Fichas de cliente: alergias, saúde e acompanhamento de cada visita

Se no seu negócio você toca a pele, o cabelo ou o corpo dos clientes, precisa saber das alergias antes de começar e anotar o que fez em cada visita. O módulo Fichas de cliente reúne tudo isso na ficha de cada cliente, à mão em cada agendamento.

É uma ficha para estética e bem-estar. Não é um prontuário médico: não tem diagnósticos, receitas nem assinatura digital certificada.

O que inclui

• Alerta: uma linha curta fixada no cliente (“Alérgica a látex”). Esta parte todos os negócios têm, com ou sem o módulo: é preenchida em Editar cliente e toda a equipe vê na agenda, nos agendamentos e na agenda de cada profissional.
• Ficha de saúde: alergias, condições de saúde, medicação, contraindicações e outras notas.
• Acompanhamento: uma nota por visita, com a data, o serviço, quem escreveu e fotos ou PDF anexados.
• Formulários: anamneses e consentimentos que o cliente preenche e assina num tablet do estabelecimento ou no celular, com um link, com cópia em PDF.
• Fotos: fotos privadas de cada visita, marcadas antes, durante ou depois, com uma galeria por cliente.

Como ativar

Vá em Mais funções e toque em Ativar em Fichas de cliente. Está incluído no seu plano. Veja Mais funções: os módulos do seu plano.

A ficha de saúde

Em Clientes, abra um cliente e toque em Preencher ficha. Escreva as alergias separadas por vírgulas e preencha o que for preciso. As alergias aparecem como etiquetas no agendamento e na janela do agendamento na agenda.

A ficha de saúde é vista pelo dono, pelos administradores e pelos gerentes, e pelos profissionais conforme o que o negócio escolher (veja abaixo). Quem edita são o dono, os administradores e os gerentes.

O acompanhamento de cada visita

Há três lugares para escrever uma nota:

• Na ficha do cliente, na seção Acompanhamento, com Adicionar nota. Você escolhe a data da visita e o serviço.
• No agendamento, no painel: a nota fica ligada a esse atendimento e ao serviço dele.
• Na agenda do profissional: ele abre o agendamento e escreve a nota abaixo das notas internas. Pelo celular pode anexar fotos com a câmera.

Cada nota aceita até 10 arquivos (fotos ou PDF de até 10 MB cada). Os arquivos ficam à parte, num armazenamento privado: só abrem pelo Citauno, para quem tem permissão, e cada abertura fica registrada.

Com Ver as notas você abre o acompanhamento completo, que pode ser filtrado por texto, serviço, quem escreveu e datas.

Editar e remover uma nota

• Só quem escreveu a nota pode editá-la. Cada edição guarda a versão anterior: toque em Ver a versão anterior para lê-la.
• O autor, o dono, os administradores e os gerentes podem remover uma nota. Ela deixa de aparecer no acompanhamento, mas fica guardada no registro de alterações.

Formulários: anamneses e consentimentos

Criar um formulário

No menu, abra Formulários e toque em Novo formulário. Quem cria é o dono ou um administrador.

1. Escolha o tipo: Anamnese (perguntas sobre a saúde e os hábitos) ou Consentimento (um texto que o cliente aceita com sua assinatura).
2. Escreva o nome e o texto para o cliente. Num consentimento, esse texto é o que o cliente aceita.
3. Adicione as perguntas. Cada uma tem um tipo de resposta: texto, número inteiro, número com decimais, uma opção, várias opções ou sim/não. As opções são escritas uma por linha. Marque Obrigatória nas que não podem ficar vazias.
4. Marque os serviços que o pedem, a validade em meses (vazio: não vence) e as assinaturas: a do cliente, a do profissional ou as duas.

Se você mudar um formulário que já tem respostas, a mudança vale para as próximas. Cada resposta guarda as perguntas como o cliente as assinou.

Preencher no estabelecimento

Abra o agendamento, ou a ficha do cliente, e toque em Preencher (ou Preencher formulário para escolher outro). Passe o tablet ou o celular ao cliente: ele responde, escreve o nome e assina com o dedo dentro do quadro. Com ES, PT e EN no canto superior direito, o formulário aparece no idioma dele.

Ao salvar, a resposta fica na seção Formulários da ficha do cliente, com a data, quem pediu e as assinaturas. Alguns segundos depois é gerada a cópia em PDF.

Enviar por link

O cliente também pode preencher no celular antes de chegar, sem criar conta.

1. No agendamento, toque em Enviar link ao lado do formulário (ou em Preencher formulário e depois em Enviar link para escolher outro).
2. Escolha como enviar: Enviar por WhatsApp abre uma conversa com o cliente e a mensagem já escrita, Enviar por e-mail manda por e-mail e Copiar copia o link para você colar onde quiser.
3. O cliente abre o link, responde, escreve o nome e assina com o dedo. A resposta aparece no agendamento e na ficha dele, marcada pelo link.

Enquanto ele não responde, o formulário aparece como Link enviado. O link vence em 72 horas ou quando começa o horário, o que vier primeiro; se venceu, toque em Gerar um link novo. Para que ele pare de funcionar antes, toque em Anular link.

Não é preciso enviar à mão: quando um serviço pede um formulário, o e-mail do agendamento e a página do agendamento (a que abre a partir dos lembretes de WhatsApp) já trazem o botão para preencher.

Se o formulário pede a assinatura do profissional, depois que o cliente assina aparece Falta a assinatura do profissional na resposta: o profissional assina ali e o PDF é atualizado.

Ficha pendente e ficha completa

Quando um serviço pede um formulário, os agendamentos dele mostram Ficha pendente até o cliente ter uma resposta vigente: completa e sem vencer no dia do horário. Depois mostram Ficha completa. Você vê isso no agendamento, na janela do agendamento da agenda e na agenda do profissional.

Enviar uma cópia ou corrigir uma resposta

• Enviar cópia por e-mail manda ao cliente o PDF da resposta. O cliente precisa ter e-mail.
• Uma resposta assinada não é editada. Se tiver um erro, toque em Anular esta resposta, escreva o motivo e peça o formulário de novo. A resposta anulada continua visível, marcada como anulada, e fica no registro de alterações.

Anulam o dono, os administradores, os gerentes e quem preencheu o formulário com o cliente.

Fotos de cada visita

As fotos são adicionadas pelo agendamento, na seção Fotos: no painel ou na agenda do profissional, pelo celular.

1. Escolha o momento: Antes, Durante ou Depois.
2. Toque em Fotos: o celular oferece tirar uma foto com a câmera ou escolher da galeria. Você pode enviar várias juntas.
3. Se quiser, escreva uma descrição (“7.1 + matizador pérola”) e marque Autoriza uso no portfólio se o cliente aceitou.
4. Toque em Enviar fotos. Em alguns segundos elas aparecem no agendamento.

Cada agendamento aceita até 10 fotos, de até 10 MB cada (JPG, PNG, WebP ou HEIC).

Na ficha do cliente, a seção Fotos mostra as últimas e o link abaixo abre a galeria: um cartão por visita, com as fotos de antes, durante e depois lado a lado, para comparar. Dá para filtrar por serviço, momento e datas.

As fotos são privadas. Não têm link público: abrem pelo Citauno, com um link que vence em um minuto, e abrir uma em tamanho real fica no registro de alterações. As cópias exibidas não levam os dados da câmera nem a localização do celular.

A autorização para o portfólio fica salva em cada foto, com quem a registrou. Por enquanto nada é publicado: fica pronta para uma galeria pública mais adiante. Quem tirou a foto, um gerente, um administrador ou o dono podem tirar a autorização ou remover a foto (ela fica guardada, mas não aparece).

O que os profissionais veem

Em Contas e acessos, a seção O que os profissionais veem da ficha tem três opções:

No agendamento, o profissional vê as alergias do cliente e toca em Ver ficha para abrir a ficha completa: o alerta, a ficha de saúde, as visitas recentes (as dele, ou todas com Todos os clientes) e o acompanhamento. Só pode ler.

Um profissional escreve notas só nos próprios agendamentos e só edita as notas que escreveu. O dono, os administradores e os gerentes sempre veem todas as fichas.

Com a mesma opção, o profissional preenche formulários com o cliente nos próprios agendamentos e lê as respostas. Ele não anula nem envia cópias: isso fica com o dono, um administrador ou um gerente.

Se você desligar o módulo

Nada é apagado. O que já foi registrado continua visível, mas não dá para adicionar nem editar fichas e notas até ativar de novo. O alerta continua funcionando.
Os formulários respondidos continuam visíveis e podem ser enviados por e-mail; não se preenchem formulários novos e os agendamentos deixam de mostrar Ficha pendente.
As fotos continuam visíveis; não são enviadas fotos novas.

Ao mesclar clientes duplicados

Se você mesclar duas fichas do mesmo cliente, as alergias se juntam, os textos de saúde se somam e o acompanhamento das duas fica numa só. Veja Clientes: ficha, busca, bloqueio e mesclagem.
Os formulários respondidos das duas passam para a ficha que fica.
As fotos também.

Erros comuns

O que você já tem

• Sabe registrar o alerta, a ficha de saúde e o acompanhamento de cada visita.
• Sabe quem vê cada parte e como escolher o que os profissionais veem.
• Sabe que as edições guardam a versão anterior e que os arquivos são privados.
• Sabe criar formulários, colhê-los assinados no estabelecimento ou enviá-los por link, e corrigir uma resposta anulando-a.
• Sabe tirar fotos de antes e depois em cada visita e compará-las na galeria do cliente.

Próximo passo

Confira o que cada função vê em Papéis e matriz de permissões.