Recordatorios de turnos por WhatsApp para tu salón
Cuándo mandar el recordatorio, qué tiene que decir y cómo dejar que el cliente confirme o cancele con un toque. Con plantillas para copiar.
Por el equipo de Citauno 7 min de lectura
El mejor momento para recordar un turno suele ser 24 horas antes: el cliente todavía puede reorganizarse y vos tenés tiempo de ofrecer ese horario a otra persona. Un buen recordatorio dice qué, cuándo y dónde, y deja confirmar o cancelar sin tener que escribir un mensaje. WhatsApp funciona porque es lo primero que tus clientes miran; el email queda como respaldo.
Cuándo mandarlo
Con 24 horas de anticipación el mensaje llega en un momento útil. Si el turno es el jueves a las 10, el recordatorio aparece el miércoles a la mañana, cuando el cliente todavía puede mover lo suyo o avisarte. Si cancela, te queda un día entero para llenar el hueco.
Mandarlo la misma mañana parece más seguro, pero deja poco margen. Si el cliente cancela a las 9 un turno de las 11, es difícil que alguien más lo tome.
Hay dos casos especiales:
- Reservas hechas el mismo día. Ahí no hay 24 horas. Un recordatorio unas horas antes alcanza, y si la reserva es para dentro de un rato, ya no hace falta: el cliente la tiene fresca.
- Turnos muy temprano. Para un turno a las 8, el recordatorio del día anterior es mejor que uno de madrugada que nadie lee.
Un solo recordatorio bien hecho rinde más que varios. Si el cliente recibe tres mensajes por el mismo turno, deja de leerlos.
Qué tiene que decir un buen recordatorio
Corto y con todo lo necesario para no tener que preguntar nada:
- El nombre de tu negocio, para que no parezca un mensaje de cualquiera.
- Día y hora con el día de la semana: “mañana viernes 16 a las 15:00” se entiende mejor que “16/10 15:00”.
- Servicio y profesional, sobre todo si tenés varias personas atendiendo.
- Dirección o una referencia, si el local es difícil de encontrar.
- Cómo confirmar o cancelar, con una respuesta simple o un botón.
Lo que conviene dejar afuera: promociones, listas de precios y textos largos. El recordatorio tiene un solo trabajo.
Tres plantillas para tus mensajes manuales
Estos son textos tuyos, para mandar desde tu WhatsApp cuando lo hacés a mano. No son los mensajes automáticos de Citauno. Cambiá lo que está entre corchetes.
Recordatorio del día anterior
Hola [nombre], te escribimos de [negocio].
Te recordamos tu turno de mañana [día] a las [hora] para [servicio] con [profesional].
Respondé SÍ para confirmar o NO si no podés venir, así le damos el lugar a otra persona.
Confirmación cuando reservan por chat
Listo, [nombre]. Te anotamos:
[Servicio] con [profesional]
[Día] [fecha] a las [hora]
[Dirección]
Si no podés venir, avisanos con al menos 3 horas de anticipación.
Respuesta cuando alguien cancela
Gracias por avisar, [nombre]. Ya liberamos tu horario.
Cuando quieras reservar de nuevo, elegí el día que te quede mejor acá: [tu link de reservas]
Manual o automático
Los recordatorios manuales funcionan bien cuando tenés pocos turnos por día y alguien con tiempo para mandarlos. El problema aparece en las semanas cargadas: los mensajes se mandan tarde, a la noche, desde el teléfono personal, y algún día se olvidan.
Los automáticos salen siempre a la misma anticipación, aunque estés atendiendo. A cambio, pierden algo del trato personal. Una combinación que funciona bien es el automático para la mayoría y un mensaje propio para las clientas nuevas o para los servicios largos.
Cómo funcionan los recordatorios en Citauno
Cuándo sale y cuántos son
Citauno manda un recordatorio por reserva. Por defecto sale 24 horas antes y podés cambiar la anticipación en WhatsApp → Recordatorios. Si la reserva se hizo con menos margen, el recordatorio pasa a 3 horas o a 1 hora antes. Una reserva hecha a menos de una hora y media del turno no recibe recordatorio.
No hay un segundo recordatorio. Si para un servicio largo querés un toque extra, mandá vos un mensaje manual con las plantillas de arriba.
Por qué canal
El recordatorio sale por email, si el cliente tiene email cargado, y por WhatsApp, si dejó su número de WhatsApp. Cada canal se prende o se apaga por separado en esa misma pantalla.
El WhatsApp sale desde el número de Citauno, no desde el número de tu negocio. Por eso conviene que tu WhatsApp esté visible en tu perfil: si el cliente quiere hablar con vos, sabe dónde escribirte.
Qué pasa cuando el cliente toca un botón
El recordatorio de WhatsApp trae dos botones:
- Confirmar: la reserva queda confirmada y lo ves en tu calendario.
- Cancelar: la reserva se cancela y el horario se libera para que otra persona lo reserve online.
No hay botón para cambiar de horario. Si el cliente quiere otro día, cancela y reserva de nuevo, o te escribe y vos la movés con Reprogramar.
Lo que el cliente escriba como respuesta al recordatorio no te llega dentro de Citauno: no hay una bandeja de mensajes. Para charlar, el canal sigue siendo tu WhatsApp.
Los mensajes incluidos
El plan incluye 50 mensajes de WhatsApp por profesional por mes. Se renuevan cada mes y los que no usaste no se acumulan. Si necesitás más, podés comprar paquetes extra, que no vencen.
Si los mensajes se terminan, los recordatorios por WhatsApp se frenan hasta el mes siguiente o hasta que compres un paquete. Los recordatorios por email siguen saliendo para los clientes que tienen email. La diferencia entre los mensajes del plan y los paquetes está explicada en WhatsApp de plataforma o de tu negocio.
El email como segundo canal
Cuando un cliente reserva, recibe un email de confirmación con la invitación de calendario y botones para agregar el turno a Google, Outlook o Apple. En ese momento no se manda ningún WhatsApp: el primer WhatsApp que recibe es el recordatorio.
El recordatorio por email trae el botón para cancelar y, si la reserva sigue pendiente, también el de confirmar. Es un buen respaldo para el cliente que no usa WhatsApp o cuando se te acabaron los mensajes del mes. Todos los mensajes y cuándo salen están en las plantillas de notificaciones, y los ajustes del negocio en la referencia de ajustes.
Un ejemplo
Un ejemplo: Carolina tiene un spa chico en San Lorenzo, con dos cabinas y una masajista que la ayuda tres días por semana. Hasta ahora mandaba los recordatorios a la noche, desde su teléfono, mirando la agenda en papel.
Con los recordatorios automáticos deja la anticipación en 24 horas y los dos canales prendidos. A la mañana abre el calendario y ve qué turnos ya están confirmados y cuáles se cancelaron, sin haber escrito un solo mensaje.
Sigue usando su WhatsApp para lo que necesita trato personal: la clienta nueva que pregunta qué ropa llevar, o la que reservó un día de spa completo y merece un mensaje propio. Ya no se queda despierta mandando recordatorios.
Preguntas frecuentes
¿El recordatorio sale desde el número de mi negocio?
No. Sale desde el número de WhatsApp de Citauno, con los datos del turno en tu negocio. Si el cliente quiere escribirte, usa el WhatsApp que tenés en tu perfil.
¿Puedo mandar un segundo recordatorio?
No. Citauno manda uno por reserva, a la anticipación que elijas. Si querés un segundo aviso para algún caso puntual, mandalo vos a mano.
¿Qué pasa si se terminan los mensajes del mes?
Los recordatorios por WhatsApp se frenan hasta que se renueven los mensajes el mes siguiente o hasta que compres un paquete extra. El email sigue funcionando para los clientes que lo tienen cargado.
¿Puede el cliente reprogramar desde el WhatsApp?
No. Puede confirmar o cancelar. Para otro horario, cancela y reserva de nuevo desde tu link, o te escribe para que lo muevas vos.
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