Lembretes de agendamento pelo WhatsApp para o seu salão

O melhor momento para lembrar um agendamento costuma ser 24 horas antes: o cliente ainda consegue se reorganizar e você tem tempo de oferecer o horário para outra pessoa. Um bom lembrete diz o quê, quando e onde, e deixa confirmar ou cancelar sem precisar escrever uma mensagem. O WhatsApp funciona porque é a primeira coisa que seus clientes olham; o e-mail fica como segundo canal.

Quando enviar

Com 24 horas de antecedência, a mensagem aparece num momento útil. Se o horário é na quinta às 10h, o lembrete chega na quarta de manhã, quando o cliente ainda pode mudar os planos ou avisar você. Se ele cancelar, sobra um dia inteiro para preencher o buraco.

Mandar na mesma manhã parece mais seguro, mas deixa pouca margem. Se o cliente cancela às 9h um horário das 11h, é difícil outra pessoa pegar a vaga.

Há dois casos especiais:

• Agendamentos feitos no mesmo dia. Aí não existem 24 horas. Um lembrete algumas horas antes basta, e se o horário é daqui a pouco, nem precisa: o cliente está com ele fresco na cabeça.
• Horários muito cedo. Para um horário às 8h, o lembrete da véspera é melhor do que um de madrugada que ninguém lê.

Um único lembrete bem feito rende mais do que vários. Se o cliente recebe três mensagens sobre o mesmo horário, ele para de ler.

O que um bom lembrete precisa dizer

Curto e com tudo o que é preciso para o cliente não ter que perguntar nada:

1. O nome do seu negócio, para não parecer uma mensagem qualquer.
2. Dia e horário, com o dia da semana: “amanhã, sexta, dia 16, às 15h” se entende melhor do que “16/10 15:00”.
3. Serviço e profissional, principalmente se várias pessoas atendem.
4. Endereço ou um ponto de referência, se o lugar é difícil de achar.
5. Como confirmar ou cancelar, com uma resposta simples ou um botão.

O que vale deixar de fora: promoções, tabelas de preços e textos longos. O lembrete tem um único trabalho.

Três modelos para as suas mensagens manuais

Estes são textos seus, para mandar do seu WhatsApp quando você faz à mão. Não são as mensagens automáticas da Citauno. Troque o que está entre colchetes.

Lembrete da véspera

Oi, [nome]! Aqui é do [negócio].
Passando para lembrar do seu horário amanhã, [dia], às [hora], para [serviço] com [profissional].
Responda SIM para confirmar ou NÃO se não puder vir, assim liberamos o horário para outra pessoa.

Confirmação quando agendam pelo chat

Prontinho, [nome]. Seu horário ficou assim:
[Serviço] com [profissional]
[Dia], [data], às [hora]
[Endereço]
Se não puder vir, avise com pelo menos 3 horas de antecedência.

Resposta quando alguém cancela

Obrigado por avisar, [nome]. Já liberamos o seu horário.
Quando quiser agendar de novo, escolha o dia que for melhor para você aqui: [seu link de agendamento]

Manual ou automático

Os lembretes manuais funcionam bem quando você tem poucos horários por dia e alguém com tempo para enviá-los. O problema aparece nas semanas cheias: as mensagens saem tarde, à noite, do celular pessoal, e um dia acabam esquecidas.

Os automáticos saem com a mesma antecedência, mesmo enquanto você está atendendo. Em troca, perdem um pouco do toque pessoal. Uma combinação que funciona bem é o automático para a maioria e uma mensagem sua para as clientes novas ou para os serviços longos.

Como funcionam os lembretes na Citauno

Quando sai e quantos são

A Citauno envia um lembrete por reserva. Por padrão ele vai 24 horas antes, e você pode mudar a antecedência em WhatsApp → Lembretes. Se a reserva foi feita com menos margem, o lembrete passa para 3 horas ou 1 hora antes. Uma reserva feita a menos de uma hora e meia do horário não recebe lembrete.

Não existe um segundo lembrete. Se para um serviço longo você quiser um toque extra, mande você mesmo uma mensagem manual com os modelos acima.

Por qual canal

O lembrete vai por e-mail, se o cliente tem e-mail cadastrado, e por WhatsApp, se ele deixou um número de WhatsApp. Cada canal se liga ou desliga separadamente nessa mesma tela.

O WhatsApp é enviado pelo número da Citauno, não pelo número do seu negócio. Por isso vale deixar o seu WhatsApp visível no seu perfil: se o cliente quiser falar com você, sabe onde escrever.

O que acontece quando o cliente toca num botão

O lembrete de WhatsApp traz dois botões:

• Confirmar: a reserva fica confirmada e você vê isso na agenda.
• Cancelar: a reserva é cancelada e o horário fica livre para outra pessoa agendar online.

Não há botão para trocar de horário. Se o cliente quiser outro dia, ele cancela e agenda de novo, ou escreve para você, e você muda a reserva com Reagendar.

O que o cliente escrever em resposta ao lembrete não aparece para você dentro da Citauno: não existe caixa de mensagens. Para conversar, o canal continua sendo o seu WhatsApp.

As mensagens incluídas

O plano inclui 50 mensagens de WhatsApp por profissional por mês. Elas se renovam todo mês e as que você não usou não se acumulam. Se precisar de mais, você pode comprar pacotes extras, que não expiram.

Se as mensagens acabarem, os lembretes por WhatsApp param até o mês seguinte ou até você comprar um pacote. Os lembretes por e-mail continuam indo para os clientes que têm e-mail. A diferença entre as mensagens do plano e os pacotes está explicada em WhatsApp da plataforma ou do seu negócio.

O e-mail como segundo canal

Quando um cliente agenda, ele recebe um e-mail de confirmação com o convite de calendário e botões para adicionar o horário à agenda do Google, do Outlook ou da Apple. Nesse momento não é enviado nenhum WhatsApp: o primeiro WhatsApp que ele recebe é o lembrete.

O lembrete por e-mail traz o botão para cancelar e, se a reserva ainda estiver pendente, também o de confirmar. É um bom apoio para o cliente que não usa WhatsApp ou para quando as mensagens do mês acabaram. Todas as mensagens e o momento em que cada uma é enviada estão nos modelos de notificação, e as configurações do negócio na referência de configurações.

Um exemplo

Um exemplo: Carolina tem um spa pequeno em Florianópolis, com duas salas e uma massoterapeuta que a ajuda três dias por semana. Até agora ela mandava os lembretes à noite, do celular, olhando a agenda de papel.

Com os lembretes automáticos, ela deixa a antecedência em 24 horas e os dois canais ligados. De manhã abre a agenda e vê quais horários já estão confirmados e quais foram cancelados, sem ter escrito uma única mensagem.

Ela continua usando o próprio WhatsApp para o que pede um toque pessoal: a cliente nova que pergunta que roupa levar, ou a que agendou um dia de spa completo e merece uma mensagem só dela. Já não fica acordada até tarde mandando lembretes.

Perguntas frequentes

O lembrete sai do número do meu negócio?

Não. Ele é enviado pelo número de WhatsApp da Citauno, com os dados do horário no seu negócio. Se o cliente quiser escrever para você, usa o WhatsApp que está no seu perfil.

Posso mandar um segundo lembrete?

Não. A Citauno envia um por reserva, com a antecedência que você escolher. Se quiser um segundo aviso para algum caso específico, mande você mesmo, à mão.

O que acontece se as mensagens do mês acabarem?

Os lembretes por WhatsApp param até as mensagens se renovarem no mês seguinte ou até você comprar um pacote extra. O e-mail continua funcionando para os clientes que têm e-mail cadastrado.

O cliente pode reagendar pelo WhatsApp?

Não. Ele pode confirmar ou cancelar. Para outro horário, ele cancela e agenda de novo pelo seu link, ou escreve para você mudar a reserva.

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