Recibir y confirmar tu primera reserva

Ya compartiste tu enlace. En algún momento de las próximas horas o días, alguien va a hacer su primera reserva. Esta guía te explica qué esperar, cómo te enterás, dónde verla y cómo confirmarla.

Qué pasa exactamente cuando un cliente reserva

1. El cliente entra a tu enlace público (citauno.com/tu-negocio).
2. Elige la sucursal (si tenés más de una), uno o varios servicios, el profesional — o “Sin preferencia”, y Citauno le asigna uno disponible —, el día y el horario.
3. Llena sus datos: nombre, apellido y WhatsApp son obligatorios; el email es opcional (solo se vuelve obligatorio si aprovecha para crearse una cuenta).
4. Toca “Confirmar reserva”.
5. Citauno crea la reserva en tu sistema.

Pendiente o confirmada: qué decide

Lo que pasa depende del Modo de confirmación que elegiste en Configurar tu negocio, y de si tu negocio cobra seña online:

Automático

• La reserva entra como Confirmada al toque.
• El horario queda ocupado para que nadie más reserve ese hueco.
• El cliente recibe el correo “Tu reserva en …” con todos los datos y el archivo de calendario.

No necesitás hacer nada. La reserva ya está activa.

Manual (el que viene por defecto) y Depósito requerido

• La reserva entra como Pendiente. “Depósito requerido” se comporta igual que Manual: por sí solo no cobra nada.
• El horario queda ocupado igual — nadie más puede reservar ese hueco mientras decidís.
• El cliente recibe el mismo correo “Tu reserva en …”, con una línea extra: “El negocio aún tiene que confirmar la reserva. Te avisamos por correo cuando lo hagan.”

Tenés que confirmarla o rechazarla desde el panel.

Con seña online (módulo de tpago)

Si tu negocio tiene el módulo Cobros online con tpago (solo en Paraguay, se activa a pedido desde Más funciones) y en Pagos online pide una seña o el total al reservar:

• La reserva queda Pendiente, en cualquier modo de confirmación — también en Automático.
• El cliente ve en la confirmación de su reserva el botón “Pagar seña …” (o “Pagar total …”).
• Cuando el pago se acredita, la reserva pasa sola a Confirmada y le llega el correo de confirmación.
• Si tpago no está conectado y listo para cobrar, no se pide seña: la reserva sigue el modo normal del negocio (Automático o Manual) en lugar de quedar trabada esperando un pago que no se puede cobrar.

Cómo te enterás

1. Email (hay que activarlo)

El aviso al negocio viene apagado. Para prenderlo, andá a Ajustes → Notificaciones de nuevas reservas y activá “Avisarme cuando lleguen reservas nuevas”. Ahí también podés poner otra casilla (por ejemplo, la de recepción).

El correo se llama “Nueva reserva en …” e incluye:

• Nombre del cliente.
• Fecha y hora.
• Servicios y total.
• Profesional asignado.
• Código de la reserva.
• Si está pendiente, la línea “Esta reserva está pendiente y necesita tu confirmación”.
• Un botón “Ver en el panel”.

2. Panel de control (Dashboard)

En el panel, andá a Dashboard (la primera opción del menú). El contador Pendientes está arriba, y más abajo la sección “Pendientes de confirmar” lista cada reserva con los botones Confirmar y Rechazar.

3. Calendario

Andá a Calendario y vas a ver los turnos pendientes en color ámbar (los confirmados son verdes). Tocando el turno se abre el detalle.

Confirmar una reserva pendiente

Desde el Dashboard

1. Andá a Dashboard.
2. En “Pendientes de confirmar” encontrás la reserva.
3. Tocá “Confirmar” si querés aceptarla.
4. Tocá “Rechazar” si no podés atenderla (te pide una confirmación antes).

Cuando confirmás:

• El turno pasa de ámbar a verde en el calendario.
• El cliente recibe el correo ”¡Reserva confirmada en …!”. El archivo de calendario ya viajó en el primer correo, así que este no lleva adjunto: el evento del cliente no se duplica.

Cuando rechazás:

• El horario se libera enseguida.
• El turno deja de verse en el calendario, porque las rechazadas vienen ocultas por defecto (se muestran con el chip de estado en “Más filtros”).
• El cliente recibe el correo “Reserva cancelada · …” con un botón para volver a reservar.

Desde el calendario

1. Andá a Calendario.
2. Tocá el turno pendiente.
3. El popup trae Confirmar, Reprogramar, Editar reserva y Cancelar reserva. También muestra las Notas internas de la reserva, donde tu equipo puede dejar una nota con Agregar nota (el cliente nunca las ve).

Rechazar no está en el popup: si querés rechazar en vez de cancelar, usá el Dashboard o abrí la página completa de la reserva. La diferencia es solo cómo queda registrada (Rechazada vs. Cancelada por negocio); las dos liberan el horario y mandan el mismo correo al cliente.

Desde la lista de reservas

1. Andá a Reservas en el menú lateral.
2. En Estado elegí Pendiente y tocá Aplicar filtros.
3. Tocá la reserva para abrirla.
4. Ahí tenés todas las acciones: Confirmar, Rechazar, Cancelar reserva, Marcar no-show y, una vez confirmada, Marcar completada. Con Editar reserva cambiás el día, el horario, los servicios, el profesional y hasta el cliente, si se cargó a otra persona. Abajo está el Historial con cada cambio.

Qué hacer antes de confirmar

Antes de aceptar una reserva manual, te recomendamos revisar:

1. ¿El horario funciona? Mirá tu calendario y confirmá que no haya un conflicto con algo que no cargaste en Citauno (una cita personal, un compromiso).
2. ¿Tenés todo lo necesario? Si el servicio requiere productos específicos, asegurate de tenerlos en stock.
3. ¿El cliente parece confiable? Si es un cliente nuevo del que tenés dudas, podés mandarle un WhatsApp antes de confirmar.

Qué hacer después de confirmar

Citauno hace algunas cosas por vos automáticamente:

• Correo de confirmación al cliente: sale solo, no hacés nada.
• Recordatorio antes del turno: sale una sola vez, con la anticipación que tengas configurada en WhatsApp → Recordatorios (por defecto, 24 horas antes). Ahí elegís también si va por email, por WhatsApp o por los dos. El WhatsApp sale desde el número de Citauno, salvo que tu negocio tenga el módulo WhatsApp con tu propio número, que activamos a pedido.
• El horario ya está ocupado en el calendario desde que entró la reserva, no desde que la confirmaste.

Para el primer cliente, mandá un WhatsApp personal

Aunque Citauno mandó el correo, un WhatsApp personal genera conexión y reduce no-shows. Plantilla sugerida:

¡Hola María! Soy Pilar de Estudio Pilar.
¡Gracias por reservar! 🙌

Te confirmo tu turno para el sábado 25 a las 10:30
para la manicura completa con esmalte gel.

Cualquier cosa avisame por acá.
¡Nos vemos!

Esto crea expectativa y reduce muchísimo la probabilidad de que el cliente cancele a último momento.

Guardá el contacto

El cliente ya está en tu base de datos de Citauno (vas a verlo en Clientes en el menú lateral), pero también guardalo en tus contactos de WhatsApp con el nombre del negocio adelante:

“Estudio Pilar - María Benítez”

Así cuando te escriba sabés de qué contexto te conoce.

Citauno reconoce a cada cliente por su número de WhatsApp más su nombre y apellido. Si una mamá reserva para sus hijos desde su propio teléfono, cada hijo queda como un cliente aparte con su historial. Si alguien escribe mal su nombre y te queda la misma persona dos veces, abrí una de las fichas en Clientes y usá “Fusionar con otro cliente”.

Si rechazaste por error

No hay un botón “Restaurar”, pero se arregla en dos pasos:

1. Andá a Reservas en el menú lateral.
2. En el filtro Estado, elegí Rechazado y tocá Aplicar filtros.
3. Tocá la reserva para abrir su detalle.
4. En la tarjeta “Corregir estado” (aparece solo en reservas ya cerradas) elegí Confirmado y tocá Guardar.

Números que te vas a mirar

Al final del día o de la semana, andá a Dashboard y mirá las tarjetas de arriba:

• Reservas hoy: todas las que empiezan hoy, sin importar el estado.
• Pendientes: las que están esperando tu decisión.
• Ingresos hoy y Facturación del mes: suma de las confirmadas y completadas.
• Tasa de cancelación: si te sube, revisá tu política y tu modo de confirmación.

Para el detalle — servicios más pedidos, horarios más ocupados, no-shows del período — está Analítica, un módulo que activamos a pedido y sin costo desde Más funciones.

Lo que ya tenés

• Conocimiento de los modos de confirmación y de la seña online.
• Tres lugares para recibir avisos de reservas: email (activándolo), dashboard y calendario.
• Flujo claro para confirmar, rechazar y corregir una reserva.
• Buenas prácticas post-confirmación (WhatsApp personal, guardar contacto).

Siguiente paso

A medida que entren más reservas, vas a vivir más tiempo en el calendario. Continuá con Tu calendario del día: dónde ver todo de un vistazo.