Despesas e contas a pagar: aluguel, salários, insumos e vencimentos

Com o módulo Despesas e contas a pagar você acompanha o que o seu negócio gasta: aluguel, energia, salários, insumos, impostos. Cada despesa tem o seu vencimento, então você também sabe o que precisa pagar nesta semana.

Ele é ativado em Mais funções, sem custo, em negócios de horários. Aparece no menu lateral como Finanças, com Despesas e A pagar.

Suas categorias

Na primeira vez que você entra, o Citauno cria as categorias do seu país. No Brasil: Aluguel, Energia, Água, Salários, Insumos, Taxas de cartão e Impostos. No Paraguai: Alquiler, ANDE (luz), ESSAP (agua), Sueldos, IPS, Insumos, Comisiones bancarias e Impuestos. Em outros países, uma lista geral.

Em Finanças → Categorias você as altera, cria as suas e arquiva as que não usa. Cada categoria tem:

• Grupo: Fixas (aluguel, contas), Variáveis (insumos), Pessoal (salários), Impostos ou Outras. Organiza o resultado do mês.
• O gerente pode lançar e ver estas despesas: desligado em todas no início. Ligue, por exemplo, em Insumos para que o gerente lance o que compra; nunca em Salários.

Uma categoria arquivada mantém as suas despesas, mas não é oferecida para despesas novas. Restaurar volta a oferecê-la.

Lançar uma despesa

Em Finanças → Despesas → Lançar despesa você preenche:

• Valor, Categoria e Vence em: só isso é obrigatório.
• Fornecedor: os mesmos fornecedores de Vendas. São cadastrados em Finanças → Fornecedores.
• Unidade: se você tem mais de uma. Vazio é o negócio todo.
• Já está pago: marque se já pagou e escolha a data e a forma de pagamento.
• Observação e Foto ou PDF do comprovante, até 10 MB. No celular você pode tirar a foto na hora.

O comprovante fica guardado de forma privada: só abre para quem pode ver aquela despesa.

Despesas que se repetem e despesas parceladas

Ao lançar uma despesa, em Repetir você escolhe:

• Uma vez: uma única despesa.
• Todo mês: no mesmo dia de cada mês, a partir do vencimento. Se for dia 31, nos meses mais curtos cai no último dia (30 de novembro, 28 ou 29 de fevereiro).
• Toda semana: no mesmo dia da semana.
• Parcelado: o valor é o total e é dividido em parcelas mensais a partir do vencimento. Cada parcela é o total dividido pelo número de parcelas, e o que sobra vai na última: R$ 1.000,00 em 3 vezes são 333,33, 333,33 e 333,34.

Uma despesa que se repete pode ter data de fim (Até); vazio, não termina. O Citauno deixa lançados os próximos 3 meses, assim você os vê em A pagar, e a cada mês entra mais um. Já está pago e o comprovante vão na primeira.

Em Finanças → Recorrentes você vê cada despesa que se repete, com o próximo vencimento. Em Editar você muda o valor, a categoria, o fornecedor, a data ou o fim: a mudança vale para as despesas não pagas a partir de hoje; as pagas e as anteriores ficam como estão. Encerrar repetição apaga as despesas não pagas a partir de hoje e mantém o resto.

Editar só uma dessas despesas, como a conta de luz deste mês, muda só essa. Um mês que você apaga não volta a aparecer.

Bônus e descontos dos profissionais

Uma categoria pode somar ou subtrair em Comissões. Ao criá-la, em Uso em Comissões você escolhe:

• Bônus para um profissional: um prêmio, uma meta cumprida. Soma nas comissões dele.
• Desconto de um profissional: um adiantamento, uma falta. Subtrai das comissões dele.

Cada despesa dessa categoria pede o Profissional, também se ela se repete ou é parcelada. Em Comissões aparecem os bônus e descontos de cada profissional e a coluna Líquido: comissões mais bônus menos descontos. Contam no período do vencimento, pagos ou não. Um profissional que só tem um bônus também aparece. No detalhe dele você vê cada bônus e desconto com a data.

O uso é escolhido uma vez: quando a categoria já tem despesas não pode mudar, assim os meses anteriores não mudam de sinal. Para outro uso, crie outra categoria.

A lista de despesas

Finanças → Despesas mostra as despesas do período pelo vencimento, com Despesas do período, Pago e Falta pagar. Filtre por datas e por categoria. Uma despesa vencida e não paga aparece como Vencido.

Em Editar você altera uma despesa, marca como paga com Já está pago ou a exclui com Excluir despesa. Uma despesa excluída deixa de contar nos totais.

A pagar

Finanças → A pagar mostra tudo o que falta pagar, do vencimento mais antigo ao mais novo, com três totais: Vencido, Vence nesta semana e Vence neste mês. As datas são as do seu negócio: o que vence hoje só fica vencido amanhã.

Com Marcar como pago você escolhe a data (hoje, se não mudar) e a forma de pagamento, e a despesa sai da lista.

Quem vê o quê

Se nenhuma categoria está aberta ao gerente, ele não vê Finanças no menu.

Se você desligar o módulo

Finanças some do menu. As despesas e os comprovantes ficam guardados e voltam a aparecer se você o ativar de novo.