ahí mismo con nombre y WhatsApp.
3. Precio y vencimiento. El vencimiento viene precargado con la vigencia de la plantilla (o seis meses si no tiene). Podés cambiarlo, o borrarlo para que no venza.
4. Origen: Venta (lo normal), Regalo o Compensación (para reponer un servicio que salió mal). Un bono de regalo no lleva pago.
5. El cobro: efectivo, transferencia, tarjeta, tpago u otro. Podés tildar “pagó todo” o cargar un monto parcial; el saldo queda abierto y registrás los pagos siguientes desde la pantalla del bono.

Al guardar, el bono recibe un código de 8 caracteres (el que el cliente menciona cuando llama) y podés imprimir un comprobante de una página para entregarle.

Cómo se descuenta una sesión

Esta es la parte que hace el trabajo. No hay que acordarse de nada.

Cuando cargás una reserva para un cliente que tiene bono —o cuando el cliente reserva online— Citauno reconoce que ese servicio está cubierto, reserva una sesión del bono y baja el total de la reserva por lo que el bono cubre. Si el bono cubre todo, no se le pide seña.

El recorrido completo de una sesión:

Las dos últimas filas son políticas del negocio y las ajustamos nosotros si querés lo contrario. En cualquier caso, un Administrador/a puede anular el movimiento desde el historial del bono: si la clienta faltó con aviso y decidís no cobrarle la sesión, se la devolvés en dos clics.

Una sesión se usa el día del turno, nunca antes: una reserva de un día que todavía no llegó no se puede marcar completada ni no vino mientras el bono le tenga una sesión reservada. Si el cliente vino antes de su turno, primero mové la reserva a hoy. Cancelarla sí se puede siempre, y la sesión vuelve al bono.

¿De qué bono sale la sesión?

Si el cliente tiene más de un bono que cubre ese servicio, Citauno elige el que vence primero (y ante un empate, la línea más específica y la sesión de mayor valor). Al cargar la reserva podés cambiarlo a mano.

Si la persona comparte el WhatsApp con su familia, prestá atención al nombre del titular que aparece al lado de cada bono: es lo que evita descontarle la sesión a la mamá cuando vino la hija.

Registrar un consumo sin reserva

Vino sin turno, o el turno nunca se cargó. Desde la pantalla del bono, Registrar consumo, con dos pestañas:

• Con reserva: elegís el turno que se atendió. La reserva queda como evidencia, así que no hace falta escribir nada. Solo aparecen turnos de hoy o anteriores; si no lo encontrás, ampliá la búsqueda de turnos.
• Sin reserva: elegís el servicio y escribís una nota obligatoria (“vino sin turno, la atendió Ana”). Sin reserva, esa nota es la única evidencia.

La fecha se puede cargar hacia atrás: lo que importa es cuándo se atendió, no cuándo lo anotaste. Hacia adelante no: una sesión futura no es un hecho.

Corregir un error

Nada se borra nunca. Un movimiento equivocado se anula: se escribe una segunda línea que lo revierte, con tu nombre y el motivo, y las dos quedan a la vista.

• Anular un consumo devuelve la sesión al bono.
• La pantalla del bono muestra el historial sin los movimientos anulados; un enlace los vuelve a mostrar cuando los necesitás.
• Anular dos veces no hace nada: el sistema te avisa que ya estaba anulado en vez de descontar de más.
• Si un consumo salió de una reserva, primero se anula el consumo y después el resto: el sistema te guía si lo intentás al revés.

Un profesional puede deshacer únicamente lo que él mismo registró y solo dentro de las 24 horas. Después, la corrección es del Administrador/a.

Vencimiento, congelar, transferir, cancelar

Todo esto vive en la pantalla del bono, en Acciones.

Vencimiento

El bono sirve todo el día de su fecha de vencimiento. Al día siguiente deja de cubrir reservas, y una madrugada después (dejamos un día de gracia) el sistema da de baja el saldo que quedó sin usar: el bono pasa a Vencido y esas sesiones quedan registradas como perdidas.

Congelar

Para el “me voy dos meses”. Congelar bloquea los descuentos nuevos, pero no toca los turnos ya agendados: esas sesiones ya están reservadas y el cliente piensa usarlas.

Al descongelar, los días que estuvo congelado se suman al vencimiento, hasta el tope de días que definiste en la plantilla. Cuántas veces se puede congelar también sale de ahí.

Transferir

“Lo compré para mí, pero se lo regalo a mi hermana”. Si el bono es transferible, elegís el cliente destino (o lo creás ahí) y cuántas sesiones de cada línea se mueven.

• Las sesiones se mudan, no se copian: al destino le nace un bono nuevo, marcado como Recibido, y en los dos historiales queda el enlace al otro.
• El vencimiento se hereda: transferir no renueva el reloj.
• No se pueden transferir sesiones reservadas en turnos. Cancelá esos turnos primero.

Cancelar

Para el “me mudo de ciudad y me quedan 3 de 5”. Cancelar da de baja las sesiones que quedan, marca el bono como Cancelado con su motivo y te muestra cuánto habría que devolver (lo pagado menos lo ya usado).

Si el bono tiene sesiones reservadas en turnos, la cancelación se niega hasta que canceles esos turnos: si no, le sacarías la forma de pago a una cita confirmada.

Qué ve el cliente

En su cuenta, el cliente tiene Mis bonos: cuántas sesiones le quedan, cuándo vencen y un historial simple de lo que usó. Desde ahí reserva.

Lo que no ve, a propósito: tus notas internas, quién del equipo registró cada consumo (dice “el negocio”), con qué medio pagó, ni los movimientos que ustedes anularon. Es su saldo, no tu libro de caja.

Hoy el cliente no puede comprar un bono desde la web: los bonos se venden en el mostrador (o por WhatsApp y los cargás vos).

Qué ve el profesional

En su agenda (/p) aparece Bonos, con los bonos de sus clientes: los que tienen turno con él. Ve el saldo y el vencimiento, nunca precios ni pagos, y puede descontar una sesión contra un turno suyo —y deshacerlo dentro de las 24 horas.

No puede vender, congelar, transferir, cancelar, ni registrar un consumo sin reserva. Todo eso es del Administrador/a. La tabla completa está en Roles y matriz de permisos.

Los reportes

Bonos → Reportes, con un rango de fechas arriba. Hay dos tipos de número en la pantalla y conviene no mezclarlos:

Debajo está Por vencer en 30 días: la lista para trabajar con el teléfono en la mano, con el WhatsApp de cada cliente y cuántas sesiones le quedan. Se puede exportar.

Los avisos al cliente salen solos, por email, si su ficha tiene uno: el comprobante al vender, un recordatorio cuando faltan 30, 14 y 3 días para el vencimiento (si todavía le quedan sesiones), otro cuando le queda la última sesión y otro cuando las usó todas. Vos recibís cada lunes un resumen con los bonos que vencen en los próximos 30 días con sesiones sin usar. Para el seguimiento personal —un WhatsApp, una llamada— esta lista sigue siendo la herramienta.

Comisiones y facturación

• Comisiones: la comisión del profesional se calcula sobre el valor que el bono le asignó a esa sesión, no sobre el precio de lista. El reparto no es un promedio: en un pack de “2 cortes + 1 color”, el color se lleva la parte del color y el corte la del corte.
• Facturación: una sesión pagada con bono no se vuelve a facturar en el comprobante de la reserva. La factura sale con las líneas que el cliente sí pagó ese día y una nota aclarando cuántas sesiones cubrió el bono.

Combinar un bono con un descuento

Por defecto no se combinan: el bono ya bajó el precio de esas líneas y el código las descontaría dos veces. Si querés permitirlo en un pack puntual, tildá “se puede combinar con descuentos” en el bono del catálogo. En una reserva totalmente cubierta por un bono, el código se rechaza siempre: no queda nada que descontar.

Errores comunes

Buenas prácticas

1. Poné vencimiento. Un bono sin fecha es una deuda que no se cierra nunca. Seis meses es un buen punto de partida.
2. Cargá los términos en la plantilla: qué pasa si falta, si se puede congelar, si se puede transferir. El cliente lo acepta al comprar y vos dejás de discutirlo.
3. Cuidá el estado de las reservas. Una reserva confirmada se marca completada sola dos horas después de terminar, y ahí la sesión reservada pasa a usada. Marcarla a mano solo lo adelanta; lo que sí tenés que cargar vos es el no vino o la cancelación, para que el bono, los reportes y las comisiones digan la verdad.
4. Trabajá la lista de “por vencer” una vez por semana. Es la diferencia entre un cliente que vuelve y una sesión que se pierde.
5. Anulá, no improvises. Si algo salió mal, anulalo con el motivo escrito: dentro de tres meses ese renglón es lo único que va a explicar el saldo.
6. Mirá el pasivo abierto antes de hacer una promo grande. Es plata que ya cobraste y todavía tenés que trabajar.

Y si el cliente viene todas las semanas

Un bono de diez sesiones suele terminar en “todos los viernes a las 15:00”. Eso se agenda de una sola vez: ver Reservas recurrentes.