Receber e confirmar sua primeira reserva

Você já compartilhou seu link. Em algum momento das próximas horas ou dias, alguém vai fazer a primeira reserva. Este guia explica o que esperar, como você fica sabendo, onde vê-la e como confirmá-la.

O que acontece exatamente quando um cliente reserva

1. O cliente abre o seu link público (citauno.com/seu-negocio).
2. Escolhe um serviço, profissional, unidade, dia e hora.
3. Preenche os dados: nome, sobrenome e WhatsApp são obrigatórios; o email é opcional (só vira obrigatório se ele aproveitar para criar uma conta).
4. Toca em “Confirmar reserva”.
5. A Citauno cria a reserva no seu sistema.

Três modos de reserva

O que acontece depois depende do modo de confirmação que você escolheu em Configurar seu negócio:

Modo automático

• A reserva entra como Confirmada na hora.
• O horário fica ocupado para ninguém mais reservar aquele espaço.
• O cliente recebe o email “Sua reserva em …” com todos os dados e o arquivo de calendário.

Você não precisa fazer nada. A reserva já está ativa.

Modo manual (o padrão)

• A reserva entra como Pendente.
• O horário fica ocupado do mesmo jeito — ninguém mais consegue reservar enquanto você decide.
• O cliente recebe o mesmo email “Sua reserva em …”, com uma linha a mais: “O estabelecimento ainda precisa confirmar. Avisamos por email quando isso acontecer.”

Você tem que confirmar ou recusar pelo painel.

Modo com sinal obrigatório

• A reserva fica Pendente.
• O cliente vê na página de reserva dele o botão “Pagar sinal”.
• Quando o pagamento cai, a reserva passa sozinha para Confirmada e o email de confirmação sai.
• Este modo exige os pagamentos online configurados. Se não estiverem, a reserva segue o modo normal do negócio (automático ou manual), em vez de ficar travada esperando um pagamento que não dá para cobrar.

Como você fica sabendo

1. Email (precisa ativar)

O aviso para o negócio vem desligado. Para ligar, vá em Configurações → Notificações de novas reservas e ative “Avisar quando chegarem novas reservas”. Ali você também pode apontar para outra caixa (a da recepção, por exemplo).

O email se chama “Nova reserva em …” e inclui:

• Nome do cliente.
• Data e hora.
• Serviços e total.
• Profissional atribuído.
• Código da reserva.
• Se estiver pendente, a linha “Esta reserva está pendente e precisa da sua confirmação”.
• Um botão “Ver no painel”.

2. Painel (Dashboard)

No painel, vá em Dashboard (a primeira opção do menu). O contador Pendentes fica no topo, e mais abaixo a seção “Pendentes de confirmação” lista cada reserva com os botões Confirmar e Rejeitar.

3. Agenda

Vá em Agenda e você vê os atendimentos pendentes em âmbar (os confirmados são verdes). Ao tocar no atendimento abre o detalhe.

Confirmar uma reserva (modo manual)

Pelo Dashboard

1. Vá em Dashboard.
2. Em “Pendentes de confirmação” você encontra a reserva.
3. Toque em “Confirmar” para aceitar.
4. Toque em “Rejeitar” se não puder atender (ele pede uma confirmação antes).

Quando você confirma:

• O atendimento passa de âmbar para verde na agenda.
• O cliente recebe o email “Reserva confirmada em …!”. O arquivo de calendário já foi no primeiro email, então este não leva anexo: o evento do cliente não é duplicado.

Quando você rejeita:

• O horário é liberado na hora.
• O atendimento some da agenda, porque as rejeitadas vêm ocultas por padrão (aparecem marcando o chip de status em “Mais filtros”).
• O cliente recebe o email “Reserva cancelada · …” com um botão para reservar de novo.

Pela agenda

1. Vá em Agenda.
2. Toque no atendimento pendente.
3. O popup traz Confirmar, Reagendar e Cancelar reserva.

Rejeitar não está no popup: para rejeitar em vez de cancelar, use o Dashboard ou abra a página completa da reserva. A diferença é só como fica registrado (Rejeitada vs. Cancelada pelo negócio); as duas liberam o horário e enviam o mesmo email ao cliente.

Pela lista de reservas

1. Vá em Reservas no menu lateral.
2. Em Status escolha Pendente e toque em Aplicar filtros.
3. Toque na reserva para abrir.
4. Ali estão todas as ações: Confirmar, Rejeitar, Cancelar, Reagendar, Marcar como concluída e Marcar no-show.

O que checar antes de confirmar

Antes de aceitar uma reserva manual, vale revisar:

1. O horário funciona? Olhe a agenda e confira se não há conflito com algo que você não lançou na Citauno (um compromisso pessoal, por exemplo).
2. Você tem tudo o que precisa? Se o serviço exige produtos específicos, confira o estoque.
3. O cliente parece confiável? Se for um cliente novo do qual você tem dúvidas, mande um WhatsApp antes de confirmar.

O que acontece depois de confirmar

A Citauno faz parte do trabalho sozinha:

• Email de confirmação ao cliente: sai sozinho.
• Lembrete antes do atendimento: sai uma única vez, com a antecedência que você configurar em WhatsApp → Lembretes (por padrão, 3 horas antes). É lá que você escolhe também se ele vai por email, por WhatsApp ou pelos dois.
• O horário já estava ocupado desde que a reserva entrou, não desde que você confirmou.

Para o primeiro cliente, mande um WhatsApp pessoal

A Citauno já mandou o email, mas um WhatsApp pessoal gera conexão e reduz no-shows. Modelo sugerido:

Oi, María! Aqui é a Pilar do Estudio Pilar.
Obrigada por reservar! 🙌

Confirmo seu horário para sábado, dia 25, às 10:30,
para a manicure completa com esmalte em gel.

Qualquer coisa, me chame por aqui.
Até lá!

Isso cria expectativa e reduz muito a chance de o cliente cancelar em cima da hora.

Salve o contato

O cliente já está na sua base da Citauno (você o vê em Clientes, no menu lateral), mas salve também nos seus contatos do WhatsApp com o nome do negócio na frente:

“Estudio Pilar - María Benítez”

Assim, quando ele escrever, você sabe de onde ele te conhece.

Se você rejeitou por engano

Não existe botão “Restaurar”, mas se resolve em dois passos:

1. Vá em Reservas no menu lateral.
2. No filtro Status, escolha Rejeitado e toque em Aplicar filtros.
3. Toque na reserva para abrir o detalhe.
4. No cartão “Corrigir estado” (só aparece em reservas já encerradas) escolha Confirmado e toque em Salvar.

Números que você vai acompanhar

No fim do dia ou da semana, vá em Dashboard e olhe os cartões do topo:

• Reservas hoje: todas as que começam hoje, independentemente do status.
• Pendentes: as que esperam a sua decisão.
• Faturamento hoje e Faturamento do mês: soma das confirmadas e concluídas.
• Taxa de cancelamento: se subir, revise a sua política e o seu modo de confirmação.

Para o detalhe — serviços mais pedidos, horários mais cheios, no-shows do período — vá em Análises.

O que você já tem

• Conhecimento dos 3 modos de confirmação.
• Três lugares para receber avisos de reservas: email (depois de ativar), dashboard e agenda.
• Fluxo claro para confirmar, rejeitar e corrigir uma reserva.
• Boas práticas depois de confirmar (WhatsApp pessoal, salvar o contato).

Próximo passo

À medida que entrarem mais reservas, você vai viver mais tempo na agenda. Continue com Seu calendário do dia: onde ver tudo num relance.