Agendamentos recorrentes: o mesmo horário, repetido

Tem cliente que vem sempre no mesmo dia e na mesma hora: o retoque a cada três semanas, a massagem semanal, as dez sessões do pacote que já foi pago. Lançar isso um a um são vinte minutos de balcão e, mais cedo ou mais tarde, uma semana que alguém esqueceu de agendar.

Um agendamento recorrente (ou série) faz isso de uma vez: você define a regra — “toda sexta às 15h, por dez semanas” —, olha a lista completa de datas e só então tudo é criado.

As três telas

1. A regra. O quê, com quem, que dia, que horário, de quanto em quanto tempo e quantas vezes.
2. O relatório de conflitos. Todas as datas que saem dessa regra, uma a uma, com o motivo das que não podem ser agendadas. Ainda não foi criado nada.
3. A série. Já criada: os horários agendados, os que foram pulados e por quê.

Que nada seja escrito antes do passo 2 é a decisão de projeto mais importante aqui. Um sistema que agenda dez horários e “pula” em silêncio os que batem é um sistema que faz você perder um cliente sem avisar.

Criar uma série

Dois caminhos:

• A partir de um pacote, para agendar de uma vez as sessões que faltam ao cliente. O botão aparece na tela do pacote quando o seu negócio tem os dois módulos ativos, pacotes e agendamentos recorrentes. O formulário já vem com essa pessoa e com os serviços que o pacote cobre, e a quantidade de horários fica limitada às sessões que restam no pacote para o serviço escolhido.
• Avulsa, para um horário fixo sem pacote envolvido. Você escolhe o cliente como em qualquer agendamento (e, se ele não existe, cria ali).

Depois preenche a regra:

E uma caixinha que vale entender: “Avisar o cliente com uma única mensagem”. Uma série não manda uma confirmação por horário — seriam dez e-mails seguidos, que acabam marcados como spam. Sai uma só, a do primeiro horário, e ali o cliente vê tudo o que ficou agendado. Ela vem marcada. Se você desmarcar, não sai nenhum aviso de agendamento e o aviso fica por sua conta; os lembretes de cada horário saem do mesmo jeito, cada um no seu dia.

Quando estiver pronto, Ver as datas.

O relatório de conflitos

Aqui cada data aparece como Livre ou Conflito, com a contagem de cada uma no topo.

Os motivos possíveis são estes, e são todos os que existem:

Para cada conflito você escolhe o que fazer:

• Pular (o que acontece por padrão se você não mexer): aquela data não é agendada, e o motivo fica anotado na série. Nada é descartado em silêncio.
• Mover para…: você dá outra data e hora para aquele horário específico. Ele continua sendo “o atendimento número 6” da série.
• Agendar mesmo assim: aparece quando a série tem um profissional escolhido e o que impede a data é a agenda dele (outra reserva, um bloqueio, um dia fechado), ou quando a data fica além do ano. O relatório mostra o que há naquele horário e, ao confirmar, o atendimento é agendado por cima, igual ao formulário de uma reserva avulsa, e fica registrado no histórico dele. Se a agenda mudou depois que você leu o relatório, aquele atendimento não é agendado e vai para “pulados” com o motivo. Com qualquer profissional não aparece: não há em cima de quem agendar.

Ao confirmar, o Citauno recalcula as datas antes de escrever: se alguém pegou um horário enquanto você lia o relatório, aquele atendimento cai sozinho em vez de passar por cima da reserva do outro.

O que fica criado

Agendamentos comuns. Cada atendimento da série:

• Aparece no calendário e na agenda do profissional.
• Manda o lembrete dele como qualquer outro.
• É cobrado, remarcado e cancelado como qualquer outro.
• Se a série sai de um pacote, desconta uma sessão pelas regras de sempre (veja Pacotes).

A tela da série mostra os criados, os pulados com o motivo, quantos faltam e a situação (Ativa, Terminada, Cancelada).

Estender uma série

Quando faltam 2 horários ou menos na série, a tela dela avisa. Com Estender a série você adiciona mais datas com a mesma regra: o mesmo dia, a mesma hora, o mesmo ritmo, o mesmo serviço e o mesmo profissional. O botão também aparece na lista de agendamentos recorrentes, ao lado de Ver.

1. Quanto. Escolha uma de duas opções: quantidade de horários a mais (por exemplo, 8) ou até um dia (por exemplo, 20 de dezembro). A tela mostra qual seria a próxima data antes de você escolher.
2. O relatório de conflitos, igual ao da criação da série, mas só com as datas novas. Nada é agendado ainda.
3. Adicionar. Os horários novos entram na mesma série e seguem a numeração (“Horário 9”, “Horário 10”…). O cliente recebe um único aviso, o do primeiro horário novo, se a caixa estiver marcada.

Vale saber:

• O ritmo é respeitado. Uma série “a cada 2 semanas” continua a cada 2 semanas a partir da última data, não a partir de hoje.
• Uma série que já terminou também pode ser estendida. Se o cliente ficou um tempo sem vir, as datas novas começam na próxima data do ritmo que ainda não passou: nada é agendado no passado.
• Dá para adicionar até 52 horários por vez, e nunca mais de um ano à frente a partir de hoje.
• Com pacote, não dá para adicionar mais horários do que as sessões que restam no pacote.
• Uma série cancelada não pode ser estendida: crie uma nova.
• Para mudar o dia, a hora ou o profissional, estender não serve: cancele o que falta e crie uma série nova.

Mudar um horário sem mexer no resto

Essa é a pergunta que todo mundo faz, então vai em tabela:

Não existe “editar todos”: uma série não é uma regra viva que se recalcula, são atendimentos reais já na agenda de alguém. Reescrever a regra para trás seria mover horários que o cliente já confirmou.

Ao cancelar vários atendimentos de uma vez, o cliente recebe um único aviso, não um por horário. E se os atendimentos saíam de um pacote, as sessões voltam para o pacote pelo mesmo caminho de qualquer cancelamento.

O horário de verão

Se o seu negócio fica num país que muda a hora, “sextas às 15h” significa 15h no seu relógio, sempre, antes e depois da mudança. O atendimento não anda uma hora.

O único caso estranho é o dia em que o relógio pula para a frente e aquela hora não existe: essa data aparece no relatório com esse motivo, e você a move para outro horário.

Limites

• Até 52 atendimentos por vez (ao criar a série ou ao estendê-la) e um ano para frente.
• A cada 1 a 8 semanas. Não existe “todo dia” nem “toda primeira terça do mês”.
• Um serviço por série.
• É uma ferramenta interna: o cliente não monta uma série pela sua página pública.
• Quem cria é um administrador (um envio aqui compromete até 52 horários da agenda). Veja Papéis e matriz de permissões.

Erros comuns

Boas práticas

1. Leia o relatório de conflitos com calma. É o único momento em que decidir sai barato.
2. Não fixe um profissional sem necessidade. Com Quem estiver livre, muito mais datas são agendadas.
3. Comece com 8 ou 10 atendimentos, não com 52. Estender a série depois é um minuto; desmontar uma série de um ano, não.
4. Se a série sai de um pacote, confira o vencimento antes: as datas que caem depois já vêm marcadas, mas estender o pacote é melhor do que pular quatro atendimentos.
5. Avise com uma única mensagem e complemente pelo WhatsApp. Dez e-mails automáticos são o jeito mais rápido de virar spam.