Reservas recurrentes: la misma cita, repetida

Hay clientes que vienen siempre el mismo día a la misma hora: el retoque cada tres semanas, la sesión semanal de masajes, las diez sesiones del bono que ya pagó. Cargar eso cita por cita son veinte minutos de mostrador y, tarde o temprano, una semana que alguien se olvidó de agendar.

Una reserva recurrente (o serie) hace eso de una sola vez: definís la regla —“todos los viernes a las 15:00, por diez semanas”—, mirás la lista completa de fechas y recién ahí se crea todo.

Las tres pantallas

1. La regla. Qué, con quién, qué día, a qué hora, cada cuánto y cuántas veces.
2. El reporte de conflictos. Todas las fechas que salen de esa regla, una por una, con el motivo de las que no se pueden agendar. Todavía no se creó nada.
3. La serie. Ya creada: las citas que se agendaron, las que se omitieron y por qué.

Que nada se escriba antes del paso 2 es la decisión de diseño más importante acá. Un sistema que agenda diez citas y “saltea” en silencio las que chocan es un sistema que te hace perder un cliente sin avisarte.

Crear una serie

Dos caminos:

• Desde un bono, para agendar de una vez las sesiones que le quedan al cliente. El botón aparece en la pantalla del bono cuando tu negocio tiene activos los dos módulos, bonos y reservas recurrentes. El formulario ya viene con esa persona y con los servicios que el bono cubre, y la cantidad de citas se limita a las sesiones que le quedan al bono para el servicio elegido.
• Suelta, para una agenda fija sin bono de por medio. Elegís el cliente como en cualquier reserva (y si no existe, lo creás ahí).

Después se completa la regla:

Y una casilla que conviene entender: “Avisarle al cliente con un solo mensaje”. Una serie no manda una confirmación por cita —serían diez correos seguidos y terminan en spam—: sale una sola, la de la primera cita, y ahí el cliente ve lo que quedó agendado. Viene tildada. Si la destildás, no sale ningún aviso de reserva y le avisás vos; los recordatorios de cada cita salen igual, cada uno en su día.

Cuando está listo, Ver las fechas.

El reporte de conflictos

Acá aparece cada fecha con su estado: Libre o Conflicto. Arriba, cuántas de cada una.

Los motivos posibles son estos, y son todos los que hay:

Para cada conflicto elegís qué hacer:

• Omitir (lo que pasa por defecto si no tocás nada): esa fecha no se agenda, y el motivo queda anotado en la serie. Nada se descarta en silencio.
• Mover a…: cargás otra fecha y hora para esa cita puntual. Sigue siendo “la cita número 6” de la serie.
• Crear igual: aparece cuando la serie tiene un profesional elegido y lo que la frena es su agenda (otra reserva, un bloqueo, un día cerrado), o cuando la fecha queda más allá del año. El reporte te muestra qué hay en ese horario, y al confirmar la cita se agenda encima, igual que en el formulario de una reserva suelta, y queda anotado en su bitácora. Si la agenda cambió desde que miraste el reporte, esa cita no se agenda y queda en “omitidas” con el motivo. Con cualquier profesional no aparece: no hay a quién agendarle encima.

Cuando confirmás, Citauno vuelve a calcular las fechas antes de escribir: si alguien tomó un horario mientras mirabas el reporte, esa cita se cae sola en vez de pisar la reserva del otro.

Qué queda creado

Reservas comunes y corrientes. Cada cita de la serie:

• Aparece en el calendario y en la agenda del profesional.
• Manda su recordatorio como cualquier otra.
• Se cobra, se reprograma y se cancela igual que cualquier otra.
• Si la serie sale de un bono, descuenta una sesión con las mismas reglas de siempre (ver Bonos).

La pantalla de la serie te muestra las creadas, las omitidas con su motivo, cuántas faltan y el estado (Activa, Terminada, Cancelada).

Extender una serie

Cuando a la serie le quedan 2 citas o menos, su pantalla te avisa. Con Extender la serie le agregás más fechas con la misma regla: el mismo día, la misma hora, el mismo ritmo, el mismo servicio y el mismo profesional. También aparece en la lista de reservas recurrentes, al lado de Ver.

1. Cuánto. Elegís una de dos: cantidad de citas más (por ejemplo, 8) o hasta un día (por ejemplo, el 20 de diciembre). La pantalla te muestra cuál sería la próxima fecha antes de que elijas.
2. El reporte de conflictos, igual que al crear la serie, pero solo con las fechas nuevas. Todavía no se agenda nada.
3. Agregar. Las citas nuevas se suman a la misma serie y siguen la numeración (“Cita 9”, “Cita 10”…). El cliente recibe un solo aviso, el de la primera cita nueva, si dejás tildada la casilla.

Algunas cosas que conviene saber:

• El ritmo se respeta. Una serie “cada 2 semanas” sigue cada 2 semanas desde su última fecha, no desde hoy.
• Una serie que ya terminó también se extiende. Si el cliente dejó de venir un tiempo, las fechas nuevas arrancan en la próxima fecha del ritmo que todavía no pasó: nunca se agenda nada en el pasado.
• Se pueden agregar hasta 52 citas por vez, y nunca más de un año hacia adelante desde hoy.
• Con bono, no se pueden agregar más citas que las sesiones que le quedan al bono.
• Una serie cancelada no se extiende: creá una nueva.
• Si querés cambiar el día, la hora o el profesional, extender no sirve: cancelá las que faltan y creá una serie nueva.

Cambiar una cita sin tocar el resto

Esta es la pregunta que todo el mundo hace, así que va en tabla:

No existe un “editar todas”: una serie no es una regla viva que se reevalúa, son citas reales que ya están en la agenda de alguien. Cambiar la regla hacia atrás sería mover turnos que el cliente ya tiene confirmados.

Al cancelar varias citas de una, el cliente recibe un solo aviso, no uno por cita. Y si las citas salían de un bono, las sesiones vuelven al bono por el mismo camino que cualquier cancelación.

El horario de verano

Si tu negocio está en un país que cambia la hora, “los viernes a las 15:00” significa las 15:00 de tu reloj, siempre, antes y después del cambio. La cita no se corre una hora.

El único caso raro es el día en que el reloj salta hacia adelante y esa hora no existe: esa fecha aparece en el reporte con ese motivo, y la movés a otra hora.

Límites

• Hasta 52 citas por vez (al crear la serie o al extenderla) y un año hacia adelante.
• Cada 1 a 8 semanas. No hay “todos los días” ni “el primer martes del mes”.
• Un solo servicio por serie.
• Es una herramienta interna: el cliente no puede armar una serie desde tu página pública.
• La crea un Administrador/a (un submit acá compromete hasta 52 horarios de la agenda). Ver Roles y matriz de permisos.

Errores comunes

Buenas prácticas

1. Mirá el reporte de conflictos con calma. Es el único momento en que decidir es barato.
2. No pines un profesional si no hace falta. Con Cualquiera que esté libre se agendan muchas más fechas.
3. Empezá con 8 o 10 citas, no con 52. Extender la serie después lleva un minuto; desarmar una serie de un año, no.
4. Si la serie sale de un bono, revisá primero el vencimiento: las fechas que caen después ya vienen marcadas, pero es mejor extender el bono antes que omitir cuatro citas.
5. Avisá con un solo mensaje y contáselo por WhatsApp. Diez correos automáticos son la forma más rápida de que tus mensajes terminen en spam.