Bonos: paquetes de sesiones prepagas

Un bono es un paquete de sesiones que el cliente paga hoy y usa durante los próximos meses: “10 sesiones de depilación”, “5 masajes”, “3 cortes + 1 color”. Para el negocio es caja al contado; para el cliente, un precio mejor y una razón para volver.

Lo que cambia con Citauno es que no lo llevás más en un cuaderno: cuando la clienta reserva, la sesión se descuenta sola, y vos ves en todo momento cuántas le quedan, cuándo vencen y qué pasó con cada una.

Dos cosas distintas: el catálogo y el bono asignado

Esta es la única idea que conviene tener clara antes de empezar.

Cada asignación se saca una copia del precio, de las sesiones y de los servicios que cubre. Por eso podés subir el precio del pack mañana, sacarle un servicio o retirarlo del catálogo: los bonos ya asignados no cambian. El cliente compró lo que estaba escrito ese día.

Por la misma razón, un bono asignado no se edita. Todo lo que le pasa —extender el vencimiento, cancelarlo— es una acción con nombre que deja su rastro en el historial, así “¿por qué este bono vence el 30?” se puede contestar seis meses después.

Crear un bono en el catálogo

Andá a Bonos → Catálogo → Crear bono.

1. Nombre y, si querés, una descripción.
2. Qué incluye. Cada línea es una cantidad de sesiones más los servicios que esa línea puede pagar:
   • 10 × Depilación piernas → una línea, un servicio.
   • 5 × cualquier masaje (relajante, descontracturante, deportivo) → una línea, tres servicios. El cliente elige en cada visita.
   • Un bono puede tener varias líneas: 2 × corte + 1 × color.
3. Precio del pack completo.
4. Vigencia: cuántos días vale desde que se asigna. Dejalo vacío para un bono sin vencimiento (ojo: eso es una deuda abierta que nunca se cierra).
5. Se puede contratar online: encendido en los bonos nuevos, y necesita que el bono esté Visible en el catálogo. Es lo que lo pone en tu página pública — ver Que lo contraten desde tu página. Destildalo para ofrecerlo sólo en el mostrador.
6. Se puede combinar con códigos de descuento: apagado por defecto. Ver Combinar un bono con un descuento.

El medidor de precio

Mientras cargás el precio, la pantalla te muestra cuánto costarían esas sesiones sueltas y cuánto ahorra el cliente. Si el bono queda por debajo de ese piso, aparece un aviso ámbar: “El precio está por debajo de lo que suman las sesiones sueltas…”, y en la lista del catálogo el bono lleva la etiqueta Bajo el precio de lista.

Es solo un aviso, nunca un bloqueo: un pack de enganche a pérdida es una decisión comercial válida, y el sistema no es quién para discutirla. Está ahí para que no lo hagas sin darte cuenta.

En una línea de varios servicios, el piso se calcula con el más barato del grupo: es el peor caso para vos, porque el cliente elige.

Retirar un bono del catálogo

Retirar lo saca de la lista. No borra nada: los bonos ya asignados siguen valiendo, con su saldo y su historial intactos.

Asignar un bono a un cliente

Dos caminos, el mismo formulario:

• Bonos → Asignados → Asignar bono.
• Desde la ficha del cliente, con el botón Asignar bono (es el camino corto cuando la persona está en el mostrador). Cuando el cliente ya tiene bonos, la ficha los muestra en su propia tarjeta.

Son dos decisiones y nada más:

1. Cuál bono, de la lista del catálogo.
2. A quién. Si el cliente todavía no existe, lo creás ahí mismo con nombre y WhatsApp.

Debajo vas a ver qué incluye, cuánto sale y cuándo vence, tal como está en el catálogo. No se toca desde acá: si hay que cambiar algo, se edita el bono en el catálogo y vale para los que asignes de ahí en adelante. Los ya asignados no cambian.

El cobro es el total, al momento de asignarlo, como cuando reservás un servicio. Citauno no lleva saldos a favor ni cuotas de bonos.

Al guardar, el bono recibe un código de 8 caracteres (el que el cliente menciona cuando llama) y podés imprimir un comprobante de una página para entregarle.

Que lo contraten desde tu página

Tildá «Se puede contratar online» en el bono, dentro de Opciones. Desde ahí aparece en tu página pública, debajo de tus servicios, con su precio, cuántas sesiones trae y para qué sirven.

Hay dos caminos, y los dos terminan igual:

• Desde el bono. Toca Contratar y entra al formulario de reserva con el bono ya elegido. La lista de servicios se acomoda para mostrar primero los que ese bono cubre; el resto queda plegado en «otros servicios», por si además quiere agregar algo.
• Desde el servicio. Elige un servicio como siempre y, si tenés un bono que lo cubre, se lo ofrecemos ahí mismo: «¿Lo querés con bono?». Si acepta, el total pasa a ser el del bono.

En los dos casos puede arrepentirse: Quitar deja la reserva como una reserva normal.

El bono se paga en el local, junto con el turno, como cualquier reserva. Citauno no le cobra el bono por adelantado: al confirmar, el bono queda creado con sus sesiones y la primera ya reservada en tu agenda. Vos cobrás cuando llega. Si tu negocio pide seña con tpago y la persona suma servicios que el bono no cubre, la seña se pide solo por esos servicios.

Un detalle que conviene saber: la sesión sale del bono que acaba de contratar, aunque tenga otro más viejo que venza antes. Sería bravo cobrarle un bono nuevo y gastarle el viejo.

Si un bono está tildado para contratarse online pero ninguno de sus servicios se puede reservar online, no aparece en tu página — sería un botón que lleva a una lista vacía. El formulario del bono te lo avisa en ámbar cuando pasa.

Cómo se descuenta una sesión

Esta es la parte que hace el trabajo. No hay que acordarse de nada.

Cuando cargás una reserva para un cliente que tiene bono —o cuando el cliente reserva online— Citauno reconoce que ese servicio está cubierto, reserva una sesión del bono y baja el total de la reserva por lo que el bono cubre. Si el bono cubre todo, no se le pide seña.

El recorrido completo de una sesión:

Lo que pasa cuando cancela el cliente y cuando no vino son políticas del negocio: no se cambian desde el panel, las ajustamos nosotros si querés lo contrario. En cualquier caso, un Administrador/a o un Encargado/a puede anular el movimiento desde el historial del bono: si la clienta faltó con aviso y decidís no cobrarle la sesión, se la devolvés en dos clics.

Una sesión se usa el día del turno, nunca antes: una reserva de un día que todavía no llegó no se puede marcar completada ni no vino mientras el bono le tenga una sesión reservada. Si el cliente vino antes de su turno, primero mové la reserva a hoy. Cancelarla sí se puede siempre, y la sesión vuelve al bono.

¿De qué bono sale la sesión?

Si el cliente tiene más de un bono que cubre ese servicio, Citauno elige el que vence primero (y ante un empate, la línea más específica y la sesión de mayor valor). Al cargar la reserva podés cambiarlo a mano.

Si la persona comparte el WhatsApp con su familia, prestá atención al nombre del titular que aparece al lado de cada bono: es lo que evita descontarle la sesión a la mamá cuando vino la hija.

Registrar un consumo sin reserva

Vino sin turno, o el turno nunca se cargó. Desde la pantalla del bono, Registrar consumo, con dos pestañas:

• Con reserva: elegís el turno que se atendió. La reserva queda como evidencia, así que no hace falta escribir nada. Solo aparecen turnos de hoy o anteriores; si no lo encontrás, ampliá la búsqueda de turnos.
• Sin reserva: elegís el servicio y escribís una nota obligatoria (“vino sin turno, la atendió Ana”). Sin reserva, esa nota es la única evidencia.

La fecha se puede cargar hacia atrás: lo que importa es cuándo se atendió, no cuándo lo anotaste. Hacia adelante no: una sesión futura no es un hecho.

Corregir un error

Nada se borra nunca. Un movimiento equivocado se anula: se escribe una segunda línea que lo revierte, con tu nombre y el motivo, y las dos quedan a la vista.

• Anular un consumo devuelve la sesión al bono.
• La pantalla del bono muestra el historial sin los movimientos anulados; un enlace los vuelve a mostrar cuando los necesitás.
• Anular dos veces no hace nada: el sistema te avisa que ya estaba anulado en vez de descontar de más.
• Si un consumo salió de una reserva, primero se anula el consumo y después el resto: el sistema te guía si lo intentás al revés.

Un profesional puede deshacer únicamente lo que él mismo registró y solo dentro de las 24 horas. Después, la corrección es del Administrador/a o del Encargado/a.

Vencimiento y cancelación

Todo esto vive en la pantalla del bono, en Acciones.

Vencimiento

El bono sirve todo el día de su fecha de vencimiento. Al día siguiente deja de cubrir reservas, y una madrugada después (dejamos un día de gracia) el sistema da de baja el saldo que quedó sin usar: el bono pasa a Vencido y esas sesiones quedan registradas como perdidas.

Cancelar

Para el “me mudo de ciudad y me quedan 3 de 5”. Cancelar da de baja las sesiones que quedan, marca el bono como Cancelado (con el motivo, si lo escribís) y te muestra cuánto habría que devolver (lo pagado menos lo ya usado).

Si el bono tiene sesiones reservadas en turnos, la cancelación se niega hasta que canceles esos turnos: si no, le sacarías la forma de pago a una cita confirmada.

Qué ve el cliente

En su cuenta, el cliente tiene Mis bonos: cuántas sesiones le quedan, cuándo vencen y un historial simple de lo que usó. Desde ahí reserva.

Lo que no ve, a propósito: tus notas internas, quién del equipo registró cada consumo (dice “el negocio”), ni los movimientos que ustedes anularon. Es su saldo, no tu libro de caja.

El cliente también puede contratar un bono desde tu página, sin que vos hagas nada. Cómo funciona está más arriba, en Que lo contraten desde tu página.

Qué ve el profesional

En su agenda (/p) aparece Bonos apenas el negocio asignó el primero, con los bonos de sus clientes: los que tienen turno con él. Ve el saldo y el vencimiento, nunca el precio, y puede descontar una sesión contra un turno suyo de hoy o de las dos últimas semanas —y deshacerlo dentro de las 24 horas.

No puede asignar bonos, cancelarlos, ni registrar un consumo sin reserva. Todo eso es del Administrador/a. La tabla completa está en Roles y matriz de permisos.

Los reportes

Bonos → Reportes, con un rango de fechas arriba. Hay dos tipos de número en la pantalla y conviene no mezclarlos:

Debajo está Por vencer en 30 días: la lista para trabajar con el teléfono en la mano, con el WhatsApp de cada cliente y cuántas sesiones le quedan. Con Exportar la bajás para Excel o en CSV.

Los avisos al cliente salen solos, por email, si su ficha tiene uno: el comprobante al asignarlo, un recordatorio cuando faltan 30, 14 y 3 días para el vencimiento (si todavía le quedan sesiones), otro cuando le queda la última sesión y otro cuando las usó todas. El dueño del negocio recibe cada lunes un resumen con los bonos que vencen en los próximos 30 días con sesiones sin usar. Para el seguimiento personal —un WhatsApp, una llamada— esta lista sigue siendo la herramienta.

Comisiones

La comisión del profesional se calcula sobre el valor que el bono le asignó a esa sesión, no sobre el precio de lista. El reparto no es un promedio: en un pack de “2 cortes + 1 color”, el color se lleva la parte del color y el corte la del corte. Si esa persona gana un monto fijo por el servicio (en Precio, duración y comisión por profesional), en una sesión de bono cobra la misma proporción: si el bono le asigna a la sesión la mitad del precio de lista, la mitad del monto.

Combinar un bono con un descuento

Por defecto no se combinan: el bono ya bajó el precio de esas líneas y el código las descontaría dos veces. Si querés permitirlo en un pack puntual, tildá “Se puede combinar con códigos de descuento” en el bono del catálogo. En una reserva totalmente cubierta por un bono, el código se rechaza siempre: no queda nada que descontar.

Errores comunes

Buenas prácticas

1. Poné vencimiento. Un bono sin fecha es una deuda que no se cierra nunca. Seis meses es un buen punto de partida.
2. Dejá el precio y las sesiones por escrito en el catálogo: el comprobante que imprimís al asignarlo dice exactamente qué compró el cliente, y con eso dejás de discutirlo.
3. Cuidá el estado de las reservas. Una reserva confirmada se marca completada sola dos horas después de terminar, y ahí la sesión reservada pasa a usada. Marcarla a mano solo lo adelanta; lo que sí tenés que cargar vos es el no vino o la cancelación, para que el bono, los reportes y las comisiones digan la verdad.
4. Trabajá la lista de “por vencer” una vez por semana. Es la diferencia entre un cliente que vuelve y una sesión que se pierde.
5. Anulá, no improvises. Si algo salió mal, anulalo con el motivo escrito: dentro de tres meses ese renglón es lo único que va a explicar el saldo.
6. Mirá el pasivo abierto antes de hacer una promo grande. Es plata que ya cobraste y todavía tenés que trabajar.

Y si el cliente viene todas las semanas

Un bono de diez sesiones suele terminar en “todos los viernes a las 15:00”. Eso se agenda de una sola vez con Reservas recurrentes, un módulo aparte, también incluido en tu plan, que activás desde Más funciones. Con los dos módulos activos, la pantalla del bono tiene un botón para armar la serie con las sesiones que le quedan: ver Reservas recurrentes.