Como começar a receber agendamentos online em uma tarde

Para começar a receber agendamentos online, você precisa de três coisas prontas: a lista de serviços com duração e preço, quem faz cada um e os seus horários. Com isso, a configuração leva uns 15 minutos, e na mesma tarde você pode fazer um agendamento de teste e mandar o link para os seus clientes. A primeira semana é para acertar detalhes, não para mudar tudo.

Antes de começar: o que preparar

Separe meia hora com papel ou com as notas do celular. É a parte que mais economiza tempo depois.

Sua lista de serviços

Escreva cada serviço com um nome que o cliente entenda sem perguntar, a duração e o preço. A duração tem que ser a real, a de um dia normal, não a do dia em que tudo sai perfeito. Se ela ficar curta, a agenda atrasa desde a manhã.

Comece pelos serviços que você mais vende. Os outros você cadastra depois, com calma. O guia sobre como montar sua lista de serviços online tem exemplos por segmento.

Quem faz o quê

Se você trabalha com equipe, anote quais serviços cada profissional faz. A colorista talvez não corte, o barbeiro novo talvez ainda não faça desenhos. Anote também em que dias e em que horário cada um atende, com os intervalos.

Seus horários e suas regras

Defina o horário de atendimento de cada dia e pense em três regras:

• Com quanta antecedência mínima você aceita um agendamento online. Se alguém agenda para daqui a meia hora, dá tempo de você se preparar?
• Até quantos dias à frente dá para agendar.
• Se você quer aprovar os novos agendamentos ou prefere que eles fiquem confirmados automaticamente.

A configuração: uns 15 minutos

A Citauno se configura com um assistente que leva você tela por tela. O que você ainda não tiver claro pode pular e completar depois.

1. Em citauno.com, toque em Cadastrar e escolha Para o meu negócio.
2. Informe quantos profissionais atendem.
3. Escolha a categoria do seu negócio.
4. Preencha o nome e o endereço web do seu negócio (por exemplo, citauno.com/seu-negocio). Escolha com cuidado: depois, só a equipe de suporte consegue trocar.
5. Preencha seus horários. Com o botão Copiar você repete o horário de um dia nos outros.
6. Adicione seus serviços com duração e preço.
7. Adicione sua equipe e crie sua conta.

Ao terminar, começa o seu teste de 15 dias, sem cartão. O passo a passo com imagens está em cadastrar seu negócio, e o detalhe de cada campo do serviço em criar seu primeiro serviço.

Depois do assistente, revise duas coisas no painel: quais serviços cada profissional faz e o horário de cada um. Se um serviço precisa de tempo de limpeza ou preparo, coloque um tempo antes ou depois para a agenda não ficar colada.

Faça seu primeiro agendamento de teste

Antes de avisar alguém, agende você mesmo como se fosse cliente. É o único jeito de ver o que o seu cliente vê.

1. Toque em Copiar link no painel. Ele copia o seu link de agendamento.
2. Abra o link no celular, numa janela anônima ou no telefone de alguém de confiança.
3. Escolha a unidade, o serviço, um profissional ou “Qualquer um”, o dia e o horário.
4. Preencha os dados com um e-mail diferente do e-mail do negócio, para ver o que o cliente recebe.
5. Confira se chegou o e-mail de confirmação com o convite para a agenda.
6. Procure a reserva na agenda do painel. Na configuração padrão, uma reserva online fica pendente até você confirmar: confirme para ver o circuito completo.
7. Cancele a reserva de teste para ela não bagunçar os seus números.

Enquanto agenda, veja se aparecem horários em dias em que você não abre, se falta algum serviço ou se algum preço está errado. A lista de verificação antes de publicar revisa todo o resto.

Conte para os seus clientes

Seus clientes não vão achar o link sozinhos. Avise pelos canais que eles já usam:

• WhatsApp: mande uma mensagem pessoal para os seus clientes frequentes pelo celular do negócio. Deixe claro que, se preferirem continuar escrevendo, não tem problema.
• Instagram: coloque o link na bio e use a figurinha de link nos seus stories. Os passos estão em como usar seu link de agendamento no Instagram.
• WhatsApp Business: salve uma resposta rápida com o link para quando alguém perguntar por horários.
• Google: se você tem um Perfil da Empresa no Google, cole lá o seu link de agendamento.
• No balcão: na hora de pagar, conte ao cliente que da próxima vez ele pode agendar online.

Uma mensagem simples funciona melhor do que uma longa:

Oi! Agora você pode agendar seu horário direto por este link, escolhendo o dia e a hora que forem melhores para você: [seu link]. Se preferir me escrever, continuo respondendo por aqui.

Mais ideias em compartilhar o link de agendamento.

A primeira semana

Confirme as reservas pendentes

Na configuração padrão, cada nova reserva online fica pendente até você confirmar. Olhe o painel várias vezes por dia: o cliente está esperando a sua confirmação. Se preferir que elas se confirmem automaticamente, mude o Modo de confirmação para Automático nas configurações do negócio.

Ative os lembretes

Confira se os lembretes estão ativados por e-mail, por WhatsApp ou pelos dois. A Citauno envia no máximo um lembrete por reserva, por padrão 24 horas antes, e o plano inclui 50 mensagens de WhatsApp por profissional por mês. O guia de lembretes pelo WhatsApp explica como funciona.

Marque o que aconteceu

Quando um cliente vem, marque a reserva como concluída. Quando ele falta sem avisar, marque como no-show. Assim a ficha de cada cliente mostra quem cumpre e quem falta, e você sabe com quem vale conversar. Para isso existe o guia para reduzir as faltas.

Anote o que ajustar

Durante a semana vão aparecer detalhes: um serviço que pedem e não está online, uma duração que ficou curta, um horário que vale abrir. Anote tudo e corrija de uma vez no fim de semana.

Um exemplo

Pense na Sofia, que tem um estúdio de unhas em Salvador e trabalha sozinha. Os agendamentos chegam pelo WhatsApp a qualquer hora, e à noite ela continua respondendo mensagens para organizar a semana.

Num domingo à tarde, ela escreve a lista de serviços com o tempo que cada um realmente leva, completa o assistente e pede para a irmã agendar pelo celular. Assim descobre que esqueceu de cadastrar a remoção de esmaltação em gel e que o sábado aparecia aberto até mais tarde do que ela atende.

Na segunda, ela corrige isso, coloca o link no Instagram e escreve para as clientes de sempre. Durante a semana, confirma as reservas pendentes entre uma cliente e outra. Já não passa a noite organizando horários pelo chat.

Perguntas frequentes

Preciso de um site?

Não. Seu perfil em citauno.com/seu-negocio mostra seus serviços, seu endereço e o botão para agendar, e funciona como a sua página.

Meus clientes precisam baixar um app?

Não. Eles agendam pelo seu link, no navegador do celular, escolhendo o serviço, o dia e o horário.

E se um cliente preferir continuar me escrevendo?

Você continua respondendo e lança o agendamento: toca num espaço livre da agenda e preenche o formulário rápido com o cliente, o serviço e o profissional.

Quanto custa depois do teste?

O preço é por profissional ativo e está em preços. Não cobramos comissão por agendamento.

Se você tem um estúdio de unhas, um salão de beleza ou uma barbearia, teste o agendamento online para estúdios de unhas da Citauno com a sua agenda real. São 15 dias grátis, sem cartão, e numa tarde você já pode estar recebendo os primeiros agendamentos.