Clientes: ficha, búsqueda, bloqueo y fusión

Clientes, en el menú del panel, es la lista de todas las personas que reservaron en tu negocio o que cargaste vos. Cada una tiene su ficha: sus datos, sus contadores y su historial de reservas.

Las fichas se crean solas cuando alguien reserva online o cuando cargás una reserva con un cliente nuevo. También podés crear una a mano con Nuevo cliente.

Quién entra

Dueño/a, Administrador/a y Encargado/a. Un Profesional no tiene la sección Clientes: ve a sus clientes en sus propias reservas, y su teléfono y email solo si el negocio lo permite. Ver Roles y matriz de permisos.

Buscar un cliente

Escribí en el buscador (“Buscar por nombre, email o teléfono”) y apretá Enter. Encuentra por:

• nombre y apellido, o una parte;
• email, o una parte;
• número de WhatsApp, o una parte de sus dígitos;
• RUC.

La lista va en orden alfabético por nombre y se pagina. Cada fila muestra el nombre, el email y el WhatsApp, y cuántas reservas tiene. Tocá una fila para abrir la ficha.

La ficha del cliente

Datos y contadores

A la izquierda están las iniciales, el nombre, el email, el WhatsApp y el cumpleaños (si lo cargaste). Si su número está bloqueado, arriba aparece la etiqueta Bloqueado.

Debajo, los contadores:

Los contadores se actualizan solos cada vez que cambia el estado de una reserva (también con Corregir estado) y cuando una reserva pasa a otro cliente. Ver Estados de reserva.

Botones

Notas e historial

A la derecha:

• Notas: lo que cargaste en la ficha, si hay algo.
• Referidos y códigos: solo con el módulo de códigos de descuento, si el cliente tiene un código o vino referido.
• Los bonos que tiene o tuvo, si tu negocio usa bonos.
• Historial de reservas: sus últimas 20 reservas, de la más nueva a la más vieja, con servicios, fecha, hora y estado. Tocá una para abrirla.

Los bonos y los códigos de descuento son módulos que se activan a pedido. Ver Más funciones.

Editar los datos

Editar abre estos campos:

Tocá Actualizar para guardar. Las reservas muestran siempre el nombre de la ficha: si lo corregís acá, queda corregido en todas sus reservas.

Las Notas de la ficha son del equipo: el cliente no las ve. Sirven para lo que vale en todas sus visitas. Para lo que es de un turno, usá las notas internas de la reserva.

Nuevo cliente

Nuevo cliente, arriba de la lista, abre los mismos campos y Crear.

Varias personas con un mismo WhatsApp

Un mismo número suele ser de una familia: una mamá reserva para ella y para sus hijos desde su teléfono. Por eso, para Citauno un cliente es su número de WhatsApp más su nombre completo. Cuando llega una reserva, online o cargada por el equipo, pasa esto:

Al comparar nombres no importan las mayúsculas, los acentos ni los espacios de más: “María” y “maria” son la misma persona. Cuando la reserva va a una ficha que ya existe, solo le completa los datos que le faltaban.

Lo que esto significa en el día a día:

• Un error de tipeo crea otra ficha. “Umberto” y “Humberto” con el mismo número son dos fichas. Juntalas con Fusionar. La página de reservas recuerda a las personas que ya reservaron desde ese dispositivo (“¿Para quién es la reserva?”), así que el cliente casi no tiene que volver a escribir su nombre.
• El bloqueo es del número, no de una ficha: bloquear a una persona bloquea a todas las que usan ese número (ver abajo).
• Los bonos son de cada persona. El bono de la mamá no paga el turno del hijo, aunque compartan número.

Bloquear un cliente

Para alguien que no querés que vuelva a reservar online (por ejemplo, después de varios no-shows):

1. Abrí su ficha y tocá Bloquear cliente.
2. Si querés, escribí el Motivo (opcional).
3. Tocá Confirmar bloqueo.

Qué pasa con el bloqueo:

El bloqueo vale para el número de WhatsApp: todas las fichas con ese número quedan bloqueadas, y cada una lo dice (“Su número de WhatsApp está bloqueado en la ficha de …”). Si la ficha no tiene número, el bloqueo queda solo en esa ficha.

Para levantarlo, tocá Desbloquear cliente en cualquiera de las fichas de ese número. Como dice la ficha, “Desbloquear libera el número para todas las fichas que lo usan.”

Fusionar fichas duplicadas

Cuando una misma persona quedó con dos fichas:

1. Abrí la ficha que querés conservar.
2. Tocá Fusionar con otro cliente.
3. En Fusionar cliente, buscá la otra ficha por nombre, teléfono o email (al menos 2 letras) y elegila. Aparece al lado de Seleccionado:.
4. Tocá Fusionar.

Qué hace la fusión:

• Todas las reservas de la otra ficha pasan a la que conservás, con sus bonos, sus códigos de descuento y su registro de notificaciones.
• Los datos que la ficha conservada ya tiene se quedan. La otra solo completa los vacíos: apellido, email, WhatsApp, cumpleaños, notas y RUC.
• Si la otra ficha estaba bloqueada, la que conservás queda bloqueada.
• Los contadores se recalculan con todas las reservas juntas.
• La otra ficha desaparece. No se puede deshacer.

Si la otra ficha tiene cuenta de Citauno, aparece el aviso “Este cliente tiene una cuenta activa en Citauno” y el botón Fusionar se habilita recién cuando marcás “Entiendo el riesgo y quiero fusionar de todas formas”. La cuenta no se borra; si la ficha que conservás no tenía cuenta, queda vinculada a ella.

Si las dos fichas tienen cuentas de Citauno distintas, la fusión no se hace: “No se puede fusionar: los dos clientes tienen su propia cuenta en Citauno…”. Dejá las dos fichas.

Errores comunes