Equipo y roles: dueño, administrador, encargado, profesional

Citauno define cuatro niveles de acceso dentro de un negocio. Cada persona que puede iniciar sesión tiene uno de estos roles. Saber qué puede hacer cada uno te ayuda a delegar sin perder control.

Los cuatro roles

👑 Dueño/a

La persona que creó el negocio. Hay uno solo por negocio y es el rol que figura en la fila superior de Cuentas y accesos, sin selector de rol al lado.

En la práctica tiene el mismo alcance que un Administrador: puede entrar a todas las pantallas del panel. Las diferencias: su rol no se puede cambiar ni quitar con el selector, y es el único que puede pasarle el negocio a otra persona o cerrarlo (ver más abajo).

🛡️ Administrador/a

Acceso total al negocio. Puede:

• Crear y editar servicios, categorías, ubicaciones, profesionales y clientes.
• Confirmar, rechazar, reprogramar y cancelar reservas, y crear reservas manuales.
• Usar los módulos que tenga el negocio: Descuentos, Página de enlaces, Comisiones, Analítica, Bonos, Reservas recurrentes y Pagos online (tpago).
• Pedir módulos nuevos desde Más funciones.
• Configurar WhatsApp y los ajustes del negocio, incluidos los datos fiscales (RUC, razón social).
• Manejar la suscripción: plan, asientos, facturas y paquetes de WhatsApp.
• Invitar personas, cambiar roles y desactivar accesos en Cuentas y accesos.

Ideal para: socios, gerentes generales.

📋 Encargado/a

La persona que hace funcionar la agenda. Puede:

• Ver el Dashboard y el calendario completo del negocio.
• Crear, confirmar, rechazar, reprogramar, cancelar y completar reservas de cualquier profesional.
• Ver y editar la lista de clientes.
• Crear y editar tiempos bloqueados de todo el negocio.
• Ver Analítica, si el negocio tiene ese módulo.
• Ver los bonos de los clientes y registrar el consumo de una sesión, si el negocio vende Bonos.

No ve en su menú lateral: Ubicaciones, Equipo, Cuentas y accesos, Categorías, Servicios, Descuentos, Página de enlaces, Reservas recurrentes, Comisiones, Pagos online (tpago), WhatsApp, Suscripción, Ajustes ni Más funciones. Si abre el enlace de un módulo que el negocio no tiene, Citauno le avisa que se lo pida a quien administra el negocio.

Ideal para: recepción, encargados de local, la persona que atiende el teléfono.

👤 Profesional

La persona que atiende clientes. No entra al panel de administración: tiene su propia pantalla en citauno.com/p/tu-negocio, con su agenda y nada más. Puede:

• Ver su propio calendario por día o por semana.
• Crear reservas para sí misma (el cliente que le escribió directo por WhatsApp, el que llegó sin turno).
• Confirmar, rechazar, cancelar, reprogramar, marcar como completada o como no-show sus propias reservas.
• Crear, editar y eliminar sus propios bloqueos de una sola vez (los que se repiten los carga un Administrador/a o Encargado/a).
• Ver los bloqueos del negocio o de su sucursal que le afectan (sin poder editarlos).
• Descontar una sesión del bono de un cliente en sus propias reservas, si el negocio vende Bonos.
• Editar su cuenta personal: nombre, WhatsApp, fecha de nacimiento, zona horaria, idioma, RUC y foto de perfil.

No puede:

• Ver el calendario ni las reservas de otros profesionales.
• Editar su ficha de profesional (foto pública, bio, color, horario laboral, servicios): eso lo cambia un Administrador desde Equipo.
• Ver analítica, ingresos totales, configuración ni facturación.
• Invitar a nadie.

Ideal para: cada persona del equipo que atiende clientes.

Si administrás y también atendés. Un Dueño/a, Administrador/a o Encargado/a que tiene una ficha de profesional vinculada ve Mi agenda en el menú del panel: abre su propia agenda en la vista de profesional. Desde ahí, Panel del negocio lo devuelve al panel.

Datos de contacto de los clientes. El Dueño/a o un Administrador/a decide en Cuentas y accesos si los profesionales ven el teléfono, el email y el RUC de los clientes. Si no los ven, en su agenda aparecen el nombre y los últimos 4 dígitos del WhatsApp (•••• 1234), y el buscador del formulario de reserva solo encuentra a los clientes que ya atendieron, por nombre o por el número completo. Los negocios nuevos empiezan con estos datos ocultos; los recordatorios por WhatsApp salen igual. Encargados y administradores siempre los ven. Un profesional nunca ve el motivo por el que el negocio bloqueó a un cliente: solo que está bloqueado.

Matriz de permisos resumida

Cómo asignar un rol

El rol se elige al invitar a la persona. Ver Invitar a tu equipo por correo para el flujo completo.

Desde Cuentas y accesos → Invitar podés invitar con rol Administrador/a, Encargado/a o Profesional. A un profesional elegile su ficha en el mismo formulario, para que al aceptar vea su agenda; si todavía no tiene ficha, creala primero en Equipo.

Si necesitás cambiar el rol de alguien que ya forma parte del equipo:

1. Andá a Cuentas y accesos en el menú lateral.
2. Buscá a la persona en la tabla.
3. En su fila hay un selector de rol (Administrador/a, Encargado/a, Profesional).
4. Elegí el nuevo rol: se guarda solo, sin botón.

El cambio entra en efecto inmediatamente. Dos límites del sistema: no podés cambiar el rol del Dueño/a (su fila no tiene selector) y no podés bajarte a vos mismo por debajo de Administrador/a.

Para quitarle el acceso a alguien, usá Desactivar acceso en su fila. La persona deja de entrar pero su fila queda en la lista, en gris, con un botón para Reactivar.

Casos típicos

Salón con dueña + socia + 3 estilistas

• Dueña: rol Dueño/a.
• Socia: rol Administrador/a (ve y toca todo, incluida la facturación).
• Estilistas: rol Profesional (cada una ve solo su agenda).

Si preferís que la socia no toque la facturación, dale Encargado/a.

Cadena con 2 sucursales y un encargado por sucursal

• Dueño: rol Dueño/a.
• Encargado de cada sucursal: rol Encargado/a, usando el filtro de sucursal en el calendario.
• Personal de cada sucursal: rol Profesional.

Limitación: el filtro de sucursal es una comodidad de vista, no un permiso. Un Encargado/a puede cambiarlo y ver las dos sucursales. Si necesitás separación estricta, considerá negocios separados.

Profesional independiente que trabaja sola

• Solo Dueña — no necesita invitar a nadie más.
• Se carga a sí misma como ficha de profesional (ver Agregar tu primer profesional) y listo.

Transferir o cerrar el negocio

Las dos cosas las hace solo el Dueño/a, desde su propio panel.

Pasarle el negocio a otra persona

1. La persona tiene que tener acceso al negocio. Si todavía no lo tiene, invitala desde Cuentas y accesos y esperá a que acepte.
2. En Cuentas y accesos, en su fila, tocá Hacer dueño/a y confirmá.

El negocio pasa a esa persona en el acto y le llega un email avisándole. Vos perdés el acceso: no quedás como Administrador/a. Si querés seguir entrando, pedile al nuevo Dueño/a que te vuelva a dar acceso.

El botón no aparece en la fila de alguien que todavía no confirmó su correo: primero tiene que confirmarlo.

Cerrar el negocio

En Ajustes, al final de la página, en Zona de riesgo, tocá Cerrar negocio. Antes de confirmar, la pantalla te muestra qué va a pasar:

• Se cancelan las reservas futuras y a cada cliente que tenga email le llega el aviso por email. A los que no tienen email no les llega nada: avisales vos antes de cerrar, porque después ya no vas a poder entrar al panel.
• Se cancela la suscripción.
• Todo el equipo pierde el acceso y se anulan las invitaciones abiertas.
• La página pública deja de existir y sale del buscador, del mapa y de las listas.

No se borra nada del historial: reservas pasadas, pagos, comisiones y facturas emitidas quedan. Mientras otra persona tenga acceso de Administrador/a, la pantalla no te deja cerrar: primero sacale el acceso o pasale la propiedad. Un cierre solo lo puede revertir el equipo de Citauno.

Si lo que querés es dejar de operar por un tiempo, no hace falta cerrar: cancelá la suscripción desde Suscripción. La cancelación queda programada para el final del período pagado.

Errores comunes

Lo que ya tenés

• Comprensión de qué hace cada uno de los cuatro roles.
• Matriz de permisos clara para decidir a quién darle qué acceso.
• Conocimiento de cómo cambiar el rol de alguien y de qué no se puede hacer todavía.

Siguiente paso

Ahora invitá a tu equipo. Continuá con Invitar a tu equipo por correo.