Cobrar seña para reservar turnos: transferencia u online

Cobrar una seña, por transferencia o con pago online, tiene sentido en servicios largos o caros y en primeras visitas, que es donde un turno perdido te cuesta horas de agenda. Lo habitual es pedir entre un 20 y un 30 % del precio y tener escrita la regla de devolución antes del primer cobro. En Citauno, la seña online es un módulo opcional con tpago, solo para Paraguay, que activamos a pedido.

Cuándo conviene pedir un adelanto

No todos los servicios lo necesitan. Pedir plata por adelantado agrega un paso, y en un servicio corto y barato ese paso aleja a más clientes de los que protege.

Tiene sentido en estos casos:

• Servicios largos. Una coloración completa, una sesión de tatuaje, un microblading: si la persona no viene, perdés media jornada.
• Servicios con material o diseño preparado. Cuando trabajás antes para ese cliente, como en un diseño de tatuaje.
• Primeras visitas. Con alguien que todavía no conocés, no tenés forma de saber si cumple.
• Fechas de mucha demanda. Fin de año, fiestas de 15, casamientos: un hueco vacío ese día no se recupera.
• Clientes que ya faltaron sin avisar. Pedirles un adelanto la próxima vez es razonable y fácil de explicar.

Con los clientes de siempre y en servicios cortos, una seña opcional, o directamente ninguna, cuida mejor la relación.

Si lo que más pasa son olvidos, sirve más un buen recordatorio que un cobro: empezá por la guía para reducir las ausencias.

Cuánto pedir

• Un porcentaje, de entre un 20 y un 30 % del precio, es lo más común. Alcanza para que la persona se comprometa sin sentir que paga todo antes de ver el resultado.
• Un monto fijo sirve cuando tus precios son parecidos o cuando el adelanto tiene que cubrir algo concreto, como el material o las horas de diseño.
• El pago total frena reservas, así que usalo poco: un evento, un peinado de casamiento, una fecha que no podés perder.

Aclarale siempre al cliente que lo que paga antes se descuenta del total. Parece obvio, pero es de las primeras preguntas que vas a recibir.

Cómo avisarlo sin espantar a nadie

Un cobro que el cliente descubre al final se siente como una trampa. Contalo antes y en todos los lugares donde te encuentran:

1. En tu perfil o en la bio, en una línea: “Para servicios de más de dos horas pedimos una seña por transferencia”.
2. En la descripción del servicio que lo requiere, con el monto o el porcentaje.
3. En el mensaje cuando agendás por WhatsApp, con el monto, los datos para pagar y hasta cuándo.

Usá un tono simple y sin culpa. “Reservamos tu horario con una seña por transferencia del 30 %, que se descuenta del total” funciona mejor que un párrafo sobre la gente que no viene.

Tu regla de devolución, por escrito

Lo siguiente que va a preguntar el cliente es qué pasa si cancela. Escribí la respuesta antes del primer cobro, porque la vas a necesitar en la primera cancelación. Una buena política responde tres cosas:

• Hasta cuándo se puede cancelar con devolución, por ejemplo con 24 horas de anticipación.
• Qué pasa si cancela tarde: se pierde, o se pasa a otra fecha una sola vez.
• Cómo y en cuánto tiempo devolvés la plata, por ejemplo por transferencia dentro de dos días hábiles.

Un texto posible: “Si cancelás con más de 24 horas de anticipación, te devolvemos la seña por transferencia o la pasamos a otra fecha. Con menos tiempo, lo que pagaste no se devuelve.”

Sin pago online: la seña por transferencia

Es la forma más simple y funciona en cualquier país:

1. El cliente reserva y la reserva queda pendiente.
2. Le mandás por WhatsApp el monto y tus datos para la transferencia.
3. Cuando ves el pago, confirmás la reserva.
4. Si no paga en el plazo que pusiste, liberás el horario.

La desventaja es el trabajo manual: mirar la cuenta, cruzar nombres y acordarte de liberar los horarios que nadie pagó. Con pocas reservas por día es manejable.

Y hay formas de cuidar la agenda sin cobrar nada: confirmar a mano las reservas de clientes nuevos, registrar quién falta y bloquear al que falta siempre.

Cómo funciona en Citauno

Por transferencia, en cualquier país

Con el modo de confirmación Manual, que es el que viene por defecto, las reservas online entran pendientes. Coordinás la seña por transferencia, la dejás registrada en una nota interna de la reserva y confirmás desde el panel cuando ves el pago.

Una reserva pendiente que espera tu confirmación ocupa el horario hasta que la confirmes o la rechaces, así que conviene revisar las pendientes una vez por día desde el Dashboard.

Para lo demás, la ficha de cada cliente muestra cuántas veces no vino, que es lo que suma Marcar como no-show. El dueño también puede bloquear a un cliente: ese número de WhatsApp ya no puede reservar online.

Seña online con tpago (Paraguay, módulo a pedido)

En Paraguay, Citauno puede cobrar la seña online con tpago, en un módulo opcional que activamos a pedido, sin costo extra de nuestra parte. Lo pedís desde Más funciones → Pedir activación.

Necesitás tu propia cuenta de comercio en tpago, y la plata se acredita directo en esa cuenta.

Con el módulo activado, en Ajustes → Pagos online (seña / adelanto) elegís qué se cobra al reservar:

Con el módulo activado, cada servicio puede seguir esa regla o tener la suya, como un porcentaje, un monto fijo o Sin seña. Así podés dejar la regla general en Opcional y pedir el adelanto solo en los servicios largos.

Lo que pasa después:

• Al terminar de reservar, el cliente ve los botones para pagar con tpago el adelanto o el total.
• Cuando paga, la reserva pasa a confirmada sola, aunque tu modo de confirmación sea manual.
• Si no paga, la reserva queda pendiente y ocupa el horario. A las 24 horas, Citauno la rechaza, libera el horario y le avisa al cliente por email. Si preferís, la rechazás antes vos.
• Si pagó solo una parte, el cliente puede pagar el saldo online desde su reserva. Lo que te pague en el local lo llevás por fuera de Citauno.
• Cada cobro figura en Pagos, para conciliarlo con tu estado de cuenta de tpago.

La política la escribís en Ajustes, en el campo Política de cancelación. Se muestra en tu perfil público y cuando el cliente cancela, pero Citauno no la aplica ni cobra nada por su cuenta: es el texto que ordena las expectativas.

El paso a paso para configurar el módulo está en cobros online con tpago, y lo que significa cada estado (pendiente, confirmada, rechazada) está en estados de una reserva.

Un ejemplo

Pensemos en un estudio de tatuajes de Ciudad del Este con dos tatuadores. Las sesiones largas se agendan con semanas de anticipación y el diseño se prepara antes. Cuando alguien no venía, se perdía la tarde y también las horas de dibujo.

Primero empezaron a pedir una seña por transferencia solo para sesiones de más de tres horas y para clientes nuevos. Lo avisaron en la bio, en esos servicios y en la política de cancelación, con la regla de devolución.

Después pidieron la activación del módulo de tpago y configuraron la seña por servicio: monto fijo en las sesiones largas, opcional en los retoques. Ya no persiguen comprobantes por WhatsApp. La reserva se confirma cuando entra el pago, y la que nadie pagó se libera a las 24 horas sin que tengan que acordarse.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta el módulo de seña online?

Citauno no cobra extra por activarlo ni comisión sobre los pagos. tpago cobra su comisión por transacción según tu contrato de comercio.

¿Puedo pedir seña por transferencia fuera de Paraguay?

Sí. El cobro online con tpago funciona solo en Paraguay. En otros países, la seña queda registrada en la reserva, se paga por transferencia y confirmás la reserva a mano cuando ves el pago.

Si el cliente cancela, ¿Citauno le devuelve la plata?

No. Cancelar libera el horario, pero la devolución la hacés vos, desde tpago o por transferencia, según la política que escribiste.

Si querés ordenar las señas de tu negocio, por transferencia o con el módulo de tpago en Paraguay, probá Citauno 15 días gratis, sin tarjeta. Mirá cómo funciona la agenda online para centros de estética o los precios.