Depósitos y pagos por adelantado

Si tu negocio sufre muchos no-shows (clientes que reservan pero no aparecen) o ofrecés servicios caros donde un no-show duele, podés pedir una seña por adelantado. El cliente paga online, y el pago confirma la reserva automáticamente.

Cuándo activar el modo seña

El único medio de cobro es tpago

Para cobrar online necesitás tres cosas:

1. El módulo Cobros online con tpago activado en tu negocio. Es solo para Paraguay, no tiene costo extra y lo activamos a pedido; los negocios nuevos empiezan sin él. Pedilo desde Más funciones, en el menú del panel, con Pedir activación (nos llega por WhatsApp; ver Más funciones). Mientras no esté activado, el panel no muestra la entrada Pagos online (tpago) del menú, la sección Pagos online (seña / adelanto) de Ajustes ni la seña de cada servicio.
2. Una cuenta de comercio de Bancard/tpago a nombre de tu negocio, con tus credenciales. La plata va a esa cuenta, no a Citauno.
3. La casilla “Aceptar pagos online” tildada en Ajustes.

Configurar tpago

Andá a Pagos online (tpago) en el menú del panel:

1. Cargá las cuatro credenciales que te dio Bancard/tpago: clave pública, clave privada, código de comercio y código de sucursal.
2. Copiá la URL de confirmación de pago (callback) que muestra la pantalla y cargala en el panel de tpago. Sin ese paso los pagos se cobran pero la reserva no se confirma sola.
3. Guardá y tocá Probar conexión: valida las credenciales contra tpago sin guardarlas. No es obligatorio, pero conviene.

Hay también un modo sandbox para probar sin mover plata real.

¿Todavía no tenés cuenta de comercio con Bancard?

Podés tramitarla con la Solicitud de adhesión a Bancard: completala online, descargá el PDF y envialo a tu contacto de Bancard aclarando que es para integrarte con Citauno. Como Citauno ya está integrado con la plataforma de Bancard, mencionarlo agiliza el alta.

Mientras no tengas tpago, dejá “Aceptar pagos online” apagado y usá el modo de confirmación Manual: la reserva entra pendiente, vos coordinás la seña por transferencia y confirmás a mano desde el panel. Es más trabajo, pero funciona desde el día uno.

Cómo activar el cobro por adelantado

En la misma pantalla de Ajustes conviven dos cosas distintas que suelen confundirse:

• El Modo de confirmación (Automático / Manual / Depósito requerido), que decide si una reserva entra confirmada o pendiente.
• La sección “Pagos online (seña / adelanto)”, que es la que realmente define cuánta plata se cobra al reservar.

Lo que hace que aparezca el botón de pago es la segunda. El modo Depósito requerido no cobra nada por sí solo: una reserva sin seña que pagar queda pendiente, igual que con Manual. Y una reserva que sí debe una seña entra pendiente hasta que se paga, sea cual sea el modo. En Ajustes, sección “Pagos online (seña / adelanto)”:

1. Tildá “Aceptar pagos online”.
2. En “Qué se cobra al reservar”, elegí una de las cuatro opciones:

3. Guardá.

Seña distinta por servicio

En la ficha de cada servicio hay un bloque “Seña / depósito de este servicio” con cuatro opciones: Usar configuración del negocio (lo normal), Porcentaje del precio, Monto fijo y Sin seña.

Sirve para el caso típico: política general “Opcional”, y seña obligatoria solo en los dos o tres servicios caros. Si una reserva mezcla servicios, cada línea aporta lo suyo y la seña total es la suma.

Cómo lo ve el cliente

1. Reserva normalmente (servicio → profesional → horario → datos).
2. En la pantalla de confirmación aparece un recuadro verde con el monto y los botones de pago:
   • Si hay seña y es menor al total, ve dos botones: “Pagar seña Gs. 45.000” y “Pagar total Gs. 150.000”.
   • Si la política es pago total, ve un solo botón por el total: “Pagar Gs. 150.000”.
3. Toca el botón y va a la página de pago de tpago.
4. Paga ahí.
5. tpago avisa a Citauno, la reserva pasa a confirmada sola y el cliente recibe el email de confirmación.

Ese mismo recuadro de pago vuelve a aparecer en el enlace de su reserva y en el detalle de la reserva dentro de la cuenta del cliente. Si ya pagó la seña, ahí lee “Tu turno ya está confirmado. Podés abonar el saldo de Gs. 105.000 cuando quieras”, con un solo botón por lo que falta: “Pagar Gs. 105.000”.

El pago confirma la reserva incluso si tu modo de confirmación es manual: el pago es la confirmación.

Qué pasa si no paga

• La reserva queda en estado pendiente.
• Ocupa el horario en el calendario mientras tanto.
• Se rechaza sola a las 24 horas. Citauno revisa las pendientes una vez por hora. Cuando pasaron 24 horas desde que se hizo la reserva y lo pagado todavía no cubre la seña, la rechaza, libera el horario y le manda al cliente el email de cancelación con el motivo “La seña no se pagó a tiempo y el horario se liberó.” En la práctica pasa entre las 24 y las 25 horas.

Dos detalles de esa regla:

• Las 24 horas se cuentan desde la reserva, no desde el turno. Si alguien reserva para dentro de pocas horas y no paga, la reserva sigue pendiente hasta que se cumple el plazo, aunque el turno ya haya pasado: esas, resolvelas vos.
• Solo se rechazan mientras tu negocio puede cobrar online (el módulo activo, “Aceptar pagos online” tildado y tu cuenta de tpago funcionando). Si apagás los pagos online, las que esperaban seña quedan pendientes para que las confirmes o rechaces vos.

Igual podés liberarlo vos antes de que se cumplan las 24 horas:

1. Revisás las pendientes en Reservas (o en el calendario).
2. Rechazás o cancelás las que no se pagaron.
3. El horario se libera y el cliente recibe el email de cancelación.

Cancelaciones y reembolsos

Lo que hacés hoy para devolver una seña:

1. Cancelás la reserva en Citauno (para liberar el horario y avisar al cliente).
2. Hacés la devolución por fuera: desde tu panel de Bancard/tpago, o por transferencia al cliente.
3. Anotás lo que devolviste donde lleves tu contabilidad. En Citauno el pago va a seguir figurando como cobrado, porque eso es lo que pasó de tu lado.

Como no hay reembolso automático, tu política de cancelación es lo que ordena las expectativas. Cargala en Ajustes, en el campo Política de cancelación: es un texto libre que el cliente lee en dos lugares — en tu página pública, en la tarjeta “Política de cancelación” de la columna lateral, y al cancelar desde el enlace del email, dentro del recuadro amarillo de la ventana de confirmación. No aparece en el resumen de la reserva. Escribila en criollo, por ejemplo: “Si cancelás con más de 4 horas de anticipación te devolvemos la seña por transferencia dentro de las 48 horas. Con menos de 4 horas, la seña no se devuelve.”

El saldo que paga al llegar

Cuando el cliente pagó solo la seña, queda un saldo pendiente.

• El cliente puede pagar el saldo online con el mismo botón, desde el detalle de su reserva.
• Si te paga en el local (efectivo, QR, tarjeta, transferencia), ese cobro lo llevás por fuera de Citauno: en Citauno solo quedan registrados los pagos online por tpago.

Dónde ver la plata

La plata se acredita en tu cuenta de tpago, así que el detalle de cada cobro (fecha, monto, comisión, devoluciones) lo ves en tu panel de Bancard/tpago. Ese es el estado de cuenta contra el que conciliás.

En Citauno ves el efecto del pago en la reserva: pasa a confirmada cuando se acredita la seña o el total. Si tenés el módulo Analítica (también a pedido), la tarjeta “Depósitos cobrados” suma los pagos de tipo seña del período elegido; aparece cuando hubo alguno.

Comisiones

Bancard/tpago cobra una comisión por transacción según tu contrato de comercio — consultala con ellos, porque varía por rubro y volumen. Citauno no agrega comisión propia sobre los cobros a tus clientes: el dinero se acredita directamente en tu cuenta de tpago.

Errores comunes

Buenas prácticas

1. Empezá con seña chica: 20-30% es estándar. Pedir 100% por adelantado baja la conversión.
2. Escribí la política de cancelación antes de activar la seña, y sé específico sobre cómo y cuándo devolvés.
3. Revisá las pendientes a diario: es lo que evita que un impago te bloquee un horario.
4. Avisá a tus clientes habituales antes de empezar a pedir seña.
5. Conciliá una vez por semana tu estado de cuenta de tpago contra las reservas que se confirmaron con pago.

Lo que ya tenés

• tpago configurado, probado y con la URL de callback cargada.
• La política de cobro definida a nivel negocio y, si hace falta, por servicio.
• Claridad sobre lo que Citauno hace solo (cobrar y confirmar) y lo que queda a tu cargo (reembolsos, saldos en efectivo, limpiar pendientes).

Lo que cierra esta guía

Con esto completás los flujos avanzados de Citauno. Para ver el detalle exhaustivo de cada formulario y opción, andá a la guía de Referencia.