Fichas de cliente: alergias, saúde e acompanhamento de cada visita

Atualizado em sábado, 31 de outubro de 2026

O alerta do cliente, a ficha de saúde e o acompanhamento de cada visita com arquivos privados, e o que cada pessoa da equipe vê.

Se no seu negócio você toca a pele, o cabelo ou o corpo dos clientes, precisa saber das alergias antes de começar e anotar o que fez em cada visita. O módulo Fichas de cliente reúne tudo isso na ficha de cada cliente, à mão em cada agendamento.

É uma ficha para estética e bem-estar. Não é um prontuário médico: não tem diagnósticos, receitas nem assinatura digital certificada.

O que inclui

Alerta: uma linha curta fixada no cliente (“Alérgica a látex”). Esta parte todos os negócios têm, com ou sem o módulo: é preenchida em Editar cliente e toda a equipe vê na agenda, nos agendamentos e na agenda de cada profissional.
Ficha de saúde: alergias, condições de saúde, medicação, contraindicações e outras notas.
Acompanhamento: uma nota por visita, com a data, o serviço, quem escreveu e fotos ou PDF anexados.
Formulários: anamneses e consentimentos que o cliente preenche e assina num tablet do estabelecimento, com cópia em PDF.

Como ativar

Vá em Mais funções e toque em Ativar em Fichas de cliente. Está incluído no seu plano. Veja Mais funções: os módulos do seu plano.

A ficha de saúde

Em Clientes, abra um cliente e toque em Preencher ficha. Escreva as alergias separadas por vírgulas e preencha o que for preciso. As alergias aparecem como etiquetas no agendamento e na janela do agendamento na agenda.

A ficha de saúde é vista pelo dono, pelos administradores e pelos gerentes, e pelos profissionais conforme o que o negócio escolher (veja abaixo). Quem edita são o dono, os administradores e os gerentes.

O acompanhamento de cada visita

Há três lugares para escrever uma nota:

Na ficha do cliente, na seção Acompanhamento, com Adicionar nota. Você escolhe a data da visita e o serviço.
No agendamento, no painel: a nota fica ligada a esse atendimento e ao serviço dele.
Na agenda do profissional: ele abre o agendamento e escreve a nota abaixo das notas internas. Pelo celular pode anexar fotos com a câmera.

Cada nota aceita até 10 arquivos (fotos ou PDF de até 10 MB cada). Os arquivos ficam à parte, num armazenamento privado: só abrem pelo Citauno, para quem tem permissão, e cada abertura fica registrada.

Com Ver as notas você abre o acompanhamento completo, que pode ser filtrado por texto, serviço, quem escreveu e datas.

Editar e remover uma nota

Só quem escreveu a nota pode editá-la. Cada edição guarda a versão anterior: toque em Ver a versão anterior para lê-la.
O autor, o dono, os administradores e os gerentes podem remover uma nota. Ela deixa de aparecer no acompanhamento, mas fica guardada no registro de alterações.

Formulários: anamneses e consentimentos

Criar um formulário

No menu, abra Formulários e toque em Novo formulário. Quem cria é o dono ou um administrador.

Escolha o tipo: Anamnese (perguntas sobre a saúde e os hábitos) ou Consentimento (um texto que o cliente aceita com sua assinatura).
Escreva o nome e o texto para o cliente. Num consentimento, esse texto é o que o cliente aceita.
Adicione as perguntas. Cada uma tem um tipo de resposta: texto, número inteiro, número com decimais, uma opção, várias opções ou sim/não. As opções são escritas uma por linha. Marque Obrigatória nas que não podem ficar vazias.
Marque os serviços que o pedem, a validade em meses (vazio: não vence) e as assinaturas: a do cliente, a do profissional ou as duas.

Se você mudar um formulário que já tem respostas, a mudança vale para as próximas. Cada resposta guarda as perguntas como o cliente as assinou.

Preencher no estabelecimento

Abra o agendamento, ou a ficha do cliente, e toque em Preencher (ou Preencher formulário para escolher outro). Passe o tablet ou o celular ao cliente: ele responde, escreve o nome e assina com o dedo dentro do quadro. Com ES, PT e EN no canto superior direito, o formulário aparece no idioma dele.

Ao salvar, a resposta fica na seção Formulários da ficha do cliente, com a data, quem pediu e as assinaturas. Alguns segundos depois é gerada a cópia em PDF.

Ficha pendente e ficha completa

Quando um serviço pede um formulário, os agendamentos dele mostram Ficha pendente até o cliente ter uma resposta vigente: completa e sem vencer no dia do horário. Depois mostram Ficha completa. Você vê isso no agendamento, na janela do agendamento da agenda e na agenda do profissional.

Enviar uma cópia ou corrigir uma resposta

Enviar cópia por e-mail manda ao cliente o PDF da resposta. O cliente precisa ter e-mail.
Uma resposta assinada não é editada. Se tiver um erro, toque em Anular esta resposta, escreva o motivo e peça o formulário de novo. A resposta anulada continua visível, marcada como anulada, e fica no registro de alterações.

Anulam o dono, os administradores, os gerentes e quem preencheu o formulário com o cliente.

O que os profissionais veem

Em Contas e acessos, a seção O que os profissionais veem da ficha tem três opções:

Opção	O que um profissional vê
Nada	Só o alerta do cliente
Os seus clientes (a que vem escolhida)	A ficha dos clientes que tiveram um atendimento com ele ou ela
Todos os clientes	A ficha de qualquer cliente do negócio

No agendamento, o profissional vê as alergias do cliente e toca em Ver ficha para abrir a ficha completa: o alerta, a ficha de saúde, as visitas recentes (as dele, ou todas com Todos os clientes) e o acompanhamento. Só pode ler.

Um profissional escreve notas só nos próprios agendamentos e só edita as notas que escreveu. O dono, os administradores e os gerentes sempre veem todas as fichas.

Com a mesma opção, o profissional preenche formulários com o cliente nos próprios agendamentos e lê as respostas. Ele não anula nem envia cópias: isso fica com o dono, um administrador ou um gerente.

Se você desligar o módulo

Nada é apagado. O que já foi registrado continua visível, mas não dá para adicionar nem editar fichas e notas até ativar de novo. O alerta continua funcionando.
Os formulários respondidos continuam visíveis e podem ser enviados por e-mail; não se preenchem formulários novos e os agendamentos deixam de mostrar Ficha pendente.

Ao mesclar clientes duplicados

Se você mesclar duas fichas do mesmo cliente, as alergias se juntam, os textos de saúde se somam e o acompanhamento das duas fica numa só. Veja Clientes: ficha, busca, bloqueio e mesclagem.
Os formulários respondidos das duas passam para a ficha que fica.

Erros comuns

Sintoma	Causa	Solução
Não vejo Adicionar nota	O módulo está desligado, ou você é profissional e o agendamento não é seu	Ative o módulo em Mais funções, ou escreva a nota no seu próprio agendamento
Um profissional não vê o acompanhamento	A opção do negócio é Nada, ou com Os seus clientes ele nunca atendeu esse cliente	Mude a opção em Contas e acessos
Não consigo editar uma nota	Outra pessoa escreveu	Peça a quem escreveu para corrigir, ou adicione uma nota nova
Um arquivo não é anexado	Não é foto nem PDF, ou tem mais de 10 MB	Tire uma foto nova ou salve o documento como PDF
Um agendamento continua com Ficha pendente	A resposta vence antes do horário, está anulada ou é de outro formulário	Preencha de novo o formulário que aparece no agendamento
Não vejo Formulários no menu	O módulo está desligado, ou você não é dono nem administrador	Ative o módulo, ou peça a um administrador que crie o formulário

O que você já tem

Sabe registrar o alerta, a ficha de saúde e o acompanhamento de cada visita.
Sabe quem vê cada parte e como escolher o que os profissionais veem.
Sabe que as edições guardam a versão anterior e que os arquivos são privados.
Sabe criar formulários, colhê-los assinados no estabelecimento e corrigir uma resposta anulando-a.

Próximo passo

Confira o que cada função vê em Papéis e matriz de permissões.