Como organizar a agenda de um salão com vários profissionais

Para organizar a agenda de um salão com vários profissionais, cadastre o horário de cada pessoa separadamente, com as pausas, e defina quais serviços cada uma faz. Depois decida quem vê o quê: a recepção precisa da agenda de todos, e cada profissional, só da sua. Assim o cliente só agenda nos horários em que alguém está livre e sabe fazer o que ele pediu.

Um horário por pessoa, não um por salão

O erro mais comum é usar o horário do salão para a equipe inteira. O salão abre das 9h às 20h, mas a colorista vem segunda, quarta e sexta, e o cabeleireiro da tarde entra às 13h. Se a agenda não sabe disso, você vai receber agendamentos com alguém que nesse dia não está.

Antes de mexer em qualquer sistema, escreva numa folha a semana de cada pessoa:

1. Em quais dias trabalha e em qual faixa de horário.
2. As pausas fixas: almoço, lanche, a saída para buscar os filhos na escola.
3. Qual é a folga da semana.
4. As ausências que você já conhece: férias, cursos, consultas médicas.

As pausas entram dentro do horário, não como agendamentos inventados. Um agendamento falso para cobrir o almoço bagunça os números do mês e, cedo ou tarde, alguém apaga por engano.

Quem faz cada serviço

Num salão, nem todo mundo faz tudo. Uma pessoa faz coloração e mechas, outra só cortes e penteados, e a manicure não mexe em cabelo. Num spa acontece o mesmo: nem todas as massoterapeutas fazem massagem com pedras quentes.

Se a agenda oferece um balayage com alguém que não faz, o problema aparece no dia, com a cliente sentada esperando. Monte uma tabela simples: serviços nas linhas, pessoas nas colunas e um X onde couber. Ela serve para cadastrar o sistema e para conversar com a equipe.

Se o mesmo serviço custa diferente conforme quem faz, separe em dois: “Corte feminino” e “Corte feminino · sênior”, cada um com seu preço e sua equipe. Assim o cliente vê o preço real antes de escolher. Para montar a lista do zero, o guia de lista de serviços e preços ajuda.

Escolher profissional ou “Qualquer um”

Tem cliente que quer a cabeleireira de sempre e tem quem só quer um horário que encaixe na rotina. Ofereça as duas coisas: a equipe com foto e nome, e uma opção para qualquer pessoa que esteja livre.

Essa opção aberta distribui melhor o trabalho e preenche buracos na agenda. Quem acabou de entrar na equipe começa a receber clientes sem que você precise encaminhar um por um.

Folgas, férias e ausências

O horário semanal resolve o que se repete. O que é pontual entra como bloqueio: “na sexta, dia 24, a Carla não vem”, “fechamos no dia 1º de janeiro”, “a unidade do centro fecha no sábado para inventário”.

Duas regras que evitam dor de cabeça:

• Cadastre a ausência assim que souber, não na véspera. Enquanto ela não estiver cadastrada, a agenda continua oferecendo esses horários.
• Bloquear não move os agendamentos que já existiam. Confira se alguém tinha horário nesse dia e avise para remarcar.

Quem vê o quê dentro da equipe

Nem todo mundo precisa ver a mesma coisa. A dona vê tudo, inclusive o dinheiro. A recepção precisa da agenda completa e da lista de clientes, mas não do faturamento. Cada profissional precisa do próprio dia e nada mais.

Separar isso não é desconfiança. Uma cabeleireira que abre a agenda no celular e vê só os clientes dela encontra o que precisa mais rápido do que procurando o próprio nome entre as colunas do salão inteiro.

Como organizar no Citauno

No Citauno cada profissional tem sua ficha, com o horário semanal, as pausas e os serviços que realiza. Estes são os passos, em ordem:

1. Horário de cada pessoa. Em Equipe, edite o profissional e preencha Horário do membro: dias, hora de entrada e de saída, e uma ou mais pausas por dia. O botão Copiar do local traz o horário da unidade como ponto de partida. Se alguém aparece fora do horário da unidade, só são oferecidas as horas em que a unidade está aberta. Mais detalhes em horários por profissional.
2. Serviços de cada pessoa. Na ficha do serviço, ou na do profissional, desligue a opção de toda a equipe e marque quem faz. Se o cliente escolhe vários serviços no mesmo agendamento, só aparecem as pessoas que fazem todos. O passo a passo está em serviços por profissional.
3. Etapa de profissional. Com Mostrar seleção de profissional ao cliente ativado, o cliente vê a equipe com foto e a opção Qualquer um. Se escolher essa opção, o Citauno atribui alguém que esteja livre nesse horário e faça esses serviços.
4. Ausências. Em Bloqueios, ou pelo próprio calendário, você bloqueia o negócio inteiro, uma unidade ou pessoas específicas. Cada profissional pode cadastrar os próprios bloqueios. Para um bloqueio se repetir toda semana, como a reunião de toda segunda-feira, existe uma ferramenta que ativamos sob pedido.
5. Acessos. Em Contas e acessos você convida cada pessoa com o seu papel (veja a tabela abaixo).
6. O dia a dia. O calendário tem visão de dia e de semana, com uma coluna por profissional e filtros por unidade, profissional e status. Você cria um agendamento tocando num horário livre, e muda a hora ou a pessoa com Reagendar ou Editar reserva. Mais na visão do calendário.

Os quatro papéis

O dono ou um administrador também decide se os profissionais veem o telefone e o email dos clientes; nos negócios novos, eles vêm ocultos. Se você quer dar a alguém o dia a dia sem acesso ao faturamento, o papel é Gerente. A matriz completa está em equipe e papéis.

Se você tem mais de uma unidade

Cada ficha de profissional pertence a uma unidade, e cada serviço pode ser oferecido em todas ou só em algumas. O cliente escolhe primeiro a unidade e depois vê só a equipe e os serviços daquele endereço.

Se uma pessoa atende em duas unidades, hoje ela é cadastrada como duas fichas, uma em cada unidade, cada uma com seu horário. O filtro por unidade do calendário organiza a visão, mas não é uma permissão: um gerente pode trocá-lo e ver as duas unidades.

Um exemplo

Pense num salão de Belo Horizonte com quatro pessoas: a dona, que corta e faz coloração, duas cabeleireiras e uma manicure que vem só à tarde. A agenda era um caderno na recepção e um grupo de WhatsApp onde cada uma avisava as mudanças quando lembrava.

O primeiro passo foi sentar uma hora com a equipe e escrever a semana de cada uma, com os almoços e a folga. Depois marcaram quais serviços cada pessoa faz: a coloração ficou com a dona e uma das cabeleireiras, e as unhas, com a manicure.

Com isso cadastrado, a cliente que agenda pelo Instagram vê apenas horários reais. A manicure abre a agenda no celular de manhã e vê os atendimentos do dia sem esperar que alguém passe a lista. E quando uma cabeleireira tira férias, a semana dela é bloqueada uma vez só e ninguém precisa lembrar de não marcar clientes com ela.

Perguntas frequentes

Um profissional pode ver a agenda dos colegas?

Com o papel Profissional, não: ele vê só a própria. Se alguém precisa ver o dia do salão inteiro, como a pessoa da recepção, o papel certo é Gerente.

Posso cobrar valores diferentes pelo mesmo serviço conforme quem faz?

Hoje o preço e a duração são do serviço, não da pessoa. O jeito de fazer isso é criar um serviço para cada faixa de preço e atribuir a cada um as pessoas certas.

O que acontece com os agendamentos que já existiam se eu mudar o horário de alguém?

Continuam como estavam; a mudança vale para os novos agendamentos. Se algum ficou fora do novo horário, mova com Reagendar e avise o cliente.

O profissional pode mudar o próprio horário?

Ele pode cadastrar as ausências pontuais pela própria agenda. O horário semanal é editado pelo dono ou por um administrador em Equipe, assim ninguém muda a própria semana sem o salão ficar sabendo.

Se o seu salão já tem mais de uma pessoa atendendo, experimente cadastrar a semana real da sua equipe e veja como a agenda fica. O Citauno tem 15 dias grátis, sem cartão. Conheça o sistema de agendamento para salões ou veja os preços.