Depósitos e pagamentos antecipados

Se o seu negócio sofre com muitos no-shows (clientes que reservam e não aparecem) ou oferece serviços caros em que um no-show dói, você pode pedir um sinal antecipado. O cliente paga online e o pagamento confirma a reserva automaticamente.

Quando ativar o modo sinal

O único meio de cobrança é o tpago

Para cobrar online você precisa de três coisas:

1. O módulo Cobranças online com tpago ativado no seu negócio. É só para o Paraguai, não tem custo extra e ativamos sob pedido; os negócios novos começam sem ele. Peça em Mais funções, no menu do painel, com Pedir ativação (a mensagem chega para nós pelo WhatsApp; veja Mais funções). Enquanto não estiver ativado, o painel não mostra o item Pagamentos online (tpago) do menu, a seção Pagamentos online (sinal / adiantamento) das Configurações nem o sinal de cada serviço.
2. Uma conta de comércio da Bancard/tpago em nome do seu negócio, com suas credenciais. O dinheiro vai para essa conta, não para o Citauno.
3. A caixa “Aceitar pagamentos online” marcada nas Configurações.

Configurar o tpago

Vá em Pagamentos online (tpago) no menu do painel:

1. Preencha as quatro credenciais que a Bancard/tpago te deu: chave pública, chave privada, código de comércio e código de filial.
2. Copie a URL de confirmação de pagamento (callback) que a tela mostra e cadastre-a no painel do tpago. Sem esse passo os pagamentos são cobrados, mas a reserva não se confirma sozinha.
3. Salve e toque em Testar conexão: valida as credenciais com o tpago sem salvá-las. Não é obrigatório, mas vale a pena.

Também existe um modo sandbox para testar sem mover dinheiro de verdade.

Ainda não tem conta de comércio com a Bancard?

Você pode solicitá-la com o Formulário de adesão à Bancard: preencha online, baixe o PDF e envie ao seu contato na Bancard avisando que é para se integrar ao Citauno. Como o Citauno já está integrado à plataforma da Bancard, mencionar isso agiliza a adesão.

Enquanto você não tiver o tpago, deixe “Aceitar pagamentos online” desligado e use o modo de confirmação Manual: a reserva entra pendente, você combina o sinal por transferência e confirma à mão pelo painel. Dá mais trabalho, mas funciona desde o primeiro dia.

Como ativar a cobrança antecipada

Na mesma tela de Configurações convivem duas coisas diferentes que costumam ser confundidas:

• O Modo de confirmação (Automático / Manual / Depósito obrigatório), que decide se uma reserva entra confirmada ou pendente.
• A seção “Pagamentos online (sinal / adiantamento)”, que é a que realmente define quanto dinheiro é cobrado na reserva.

O que faz o botão de pagamento aparecer é a segunda. O modo Depósito obrigatório não cobra nada sozinho: uma reserva sem sinal a pagar fica pendente, igual ao modo Manual. E uma reserva que deve um sinal entra pendente até ser paga, seja qual for o modo. Em Configurações, seção “Pagamentos online (sinal / adiantamento)”:

1. Marque “Aceitar pagamentos online”.
2. Em “O que cobrar na reserva”, escolha uma das quatro opções:

3. Salve.

Sinal diferente por serviço

Na ficha de cada serviço existe um bloco “Sinal / depósito deste serviço” com quatro opções: Usar configuração do negócio (o normal), Porcentagem do preço, Valor fixo e Sem sinal.

Serve para o caso típico: política geral “Opcional” e sinal obrigatório só nos dois ou três serviços caros. Se uma reserva mistura serviços, cada linha contribui com a sua parte e o sinal total é a soma.

Como o cliente vê

1. Reserva normalmente (serviço → profissional → horário → dados).
2. Na tela de confirmação aparece um quadro verde com o valor e os botões de pagamento:
   • Se há sinal e ele é menor que o total, ele vê dois botões: “Pagar sinal Gs. 45.000” e “Pagar total Gs. 150.000”.
   • Se a política é pagamento total, ele vê um único botão pelo total: “Pagar Gs. 150.000”.
3. Toca no botão e vai para a página de pagamento do tpago.
4. Paga ali.
5. O tpago avisa o Citauno, a reserva passa a confirmada sozinha e o cliente recebe o e-mail de confirmação.

Esse mesmo quadro de pagamento reaparece no link da reserva e no detalhe da reserva dentro da conta do cliente. Se ele já pagou o sinal, ali lê “Seu horário já está confirmado. Você pode pagar o saldo de Gs. 105.000 quando quiser”, com um único botão pelo que falta: “Pagar Gs. 105.000”.

O pagamento confirma a reserva mesmo que o seu modo de confirmação seja manual: o pagamento é a confirmação.

O que acontece se ele não pagar

• A reserva fica com status pendente.
• Ocupa o horário no calendário enquanto isso.
• É recusada sozinha após 24 horas. O Citauno revisa as pendentes uma vez por hora. Quando já se passaram 24 horas desde que a reserva foi feita e o que foi pago ainda não cobre o sinal, ele a recusa, libera o horário e envia ao cliente o e-mail de cancelamento com o motivo “O sinal não foi pago a tempo e o horário foi liberado.” Na prática, isso acontece entre 24 e 25 horas depois.

Dois detalhes dessa regra:

• As 24 horas contam a partir da reserva, não do horário marcado. Se alguém reserva para daqui a poucas horas e não paga, a reserva continua pendente até o prazo acabar, mesmo que o horário já tenha passado: essas, resolva você.
• Elas só são recusadas enquanto o seu negócio pode cobrar online (o módulo ativo, “Aceitar pagamentos online” marcado e sua conta do tpago funcionando). Se você desligar os pagamentos online, as que esperavam sinal ficam pendentes para você confirmar ou recusar.

Você ainda pode liberá-lo antes de completar as 24 horas:

1. Revisa as pendentes em Reservas (ou no calendário).
2. Recusa ou cancela as que não foram pagas.
3. O horário é liberado e o cliente recebe o e-mail de cancelamento.

Cancelamentos e reembolsos

O que você faz hoje para devolver um sinal:

1. Cancela a reserva no Citauno (para liberar o horário e avisar o cliente).
2. Faz a devolução por fora: pelo seu painel da Bancard/tpago, ou por transferência ao cliente.
3. Anota o que devolveu onde você faz sua contabilidade. No Citauno o pagamento continuará constando como recebido, porque foi isso que aconteceu do seu lado.

Como não há reembolso automático, a sua política de cancelamento é o que organiza as expectativas. Preencha-a em Configurações, no campo Política de cancelamento: é um texto livre que o cliente lê em dois lugares — na sua página pública, no cartão “Política de cancelamento” da coluna lateral, e ao cancelar pelo link do e-mail, dentro do quadro amarelo da janela de confirmação. Ele não aparece no resumo da reserva. Escreva de forma direta, por exemplo: “Cancelando com mais de 4 horas de antecedência, devolvemos o sinal por transferência em até 48 horas. Com menos de 4 horas, o sinal não é devolvido.”

O saldo que ele paga ao chegar

Quando o cliente pagou só o sinal, sobra um saldo em aberto.

• O cliente pode pagar o saldo online com o mesmo botão, pelo detalhe da reserva dele.
• Se ele te pagar na loja (dinheiro, QR, cartão, transferência), esse pagamento você controla por fora do Citauno: no Citauno só ficam registrados os pagamentos online pelo tpago.

Onde ver o dinheiro

O dinheiro cai na sua conta do tpago, então o detalhe de cada cobrança (data, valor, taxa, devoluções) você vê no seu painel da Bancard/tpago. Esse é o extrato com o qual você concilia.

No Citauno você vê o efeito do pagamento na reserva: ela passa a confirmada quando o sinal ou o total é creditado. Se você tem o módulo Análises (também sob pedido), o cartão “Depósitos recebidos” soma os pagamentos do tipo sinal no período escolhido; ele aparece quando houve algum.

Taxas

A Bancard/tpago cobra uma taxa por transação conforme o seu contrato de comércio — consulte com eles, porque varia por ramo e volume. O Citauno não adiciona taxa própria sobre as cobranças aos seus clientes: o dinheiro cai direto na sua conta do tpago.

Erros comuns

Boas práticas

1. Comece com sinal pequeno: 20-30% é o padrão. Pedir 100% antecipado derruba a conversão.
2. Escreva a política de cancelamento antes de ativar o sinal, e seja específico sobre como e quando você devolve.
3. Revise as pendentes todo dia: é o que evita que uma reserva não paga bloqueie um horário.
4. Avise seus clientes habituais antes de começar a pedir sinal.
5. Concilie uma vez por semana o seu extrato do tpago com as reservas que foram confirmadas com pagamento.

O que você já tem

• tpago configurado, testado e com a URL de callback cadastrada.
• A política de cobrança definida no nível do negócio e, se precisar, por serviço.
• Clareza sobre o que o Citauno faz sozinho (cobrar e confirmar) e o que fica por sua conta (reembolsos, saldos em dinheiro, limpar pendentes).

O que fecha este guia

Com isso você completa os fluxos avançados do Citauno. Para ver o detalhe exaustivo de cada formulário e opção, vá ao guia de Referência.