Organizar la agenda de un salón con varios profesionales

Para organizar la agenda de un salón con varios profesionales, cargá el horario de cada persona por separado, con sus descansos, y definí qué servicios hace cada una. Después decidí quién ve qué: la recepción necesita la agenda de todos y cada profesional, solo la suya. Con eso, el cliente reserva únicamente los horarios en los que alguien está libre y sabe hacer lo que pidió.

Un horario por persona, no uno por salón

El error más común es usar el horario del local para todo el equipo. El salón abre de 9 a 20, pero la colorista viene lunes, miércoles y viernes, y el estilista de la tarde entra a las 13. Si la agenda no lo sabe, vas a recibir reservas con alguien que ese día no está.

Antes de tocar cualquier sistema, escribí en una hoja la semana de cada persona:

1. Qué días trabaja y en qué franja horaria.
2. Sus descansos fijos: almuerzo, merienda, la salida a buscar a los chicos.
3. Qué día libre tiene en la semana.
4. Qué ausencias ya conocés: vacaciones, cursos, trámites.

Los descansos van dentro del horario, no como reservas inventadas. Una reserva falsa para tapar el almuerzo ensucia los números del mes y, tarde o temprano, alguien la borra por error.

Quién hace cada servicio

En un salón no todos hacen todo. Una persona hace coloración y mechas, otra solo cortes y peinados, y la manicura no toca el pelo. En un spa pasa lo mismo: no todas las masajistas hacen piedras calientes.

Si la agenda ofrece un balayage con alguien que no lo hace, el problema aparece el día del turno, con la clienta sentada esperando. Armá una tabla simple: servicios en filas, personas en columnas y una cruz donde corresponda. Te sirve para cargar el sistema y para hablarlo con el equipo.

Si el mismo servicio cuesta distinto según quién lo hace, separalo en dos: “Corte mujer” y “Corte mujer · senior”, cada uno con su precio y su gente. Así el cliente ve el precio real antes de elegir. Para armar la lista desde cero, te sirve la guía de lista de servicios y precios.

Elegir profesional o “Sin preferencia”

Hay clientes que quieren a su peluquera de siempre y otros que solo quieren un horario cómodo. Ofrecé las dos cosas: el equipo con foto y nombre, y una opción para cualquiera que esté libre.

Esa opción abierta reparte mejor el trabajo y llena huecos. Las personas nuevas del equipo empiezan a recibir clientes sin que tengas que asignarlos a mano.

Días libres, vacaciones y ausencias

El horario semanal resuelve lo que se repite. Lo puntual va como bloqueo: “el viernes 24 Carla no viene”, “cerramos el 1 de enero”, “la sucursal del centro cierra el sábado por inventario”.

Dos reglas que ahorran problemas:

• Cargá la ausencia apenas la sabés, no el día anterior. Mientras no esté cargada, la agenda sigue ofreciendo esos horarios.
• Bloquear no mueve las reservas que ya existían. Revisá si alguien tenía turno ese día y avisale para cambiarlo.

Quién ve qué dentro del equipo

No todos necesitan ver lo mismo. La dueña mira todo, también la plata. La recepción necesita la agenda completa y la lista de clientes, pero no la facturación. Cada profesional necesita su día y nada más.

Separar esto no es desconfianza. Una estilista que abre su agenda en el celular y ve solo sus clientes encuentra lo suyo más rápido que buscándose entre las columnas de todo el salón.

Cómo se organiza en Citauno

En Citauno cada profesional tiene su ficha, con su horario semanal, sus descansos y los servicios que realiza. Estos son los pasos, en orden:

1. Horario de cada persona. En Equipo, editá al profesional y completá Horario del miembro: días, hora de entrada y de salida, y uno o más descansos por día. El botón Copiar de ubicación trae el horario del local como punto de partida. Si alguien figura fuera del horario del local, solo se ofrecen las horas en que el local está abierto. Más detalles en horarios por profesional.
2. Servicios de cada persona. En la ficha del servicio, o en la del profesional, apagá la opción de todo el equipo y marcá quién lo hace. Si el cliente elige varios servicios en la misma reserva, solo le aparecen las personas que hacen todos. El paso a paso está en servicios por profesional.
3. Paso de profesional. Con Mostrar selección de profesional al cliente activado, el cliente ve al equipo con foto y la opción Sin preferencia. Si elige esa opción, Citauno asigna a alguien que esté libre en ese horario y haga esos servicios.
4. Ausencias. En Tiempos bloqueados, o desde el mismo calendario, bloqueás todo el negocio, una sucursal o personas específicas. Cada profesional puede cargar sus propios bloqueos. Para que un bloqueo se repita cada semana, como la reunión de todos los lunes, hay una herramienta que activamos a pedido.
5. Accesos. En Cuentas y accesos invitás a cada persona con su rol (ver la tabla de abajo).
6. El día a día. El calendario tiene vista de día y de semana, con una columna por profesional y filtros por sucursal, profesional y estado. Creás una reserva tocando un horario libre, y la cambiás de hora o de persona con Reprogramar o Editar reserva. Más en la vista del calendario.

Los cuatro roles

El dueño o un administrador decide además si los profesionales ven el teléfono y el email de los clientes; en los negocios nuevos vienen ocultos. Si querés darle a alguien el día a día sin acceso a la facturación, el rol es Encargado. La matriz completa está en equipo y roles.

Si tenés más de una sucursal

Cada ficha de profesional pertenece a una sucursal, y cada servicio puede ofrecerse en todas o solo en algunas. El cliente elige primero la sucursal y después ve solo al equipo y los servicios de ese local.

Si una persona atiende en dos locales, hoy se carga como dos fichas, una en cada sucursal, con su propio horario. El filtro por sucursal del calendario ordena la vista, pero no es un permiso: un encargado puede cambiarlo y ver los dos locales.

Un ejemplo

Pensemos en una peluquería de Fernando de la Mora con cuatro personas: la dueña, que corta y colorea, dos estilistas y una manicura que viene solo por la tarde. La agenda era un cuaderno en recepción y un grupo de WhatsApp donde cada una avisaba sus cambios cuando se acordaba.

El primer paso fue sentarse una hora con el equipo y escribir la semana de cada una, con los almuerzos y el día libre. Después marcaron qué servicios hace cada persona: la coloración quedó para la dueña y una de las estilistas, y las uñas, para la manicura.

Con eso cargado, la clienta que reserva desde Instagram ve únicamente horarios reales. La manicura abre su agenda en el celular a la mañana y ve sus turnos del día sin esperar que alguien le pase la lista. Y cuando una estilista se toma vacaciones, se bloquea su semana una sola vez y nadie tiene que acordarse de no darle clientes.

Preguntas frecuentes

¿Un profesional puede ver la agenda de sus compañeros?

Con el rol Profesional, no: ve solo la suya. Si alguien necesita ver el día de todo el salón, como la persona de recepción, el rol que corresponde es Encargado.

¿Puedo cobrar distinto el mismo servicio según quién lo hace?

Hoy el precio y la duración son del servicio, no de la persona. La forma de hacerlo es crear un servicio por nivel de precio y asignarle a cada uno las personas que corresponden.

¿Qué pasa con las reservas que ya existían si cambio el horario de alguien?

Siguen como estaban; el cambio vale para las reservas nuevas. Si alguna quedó fuera del horario nuevo, movela con Reprogramar y avisale al cliente.

¿El profesional puede cambiar su propio horario?

Puede cargar sus ausencias puntuales desde su agenda. El horario semanal lo edita el dueño o un administrador desde Equipo, así nadie cambia su semana sin que el salón se entere.

Si tu salón ya tiene más de una persona atendiendo, probá cargar la semana real de tu equipo y mirá cómo queda la agenda. Citauno tiene 15 días gratis, sin tarjeta. Conocé el sistema de turnos para peluquerías o mirá los precios.