Status de reserva: pendente, confirmada, concluída, no-show, cancelada

Cada reserva na Citauno está em um de 8 status. Esta é a referência completa.

Tabela de status

Com que status uma reserva nasce

Quais status ocupam o horário

Ocupam o espaço e bloqueiam novas reservas: pendente, confirmada, reagendada, concluída e no-show.

Liberam o espaço: rejeitada, cancelada pelo cliente e cancelada pelo negócio.

Por isso uma reserva pendente que ninguém resolve continua ocupando aquele horário.

O que muda sozinho

Há duas mudanças de status que o sistema faz sozinho, pela passagem do tempo. Ele confere uma vez por hora, então podem demorar até uma hora a mais que o prazo.

Como lidar com as pendentes:

1. Abra a reserva pela Agenda ou por Reservas → Status: Pendente.
2. Para liberar o horário antes, toque em Rejeitar (ou Cancelar reserva). Os dois liberam o espaço e avisam o cliente por email.
3. Se o cliente ainda puder pagar, deixe como está: quando o pagamento cair, a reserva passa sozinha para confirmada. Cada link de pagamento vence em meia hora, mas o botão Pagar sinal na página de reserva dele gera um novo quantas vezes for preciso, até completar as 24 horas.

Vale revisar as pendentes uma vez por dia. O Dashboard reúne todas na seção “Pendentes de confirmação”, e o contador de pendentes fica no topo.

Se uma reserva foi concluída sozinha mas o cliente não veio, corrija: no popup da agenda continua o botão Marcar no-show, e na página da reserva está o cartão Corrigir estado.

Quando cada status se aplica

pending (pendente)

Quando aparece: reserva que entra em modo manual, reserva com sinal a pagar, ou reserva criada por você escolhendo “Pendente” como status inicial.

Ocupa o horário: sim.

Notifica: o cliente recebe o email “Sua reserva em …”, que traz o arquivo .ics e — se houver sinal — o link para a página de reserva dele com o botão Pagar sinal. Você só recebe um aviso se tiver ativado “Avisar quando chegarem novas reservas” nas Configurações.

confirmed (confirmada)

Quando aparece: você toca em Confirmar, o cliente paga o que devia adiantado, o cliente confirma pelo link/WhatsApp, ou entra uma reserva em modo automático.

Notifica: email “Reserva confirmada em …!” para o cliente. O arquivo de calendário viajou no primeiro email, então este não leva anexo.

Notifica a equipe: o profissional atribuído recebe o convite de calendário quando a reserva é criada, não quando é confirmada.

rejected (rejeitada)

Quando aparece: você toca em Rejeitar no Dashboard ou na página da reserva, ou o sistema rejeita porque o sinal não foi pago em 24 horas (veja acima).

Libera o horário: sim.

Notifica: email de cancelamento para o cliente, com um botão para reservar de novo.

cancelled_by_client (cancelada pelo cliente)

Quando aparece: o cliente cancela pelo link da reserva, pelo email, pelo botão do WhatsApp ou em “Minhas reservas” na conta dele.

Libera o horário: sim.

O cliente só pode cancelar uma reserva pendente ou confirmada. Não dá para cancelar uma que já está concluída, rejeitada, cancelada, marcada como no-show ou no status herdado reagendada: o link do email avisa isso antes de mostrar o botão.

cancelled_by_business (cancelada pelo negócio)

Quando aparece: você toca em Cancelar reserva na agenda ou na página da reserva.

Libera o horário: sim.

Notifica: email de cancelamento para o cliente e, se o profissional tinha o convite no calendário, o cancelamento correspondente.

rescheduled (reagendada)

Status herdado. O fluxo de reagendamento não o usa: ele move a reserva e mantém o status. Só chega aqui uma reserva antiga ou uma que alguém colocou à mão em “Corrigir estado”.

completed (concluída)

Quando aparece: você toca em Marcar como concluída (o botão só aparece em reserva confirmada), ou o sistema conclui sozinho 2 horas depois que o atendimento terminou.

Notifica: nada. Concluir uma reserva, à mão ou sozinha, não envia nenhuma mensagem ao cliente.

Aparece em: faturamento do período, ticket médio, serviços mais pedidos e histórico do cliente.

no_show

Quando aparece: você toca em Marcar no-show. Se o atendimento ainda não passou, o sistema pede confirmação antes. Também dá para marcar numa reserva que o sistema concluiu sozinho.

Notifica: nada.

Aparece em: o contador de no-shows do período e o histórico do cliente. Se você tiver o módulo Análises e os no-shows passarem de 10% das reservas do período, ele sinaliza isso como sugestão.

Sinal e reembolsos

Cobrar o sinal adiantado não muda esta tabela de status: a reserva continua pending até o pagamento cair, e aí passa para confirmed.

Não há reembolso automático. A política de cancelamento é um texto que você escreve nas Configurações e que o cliente lê na sua página pública e ao cancelar; devolver ou reter um sinal acontece fora da Citauno.

Origem da reserva (source)

Além do status, cada reserva guarda como foi criada. A origem nunca muda, e você a lê na linha “Reserva criada a partir de …” do Histórico da reserva.

Não existe uma origem import: por enquanto não há importação de reservas de outro sistema.

Regras de transição

Reagendar não é uma transição: muda a data e mantém o status.

Um cliente com sinal pendente não pode confirmar sozinho pelo link: o pagamento é a confirmação, e o sistema responde que a reserva será confirmada quando o sinal chegar.

Como mudar um status manualmente

1. Vá até a Agenda e toque na reserva (ou abra por Reservas).
2. Use o botão que se aplica: Confirmar, Cancelar reserva, Marcar como concluída ou Marcar no-show.
3. Confirme no aviso que aparece. Ele avisa quando a mudança envia um email e quando você está marcando algo antes da hora.

Não existe caixinha “notificar o cliente”: confirmar, rejeitar e cancelar sempre avisam por email se o cliente tiver endereço; concluir e no-show nunca avisam.

Como corrigir um status final

Se você marcou no-show por engano, rejeitou sem querer ou cancelou a reserva errada:

1. Vá em Reservas e filtre por aquele status.
2. Abra a reserva.
3. No cartão “Corrigir estado”, escolha o status certo e toque em Salvar.

O cartão só aparece quando a reserva está em um status final (concluída, no-show, rejeitada ou cancelada).

Corrigir o estado também não envia nenhum email. Se você reativar uma reserva, avise o cliente você mesmo.

Os status nos relatórios

Essas métricas ficam em Análises, um módulo ativado sob pedido em Mais funções.