Fichas de cliente: alergias, salud y seguimiento de cada visita

Si en tu negocio tocás la piel, el pelo o el cuerpo de tus clientes, necesitás saber sus alergias antes de empezar y anotar qué hiciste en cada visita. El módulo Fichas de cliente junta todo eso en la ficha de cada cliente, a mano en cada reserva.

Es una ficha para estética y bienestar. No es una historia clínica médica: no tiene diagnósticos, recetas ni firma digital certificada.

Lo que incluye

• Alerta: una línea corta fijada en el cliente (“Alérgica al látex”). Esta parte la tienen todos los negocios, con o sin el módulo: se carga en Editar cliente y la ve todo el equipo en la agenda, en las reservas y en la agenda de cada profesional.
• Ficha de salud: alergias, condiciones de salud, medicación, contraindicaciones y otras notas.
• Seguimiento: una nota por visita, con la fecha, el servicio, quién la escribió y fotos o PDF adjuntos.
• Formularios: anamnesis y consentimientos que el cliente completa y firma en una tablet del local o en su teléfono, con un link, con copia en PDF.
• Fotos: fotos privadas de cada visita, marcadas antes, durante o después, con una galería por cliente.

Cómo activarlo

Andá a Más funciones y tocá Activar en Fichas de cliente. Está incluido en tu plan. Ver Más funciones: los módulos de tu plan.

La ficha de salud

En Clientes, abrí un cliente y tocá Completar ficha. Escribí las alergias separadas por comas y completá lo que corresponda. Las alergias aparecen como etiquetas en la reserva y en la ventana de la reserva de la agenda.

La ficha de salud la ven el dueño, los administradores y los encargados, y los profesionales según lo que elija el negocio (ver abajo). La editan el dueño, los administradores y los encargados.

El seguimiento de cada visita

Hay tres lugares para escribir una nota:

• En la ficha del cliente, en la sección Seguimiento, con Agregar nota. Elegís la fecha de la visita y el servicio.
• En la reserva, en el panel: la nota queda unida a ese turno y a su servicio.
• En la agenda del profesional: abre su reserva y escribe la nota debajo de las notas internas. Desde el celular puede adjuntar fotos con la cámara.

Cada nota acepta hasta 10 archivos (fotos o PDF de hasta 10 MB cada uno). Los archivos se guardan aparte, en un almacenamiento privado: solo se abren desde Citauno, por quien tiene permiso, y cada apertura queda registrada.

Con Ver las notas abrís el seguimiento completo, que se puede filtrar por texto, servicio, quién la escribió y fechas.

Editar y quitar una nota

• Solo quien escribió la nota puede editarla. Cada edición guarda la versión anterior: tocá Ver la versión anterior para leerla.
• El autor, el dueño, los administradores y los encargados pueden quitar una nota. Deja de verse en el seguimiento, pero queda guardada en el registro de cambios.

Formularios: anamnesis y consentimientos

Crear un formulario

En el menú, abrí Formularios y tocá Nuevo formulario. Lo crea el dueño o un administrador.

1. Elegí el tipo: Anamnesis (preguntas sobre la salud y los hábitos) o Consentimiento (un texto que el cliente acepta con su firma).
2. Escribí el nombre y el texto para el cliente. En un consentimiento, ese texto es lo que el cliente acepta.
3. Agregá las preguntas. Cada una tiene un tipo de respuesta: texto, número entero, número con decimales, una opción, varias opciones o sí/no. Las opciones se escriben una por línea. Marcá Obligatoria en las que no se pueden dejar vacías.
4. Marcá los servicios que lo piden, la validez en meses (vacío: no vence) y las firmas: la del cliente, la del profesional o las dos.

Si cambiás un formulario que ya tiene respuestas, el cambio vale para las próximas. Cada respuesta guarda las preguntas tal como el cliente las firmó.

Completarlo en el local

Abrí la reserva, o la ficha del cliente, y tocá Completar (o Completar formulario para elegir otro). Pasale la tablet o el celular al cliente: responde, escribe su nombre y firma con el dedo dentro del recuadro. Con ES, PT y EN arriba a la derecha, el formulario se muestra en su idioma.

Al guardar, la respuesta queda en la sección Formularios de la ficha del cliente, con la fecha, quién la pidió y las firmas. Unos segundos después se genera la copia en PDF.

Enviarlo por link

El cliente también puede completarlo en su teléfono antes de llegar, sin crear una cuenta.

1. En la reserva, tocá Enviar link junto al formulario (o Completar formulario y después Enviar link para elegir otro).
2. Elegí cómo mandarlo: Enviar por WhatsApp abre un chat con el cliente y el mensaje ya escrito, Enviar por email se lo manda por correo y Copiar lo copia para pegarlo donde quieras.
3. El cliente abre el link, responde, escribe su nombre y firma con el dedo. Su respuesta aparece en la reserva y en su ficha, marcada desde el link.

Mientras no responde, el formulario figura como Link enviado. El link vence a las 72 horas o cuando empieza el turno, lo que pase primero; si venció, tocá Generar un link nuevo. Para que deje de funcionar antes, tocá Anular link.

No hace falta enviarlo a mano: cuando un servicio pide un formulario, el email de la reserva y la página de la reserva (la que se abre desde los recordatorios de WhatsApp) ya traen el botón para completarlo.

Si el formulario pide la firma del profesional, después de que el cliente firma aparece Falta la firma del profesional en la respuesta: el profesional firma ahí y el PDF se actualiza.

Ficha pendiente y ficha completa

Cuando un servicio pide un formulario, sus reservas muestran Ficha pendiente hasta que el cliente tiene una respuesta vigente: completa y sin vencer el día del turno. Después muestran Ficha completa. Lo ves en la reserva, en la ventana de la reserva de la agenda y en la agenda del profesional.

Enviar una copia o corregir una respuesta

• Enviar copia por email le manda al cliente el PDF de su respuesta. Necesita que el cliente tenga email.
• Una respuesta firmada no se edita. Si tiene un error, tocá Anular esta respuesta, escribí el motivo y pedí el formulario de nuevo. La respuesta anulada se sigue viendo, marcada como anulada, y queda en el registro de cambios.

Anulan el dueño, los administradores, los encargados y quien completó el formulario con el cliente.

Fotos de cada visita

Las fotos se agregan desde la reserva, en la sección Fotos: en el panel o en la agenda del profesional, desde el celular.

1. Elegí el momento: Antes, Durante o Después.
2. Tocá Fotos: el celular ofrece sacar una foto con la cámara o elegirla de la galería. Podés subir varias juntas.
3. Si querés, escribí una descripción (“7.1 + matizador perla”) y marcá Autoriza uso en portfolio si el cliente lo aceptó.
4. Tocá Subir fotos. En unos segundos aparecen en la reserva.

Cada reserva admite hasta 10 fotos, de hasta 10 MB cada una (JPG, PNG, WebP o HEIC).

En la ficha del cliente, la sección Fotos muestra las últimas y el link de abajo abre la galería: una tarjeta por visita, con las fotos de antes, durante y después una al lado de la otra, para comparar. Se puede filtrar por servicio, momento y fechas.

Las fotos son privadas. No tienen link público: se abren desde Citauno, con un link que vence en un minuto, y abrir una en tamaño completo queda en el registro de cambios. Las copias que se muestran no llevan los datos de la cámara ni la ubicación del celular.

La autorización para el portfolio queda guardada en cada foto, con quién la registró. Por ahora no se publica nada: queda lista para una galería pública más adelante. Quien sacó la foto, un encargado, un administrador o el dueño pueden quitar la autorización o quitar la foto (queda guardada, pero no se ve).

Qué ven los profesionales

En Cuentas y accesos, la sección Qué ven los profesionales de la ficha tiene tres opciones:

Desde su reserva, el profesional ve las alergias del cliente y toca Ver ficha para abrir la ficha completa: la alerta, la ficha de salud, las visitas recientes (las suyas, o todas con Todos los clientes) y el seguimiento. Solo puede leerla.

Un profesional escribe notas solo en sus propias reservas y solo edita las notas que escribió. El dueño, los administradores y los encargados ven siempre todas las fichas.

Con la misma opción, el profesional completa formularios con el cliente en sus propias reservas y lee las respuestas. No los anula ni envía copias: eso lo hace el dueño, un administrador o un encargado.

Si apagás el módulo

Nada se borra. Lo que ya está cargado se sigue viendo, pero no se pueden agregar ni editar fichas ni notas hasta que lo actives de nuevo. La alerta sigue funcionando.
Los formularios respondidos se siguen viendo y se pueden enviar por email; no se completan formularios nuevos y las reservas dejan de mostrar Ficha pendiente.
Las fotos se siguen viendo; no se suben fotos nuevas.

Al fusionar clientes duplicados

Si fusionás dos fichas del mismo cliente, se unen las alergias, se suman los textos de salud y el seguimiento de las dos queda en una sola. Ver Clientes: ficha, búsqueda, bloqueo y fusión.
Los formularios respondidos de las dos pasan a la ficha que queda.
Las fotos también.

Errores comunes

Lo que ya tenés

• Sabés cargar la alerta, la ficha de salud y el seguimiento de cada visita.
• Sabés quién ve cada parte y cómo elegir qué ven los profesionales.
• Sabés que las ediciones guardan la versión anterior y que los archivos son privados.
• Sabés crear formularios, hacerlos firmar en el local o enviarlos por link, y corregir una respuesta anulándola.
• Sabés sacar fotos de antes y después en cada visita y compararlas en la galería del cliente.

Siguiente paso

Revisá qué ve cada rol en Roles y matriz de permisos.