Clientes: ficha, busca, bloqueio e mesclagem

Clientes, no menu do painel, é a lista de todas as pessoas que reservaram no seu negócio ou que você cadastrou. Cada uma tem sua ficha: dados, contadores e histórico de reservas.

As fichas são criadas sozinhas quando alguém reserva online ou quando você lança uma reserva com um cliente novo. Também dá para criar uma à mão com Novo cliente.

Quem acessa

Dono(a), Administrador(a) e Gerente. Um Profissional não tem a seção Clientes: vê os clientes nas próprias reservas, e o telefone e o email só se o negócio permitir. Veja Papéis e matriz de permissões.

Buscar um cliente

Digite na busca (“Buscar por nome, email ou telefone”) e aperte Enter. Ela encontra por:

• nome e sobrenome, ou parte deles;
• email, ou parte dele;
• número de WhatsApp, ou parte dos dígitos;
• RUC / CNPJ.

A lista vem em ordem alfabética pelo nome e é paginada. Cada linha mostra o nome, o email e o WhatsApp, e quantas reservas a pessoa tem. Toque numa linha para abrir a ficha.

A ficha do cliente

Dados e contadores

À esquerda ficam as iniciais, o nome, o email, o WhatsApp e o aniversário (se você cadastrou). Se o número estiver bloqueado, aparece no alto a etiqueta Bloqueado.

Embaixo, os contadores:

Os contadores se atualizam sozinhos sempre que o status de uma reserva muda (inclusive com Corrigir estado) e quando uma reserva passa para outro cliente. Veja Status de reserva.

Botões

Observações e histórico

À direita:

• Observações: o que você anotou na ficha, se houver.
• Indicações e códigos: só com o módulo de códigos de desconto, se o cliente tem um código ou veio indicado.
• Os pacotes que a pessoa tem ou teve, se o seu negócio usa pacotes.
• Histórico de reservas: as últimas 20 reservas, da mais nova para a mais antiga, com serviços, data, horário e status. Toque numa para abri-la.

Pacotes e códigos de desconto são módulos ativados sob pedido. Veja Mais funções.

Editar os dados

Editar abre estes campos:

Toque em Atualizar para salvar. As reservas mostram sempre o nome da ficha: se você corrigir aqui, fica corrigido em todas as reservas da pessoa.

As Observações da ficha são da equipe: o cliente não vê. Servem para o que vale em todas as visitas. Para o que é de um atendimento, use as notas internas da reserva.

Novo cliente

Novo cliente, no alto da lista, abre os mesmos campos e Criar.

Várias pessoas com o mesmo WhatsApp

Um mesmo número costuma ser de uma família: a mãe reserva para ela e para os filhos pelo próprio celular. Por isso, para o Citauno um cliente é o número de WhatsApp mais o nome completo. Quando chega uma reserva, online ou lançada pela equipe, acontece o seguinte:

Na comparação de nomes não importam maiúsculas, acentos nem espaços a mais: “María” e “maria” são a mesma pessoa. Quando a reserva vai para uma ficha que já existe, ela só completa os dados que faltavam.

Na prática:

• Um erro de digitação cria outra ficha. “Umberto” e “Humberto” com o mesmo número são duas fichas. Junte com Mesclar. A página de reservas lembra das pessoas que já reservaram naquele dispositivo (“Para quem é a reserva?”), então o cliente quase não precisa digitar o nome de novo.
• O bloqueio é do número, não de uma ficha: bloquear uma pessoa bloqueia todas as que usam esse número (veja abaixo).
• Os pacotes são de cada pessoa. O pacote da mãe não paga o atendimento do filho, mesmo que eles dividam o número.

Bloquear um cliente

Para alguém que você não quer que volte a reservar online (por exemplo, depois de vários no-shows):

1. Abra a ficha e toque em Bloquear cliente.
2. Se quiser, escreva o Motivo (opcional).
3. Toque em Confirmar bloqueio.

O que o bloqueio faz:

O bloqueio vale para o número de WhatsApp: todas as fichas com esse número ficam bloqueadas, e cada uma avisa (“O número de WhatsApp está bloqueado na ficha de …”). Se a ficha não tem número, o bloqueio fica só nela.

Para tirar o bloqueio, toque em Desbloquear cliente em qualquer uma das fichas desse número. Como a ficha avisa, “Desbloquear libera o número para todas as fichas que o usam.”

Mesclar fichas duplicadas

Quando uma mesma pessoa ficou com duas fichas:

1. Abra a ficha que você quer manter.
2. Toque em Mesclar com outro cliente.
3. Em Mesclar cliente, busque a outra ficha por nome, telefone ou email (pelo menos 2 letras) e escolha. Ela aparece ao lado de Selecionado:.
4. Toque em Mesclar.

O que a mesclagem faz:

• Todas as reservas da outra ficha passam para a que você mantém, com os pacotes, os códigos de desconto e o registro de notificações.
• Os dados que a ficha mantida já tem ficam. A outra só completa os vazios: sobrenome, email, WhatsApp, aniversário, observações e RUC / CNPJ.
• Se a outra ficha estava bloqueada, a que você mantém fica bloqueada.
• Os contadores são recalculados com todas as reservas juntas.
• A outra ficha desaparece. Não dá para desfazer.

Se a outra ficha tem conta no Citauno, aparece o aviso “Este cliente tem uma conta ativa no Citauno” e o botão Mesclar só é liberado quando você marca “Entendo o risco e quero mesclar mesmo assim”. A conta não é excluída; se a ficha que você mantém não tinha conta, ela passa a ficar vinculada a essa.

Se as duas fichas têm contas do Citauno diferentes, a mesclagem não acontece: “Não é possível mesclar: os dois clientes têm conta própria no Citauno…”. Deixe as duas fichas.

Erros comuns