Como escolher um sistema de agendamento: 10 perguntas

Para escolher um sistema de agendamento, não comece pela demonstração: comece por dez perguntas concretas sobre lembretes, custo, comissões, como os seus clientes agendam e o que acontece com os seus dados. Qualquer ferramenta que você avaliar deveria responder isso por escrito e sem rodeios. Abaixo de cada pergunta contamos também como a Citauno responde, inclusive o que ela não faz.

Antes de perguntar: olhe como você trabalha hoje

Anote quantos profissionais atendem, se você tem uma unidade ou várias e por onde chegam os agendamentos (WhatsApp, Instagram, telefone, balcão). Acrescente o que mais complica hoje: faltas, mensagens à noite, o caderno que ninguém entende.

Com isso claro, as respostas ficam fáceis de comparar, porque você sabe quais importam de verdade.

As 10 perguntas

1. Os lembretes pelo WhatsApp estão incluídos? Quantos?

Por que importa: seus clientes leem o WhatsApp muito mais do que o e-mail, e cada mensagem de WhatsApp tem custo para o fornecedor. Pergunte quantas estão incluídas, o que acontece quando acabam e de qual número elas saem.

Citauno: o plano inclui 50 mensagens de WhatsApp por profissional por mês. Elas se renovam todo mês e as que você não usa não se acumulam. Se precisar de mais, você compra pacotes extras que não expiram. Se acabarem, os lembretes por WhatsApp param até o mês seguinte ou até você comprar um pacote; os de e-mail continuam indo normalmente. A Citauno envia no máximo um lembrete por reserva (por padrão, 24 horas antes), com botões para confirmar ou cancelar, e ele vai pelo número da Citauno, não pelo seu.

2. Cobra por profissional ou por negócio?

Por que importa: um preço por negócio pode compensar para uma equipe grande; um preço por profissional cresce com a sua equipe. Pergunte também o que acontece quando você inclui ou tira alguém no meio do mês.

Citauno: há um único plano, com preço por profissional ativo, igual se você trabalha sozinha ou com equipe. Você pode incluir ou tirar profissionais e a fatura seguinte se ajusta. Os valores atualizados estão em preços.

3. Cobra comissão por agendamento?

Por que importa: alguns sistemas cobram uma porcentagem por agendamento ou por cliente novo. Com a agenda cheia isso pesa, e faz você pensar duas vezes antes de divulgar o seu link.

Citauno: 0% de comissão por agendamento. O que você paga é o plano por profissional.

4. Cobra na sua moeda?

Por que importa: pagar em dólar com cartão traz surpresas com o câmbio e o IOF, e o seu contador precisa entender o que foi pago.

Citauno: no Brasil, o plano tem preço em reais; no Paraguai, ele é cobrado e faturado em guaranis. Se o seu contador precisar de algo específico na cobrança, consulte o suporte antes de o teste terminar.

5. Dá para testar sem cartão?

Por que importa: testar com a sua agenda real ensina mais do que qualquer apresentação. Se pedem o cartão logo de cara, você precisa lembrar de cancelar a tempo.

Citauno: 15 dias de teste sem cartão e sem fidelidade. Se não servir para você, é só não continuar.

6. Como o seu cliente agenda? Ele precisa baixar um app?

Por que importa: cada passo a mais faz alguém desistir. Pedir para um cliente baixar um app para marcar um corte é pedir demais.

Citauno: o cliente agenda por um link, pelo navegador do celular, sem baixar nenhum app. Ele escolhe a unidade, um ou vários serviços, o profissional ou “Qualquer um”, o dia, o horário e deixa os dados. Você define a antecedência mínima para agendar (por padrão 3 horas) e até quantos dias à frente (por padrão 14).

7. Cada profissional vê a própria agenda?

Por que importa: se só o dono vê a agenda, a equipe passa o dia perguntando quem é o próximo. E, ao mesmo tempo, nem sempre você quer que todos vejam o faturamento ou as configurações.

Citauno: cada profissional tem a própria página de agenda, com suas reservas e bloqueios, e os próprios horários com intervalos. Há quatro papéis (Dono, Administrador, Gerente e Profissional), e cada um acessa o que lhe cabe. Se você tem várias cadeiras, o guia sobre a agenda de um salão com vários profissionais explica em detalhe.

8. E se você quiser sair levando os seus dados?

Por que importa: sua lista de clientes faz parte do seu negócio. Pergunte como você a recupera e em que formato antes de cadastrar qualquer coisa. E o contrário: como você passa os seus dados atuais para o sistema novo.

Citauno: não há fidelidade. Se você quiser sair, a equipe da Citauno prepara uma cópia dos seus dados sob pedido. Para entrar acontece algo parecido: não existe uma ferramenta para importar clientes, mas a equipe ajuda você a trazer os que já tem.

9. Em que idioma e em que horário eles atendem?

Por que importa: quando algo não funciona com o salão cheio, você precisa saber para quem escrever e quando vão responder. Ser atendido no seu idioma também conta.

Citauno: suporte pelo WhatsApp e por e-mail, de segunda a sexta, das 9h às 18h (GMT-3, horário de Brasília), em português, espanhol e inglês.

10. O que ele NÃO faz?

Por que importa: todo mundo conta o que o próprio sistema faz. A resposta útil é a dos limites, porque são eles que você vai descobrir com a agenda cheia.

Citauno:

• Não sincroniza com o Google Agenda.
• Não mostra avaliações de clientes.
• O cliente não consegue reagendar sozinho: ele cancela e agenda de novo, ou escreve para você.
• As respostas dos seus clientes no WhatsApp não chegam ao painel.
• Não tem lista de espera, campanhas nem envios em massa.

Algumas ferramentas, como os códigos de desconto, as comissões por profissional ou as reservas recorrentes, são ativadas sob pedido em Mais funções, sem custo extra.

Como comparar as respostas

Monte uma tabela simples: as dez perguntas nas linhas e uma coluna por ferramenta. Calcule o custo com o número real de profissionais que você tem, não com o exemplo da página.

Depois, teste a que mais convenceu você com uma semana real. Cadastre seus serviços, faça um agendamento de teste pelo celular e veja o que o cliente recebe. O guia para começar a receber agendamentos online leva você passo a passo.

Um exemplo

Pense num salão de beleza em Goiânia com quatro cadeiras, que hoje agenda pelo WhatsApp e anota tudo num caderno. A dona está olhando vários sistemas, e em cada demonstração mostram o melhor de cada um.

Em vez de comparar apresentações, ela manda essas dez perguntas por escrito para todos. Com as respostas numa tabela, vê o mesmo ponto em todos: quanto pagaria com quatro profissionais, o que acontece com os lembretes quando as mensagens acabam e como recupera os dados se sair.

Depois ela testa a opção que respondeu melhor, com a agenda de uma semana real, e pede a uma das cabeleireiras que agende pelo celular como se fosse cliente. Decide com a própria agenda, não com uma apresentação.

Perguntas frequentes

Quanto custa a Citauno?

O preço é por profissional ativo e está publicado em preços. Não repetimos o valor aqui porque ele pode mudar. Os primeiros 15 dias são grátis e sem cartão.

Posso trazer meus clientes de uma planilha ou de outro sistema?

Não existe uma ferramenta de importação, mas a equipe de suporte ajuda você a migrar. Fale com a gente quando começar o teste.

Serve se eu tiver mais de uma unidade?

Sim. Você pode cadastrar várias unidades, cada uma com seu horário, e limitar cada profissional às unidades onde atende. Os passos estão em várias unidades.

Preciso configurar tudo sozinho?

O cadastro é um assistente passo a passo que leva uns 15 minutos, e você pode vê-lo antes em como cadastrar seu negócio. Se travar em algum ponto, o suporte ajuda no horário de atendimento.

Se você está procurando um sistema de agendamento para salões e barbearias, teste a Citauno com a sua agenda real: 15 dias grátis, sem cartão. Se você tem um salão de beleza, veja também o sistema de agendamento para salões.