Importar seus clientes, serviços e equipe de outro sistema ou de uma planilha

Se você já tem seus clientes, seus serviços ou sua equipe em outro sistema ou numa planilha, não precisa cadastrar um por um. Importar dados lê o arquivo, mostra o que vai acontecer com cada linha e só importa quando você confirma.

Onde fica

• No menu do painel: Importar dados.
• Em Clientes, no botão Importar.
• No Dashboard, enquanto o seu negócio ainda não tem clientes.

Quem usa são o dono e os administradores do negócio.

Que arquivo serve

• O que o seu sistema atual exporta. Reconhecemos as exportações do Trinks, AgendaPro, Fresha, Booksy e Agendit, e também as de qualquer outro sistema com colunas como «Nome», «Telefone» ou «E-mail».
• A nossa planilha modelo, em Excel ou CSV. Você baixa em Importar dados.
• Uma planilha sua: Excel (.xlsx), .ods ou CSV, separado por vírgula ou ponto e vírgula.
• Linhas copiadas: você também pode colar as linhas direto, sem arquivo.

Até 10.000 linhas e 10 MB por arquivo. Se tiver mais, divida em partes e importe uma de cada vez. Se o seu arquivo for um Excel antigo (.xls) ou do Numbers, abra e salve como .xlsx ou .csv.

As colunas da planilha modelo

Passo a passo

1. Vá em Importar dados e toque em Importar clientes.
2. Escolha o arquivo (ou cole as linhas) e toque em Continuar. O sistema de origem a gente detecta sozinho.
3. Confira o que é cada coluna. Já escolhemos o que reconhecemos; mude o que não estiver certo e deixe em Não importar o que você não precisa.
4. Toque em Ver prévia. Revisamos cada linha e mostramos três grupos:
   • Prontos para importar: clientes novos que serão criados.
   • Já existem: clientes que você já tem. Só completamos os dados que faltam.
   • Não serão importados: cada linha com o motivo, em palavras simples.
5. Se estiver tudo certo, toque em Importar. Você pode sair da página: avisamos por e-mail e nas notificações do painel quando terminar.
6. No final você vê quantos clientes foram criados e quantos foram completados, e pode baixar o relatório com o resultado de cada linha.

Como evitamos duplicados

• Um cliente que você já tem é reconhecido pelo WhatsApp e pelo nome, ou pelo e-mail e pelo nome. Nesse cliente só completamos o que está vazio: nunca substituímos o número nem outros dados que você já cadastrou.
• Se o mesmo cliente aparece duas vezes no arquivo, ele é importado uma vez só.
• Se você importar o mesmo arquivo de novo, nada é criado em dobro.

Os problemas mais comuns

• «O telefone ficou como 5,95E+11»: o Excel transformou o número em notação científica e perdeu os últimos dígitos. Na sua planilha, coloque a coluna do telefone no formato Texto, corrija os números e exporte de novo.
• Telefones sem o código do país: não precisa corrigir, completamos com o país do seu negócio. Nos arquivos do Trinks, usamos também a coluna DDD.
• Clientes sem telefone: são importados mesmo assim, com um aviso: não vão receber lembretes por WhatsApp até você cadastrar um número.
• Um e-mail ou uma data que não se entende: o cliente é importado sem esse dado e a prévia avisa.

Serviços

Importe sua lista de serviços com Importar serviços. As colunas são Serviço e Duração (obrigatórias), Categoria, Preço e Descrição.

• Duração: em minutos (45) ou em horas (1h 30, 1:30, «1 hora e meia»).
• Preço: como você escreve, na moeda do seu negócio: 150,00 ou R$ 150,00. Sem preço fica em 0, com um aviso.
• Categoria: se você não tem, é criada.
• Os serviços novos ficam ativos e reserváveis online, em todas as suas unidades e para toda a equipe, como quando você cria um à mão.
• Um serviço que você já tem com o mesmo nome não muda: só completamos a categoria ou a descrição se faltarem.

Equipe

Importe seus profissionais com Importar equipe. As colunas são Nome (obrigatório), Sobrenome, E-mail, Telefone, Função e Serviços.

• São criados inativos: não aparecem na sua página de reservas nem usam vagas do seu plano. Revise os horários de cada um e ative em Equipe.
• Em Serviços coloque os serviços que cada um faz, separados por vírgula e com o mesmo nome que no Citauno. Importe primeiro os serviços: os nomes que não existem são avisados e não são vinculados.
• Alguém que já está na sua equipe com o mesmo nome não é duplicado: só completamos o e-mail, o telefone ou a função se faltarem.

Desfazer uma importação

Durante 7 dias você pode desfazer uma importação inteira, na página dela. O que ela criou é apagado, menos o que já foi usado desde então: clientes com reservas, uma conta no Citauno, pacotes ou outro histórico; serviços com reservas; profissionais que você já ativou; ou qualquer coisa que você editou. Isso é mantido e mostramos o motivo. As categorias que ela criou são apagadas junto com os seus serviços. Os dados que a importação completou em clientes que você já tinha voltam a ficar vazios.

Seus dados

O arquivo que você envia fica guardado de forma privada e é apagado em 30 dias. Cada importação fica registrada: quem fez, quando e o que aconteceu com cada linha.

Precisa trazer reservas futuras de outro sistema? Escreva para nós e ajudamos. Para ver e editar seus clientes depois de importar, veja Clientes.