Gastos y cuentas por pagar: alquiler, sueldos, insumos y vencimientos

Con el módulo Gastos y cuentas por pagar llevás lo que gasta tu negocio: el alquiler, la luz, los sueldos, los insumos, los impuestos. Cada gasto tiene su vencimiento, así que también sabés qué tenés que pagar esta semana.

Se activa desde Más funciones, sin costo, en negocios de turnos. Aparece en el menú lateral como Finanzas, con Gastos y Por pagar.

Tus categorías

La primera vez que entrás, Citauno crea las categorías de tu país. En Paraguay: Alquiler, ANDE (luz), ESSAP (agua), Sueldos, IPS, Insumos, Comisiones bancarias e Impuestos. En Brasil: Aluguel, Energia, Água, Salários, Insumos, Taxas de cartão e Impostos. En otros países, una lista general.

En Finanzas → Categorías las cambiás, agregás las tuyas y archivás las que no usás. Cada categoría tiene:

• Grupo: Fijos (alquiler, servicios), Variables (insumos), Personal (sueldos), Impuestos u Otros. Ordena el resultado del mes.
• El encargado puede cargar y ver estos gastos: apagado en todas al empezar. Prendelo, por ejemplo, en Insumos para que el encargado cargue lo que compra; nunca en Sueldos.

Una categoría archivada conserva sus gastos, pero no se elige para gastos nuevos. Restaurar la vuelve a ofrecer.

Cargar un gasto

En Finanzas → Gastos → Cargar gasto completás:

• Monto, Categoría y Vence el: lo único obligatorio.
• Proveedor: los mismos proveedores de Ventas. Se cargan en Finanzas → Proveedores.
• Sucursal: si tenés más de una. Vacío es todo el negocio.
• Ya está pagado: marcalo si ya lo pagaste, y elegí la fecha y la forma de pago.
• Nota y Foto o PDF del comprobante, hasta 10 MB. En el celular podés sacar la foto en el momento.

El comprobante se guarda en privado: solo lo abren quienes pueden ver ese gasto.

Gastos que se repiten y gastos en cuotas

Al cargar un gasto, en Repetir elegís:

• Una vez: un solo gasto.
• Todos los meses: el mismo día de cada mes, desde el vencimiento. Si es el 31, en los meses más cortos cae el último día (30 de noviembre, 28 o 29 de febrero).
• Todas las semanas: el mismo día de la semana.
• En cuotas: el monto es el total y se divide en cuotas mensuales desde el vencimiento. Cada cuota es el total dividido por la cantidad, y lo que sobra va en la última: Gs. 1.000.000 en 3 cuotas son 333.333, 333.333 y 333.334.

Un gasto que se repite puede tener fecha de fin (Hasta); vacío, no termina. Citauno deja cargados los próximos 3 meses, así los ves en Por pagar, y cada mes suma uno. Ya está pagado y el comprobante van en el primero.

En Finanzas → Recurrentes ves cada gasto que se repite, con su próximo vencimiento. Con Editar cambiás el monto, la categoría, el proveedor, la fecha o el fin: el cambio vale para los gastos sin pagar desde hoy; los pagados y los anteriores quedan como están. Terminar repetición borra los gastos sin pagar desde hoy y conserva el resto.

Editar uno solo de esos gastos, como la factura de ANDE de este mes, cambia solo ese. Un mes que borrás no vuelve a aparecer.

Bonos y descuentos de los profesionales

Una categoría puede sumar o restar en Comisiones. Al crearla, en Uso en Comisiones elegís:

• Bono a un profesional: un premio, un objetivo cumplido. Suma en sus comisiones.
• Descuento a un profesional: un adelanto, un faltante. Resta de sus comisiones.

Cada gasto de esa categoría pide el Profesional, también si se repite o va en cuotas. En Comisiones aparecen los bonos y descuentos de cada profesional y la columna Neto: comisiones más bonos menos descuentos. Cuentan en el período en que vencen, estén pagados o no. Un profesional que solo tiene un bono también aparece. En su detalle ves cada bono y descuento con su fecha.

El uso se elige una vez: cuando la categoría ya tiene gastos no se puede cambiar, así los meses anteriores no cambian de signo. Para otro uso, creá otra categoría.

La lista de gastos

Finanzas → Gastos muestra los gastos del período por su vencimiento, con Gastos del período, Pagado y Falta pagar. Filtrá por fechas y por categoría. Un gasto vencido y sin pagar se marca como Vencido.

Con Editar cambiás un gasto, lo marcás como pagado con Ya está pagado o lo borrás con Borrar gasto. Un gasto borrado deja de contar en los totales.

Por pagar

Finanzas → Por pagar muestra todo lo que falta pagar, del vencimiento más viejo al más nuevo, con tres totales: Vencido, Vence esta semana y Vence este mes. Las fechas son las de tu negocio: lo que vence hoy no está vencido hasta mañana.

Con Marcar pagado elegís la fecha (hoy, si no la cambiás) y la forma de pago, y el gasto sale de la lista.

Quién ve qué

Si ninguna categoría está abierta al encargado, no ve Finanzas en el menú.

Si apagás el módulo

Desaparece Finanzas del menú. Los gastos y sus comprobantes se conservan y vuelven a aparecer si lo activás de nuevo.