Cobrar sinal para agendamentos: transferência ou online

Cobrar um sinal, por transferência ou com pagamento online, faz sentido em serviços longos ou caros e em primeiras visitas, que é onde um horário perdido custa horas de agenda. O mais comum é pedir entre 20 e 30% do preço e ter a regra de devolução por escrito antes da primeira cobrança. No Citauno, o sinal online é um módulo opcional com tpago, só para o Paraguai, que ativamos sob pedido; no Brasil, o sinal fica registrado no agendamento e é pago por transferência.

Quando vale a pena cobrar antes

Nem todo serviço precisa disso. Pedir dinheiro antes acrescenta uma etapa, e num serviço curto e barato essa etapa afasta mais clientes do que protege.

Faz sentido nestes casos:

• Serviços longos. Uma coloração completa, uma sessão de tatuagem, uma micropigmentação de sobrancelhas: se a pessoa não vem, você perde meio dia de trabalho.
• Serviços com material ou desenho preparado. Quando você trabalha antes para aquele cliente, como no desenho de uma tatuagem.
• Primeiras visitas. Com alguém que você ainda não conhece, não tem como saber se a pessoa vai cumprir.
• Datas de muita procura. Fim de ano, formaturas, casamentos: um horário vazio nesse dia não se recupera.
• Clientes que já faltaram sem avisar. Pedir um valor antes na próxima vez é razoável e fácil de explicar.

Com os clientes de sempre e em serviços curtos, um sinal opcional, ou nenhum, cuida melhor da relação.

Se o que mais acontece são esquecimentos, um bom lembrete ajuda mais do que uma cobrança: comece pelo guia para reduzir as faltas.

Quanto pedir

• Uma porcentagem, entre 20 e 30% do preço, é o mais comum. É suficiente para a pessoa se comprometer sem sentir que está pagando tudo antes de ver o resultado.
• Um valor fixo serve quando seus preços são parecidos ou quando o valor pago antes precisa cobrir algo concreto, como o material ou as horas de desenho.
• O pagamento total freia agendamentos, então use pouco: um evento, um penteado de casamento, uma data que você não pode perder.

Deixe sempre claro para o cliente que o que ele paga antes é descontado do total. Parece óbvio, mas é uma das primeiras perguntas que você vai receber.

Como avisar sem espantar ninguém

Uma cobrança que o cliente descobre no final parece uma armadilha. Conte antes e em todos os lugares onde as pessoas encontram você:

1. No seu perfil ou na bio, numa linha: “Para serviços de mais de duas horas, pedimos um sinal por Pix ou transferência”.
2. Na descrição do serviço que exige o pagamento, com o valor ou a porcentagem.
3. Na mensagem quando você agenda pelo WhatsApp, com o valor, os dados para pagamento e o prazo.

Use um tom simples e sem culpa. “Reservamos seu horário com um sinal de 30% por transferência, descontado do total” funciona melhor do que um parágrafo sobre as pessoas que não aparecem.

Sua regra de devolução, por escrito

A próxima pergunta do cliente vai ser o que acontece se ele cancelar. Escreva a resposta antes da primeira cobrança, porque você vai precisar dela no primeiro cancelamento. Uma boa política responde três coisas:

• Até quando dá para cancelar com devolução, por exemplo com 24 horas de antecedência.
• O que acontece se a pessoa cancelar em cima da hora: perde o valor, ou pode passar para outra data uma única vez.
• Como e em quanto tempo você devolve o dinheiro, por exemplo por transferência em até dois dias úteis.

Um texto possível: “Se você cancelar com mais de 24 horas de antecedência, devolvemos o sinal por transferência ou passamos para outra data. Com menos tempo, o valor pago não é devolvido.”

Sem pagamento online: o sinal por transferência

É o jeito mais simples e funciona em qualquer país:

1. O cliente agenda e o agendamento fica pendente.
2. Você manda pelo WhatsApp o valor e os seus dados para a transferência (no Brasil, normalmente a chave Pix).
3. Quando vê o pagamento, você confirma o agendamento.
4. Se o cliente não pagar no prazo combinado, você libera o horário.

A desvantagem é o trabalho manual: olhar a conta, cruzar nomes e lembrar de liberar os horários que ninguém pagou. Com poucos agendamentos por dia, dá para administrar.

E há formas de proteger a agenda sem cobrar nada: confirmar manualmente os agendamentos de clientes novos, registrar quem falta e bloquear quem falta sempre.

Como funciona no Citauno

Por transferência, em qualquer país

Com o modo de confirmação Manual, que é o padrão, os agendamentos online entram pendentes. Você combina o sinal por transferência, deixa o pagamento registrado numa nota interna do agendamento e confirma pelo painel quando vê o dinheiro na conta.

Um agendamento pendente que espera a sua confirmação ocupa o horário até você confirmar ou recusar, então vale revisar os pendentes uma vez por dia pelo Dashboard.

Para o resto, a ficha de cada cliente mostra quantas vezes ele não veio, que é o que soma Marcar como no-show. O dono também pode bloquear um cliente: esse número de WhatsApp não consegue mais agendar online.

Sinal online com tpago (Paraguai, módulo sob pedido)

No Paraguai, o Citauno pode cobrar o sinal online com tpago, num módulo opcional que ativamos sob pedido, sem custo extra da nossa parte. Você pede em Mais funções → Pedir ativação.

Você precisa ter a sua própria conta de comércio no tpago, e o dinheiro cai direto nessa conta.

Com o módulo ativado, em Configurações → Pagamentos online (sinal / adiantamento) você escolhe o que é cobrado na reserva:

Com o módulo ativado, cada serviço pode seguir essa regra ou ter a sua, como uma porcentagem, um valor fixo ou Sem sinal. Assim você pode deixar a regra geral em Opcional e pedir o sinal só nos serviços longos.

O que acontece depois:

• Ao terminar o agendamento, o cliente vê os botões para pagar com tpago o valor pedido ou o total.
• Quando ele paga, o agendamento passa a confirmado automaticamente, mesmo que o seu modo de confirmação seja manual.
• Se ele não paga, o agendamento fica pendente e ocupa o horário. Depois de 24 horas, o Citauno rejeita o agendamento, libera o horário e avisa o cliente por email. Se preferir, você mesmo rejeita antes.
• Se ele pagou só uma parte, pode pagar o restante online pelo próprio agendamento. O que ele pagar presencialmente, você controla por fora do Citauno.
• Cada cobrança aparece em Pagamentos, para você conferir com o extrato do tpago.

A política você escreve em Configurações, no campo Política de cancelamento. Ela aparece no seu perfil público e quando o cliente cancela, mas o Citauno não a aplica nem cobra nada por conta própria: é o texto que deixa as expectativas claras.

O passo a passo para configurar o módulo está em cobranças online com tpago, e o que significa cada status (pendente, confirmada, rejeitada) está em status de uma reserva.

Um exemplo

Pense num estúdio de tatuagem em Florianópolis com dois tatuadores. As sessões longas são marcadas com semanas de antecedência e o desenho é preparado antes. Quando alguém não vinha, eles perdiam a tarde e também as horas de desenho.

Primeiro, começaram a pedir um sinal por Pix ou transferência só para sessões de mais de três horas e para clientes novos. Avisaram na bio, na descrição desses serviços e na política de cancelamento, junto com a regra de devolução.

No Citauno, deixaram o modo de confirmação em Manual. Quando entra uma sessão longa, mandam os dados para a transferência, deixam o sinal registrado numa nota interna do agendamento e confirmam quando o pagamento aparece. Já não procuram comprovantes perdidos no meio das conversas, e os pendentes que ninguém pagou eles recusam na revisão da manhã.

Perguntas frequentes

Quanto custa o módulo de sinal online?

O Citauno não cobra nada a mais para ativar o módulo nem comissão sobre os pagamentos. O tpago cobra a comissão dele por transação, conforme o seu contrato de comércio. E lembre que o módulo funciona só no Paraguai.

Posso pedir sinal por transferência no Brasil?

Sim. A cobrança online com tpago funciona só no Paraguai. No Brasil e nos outros países, o sinal fica registrado no agendamento, é pago por transferência ou Pix, e você confirma o agendamento manualmente quando vê o pagamento.

Se o cliente cancelar, o Citauno devolve o dinheiro?

Não. Cancelar libera o horário, mas a devolução fica com você, pelo tpago ou por transferência, conforme a política que você escreveu.

Se você quer organizar os sinais do seu negócio, registrados no agendamento e pagos por transferência, ou com o módulo de tpago no Paraguai, experimente o Citauno por 15 dias grátis, sem cartão. Veja como funciona a agenda para clínicas de estética ou confira os preços.